集成項目采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司集成項目采購管理工作，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障項目順利實施，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有集成項目的采購活動，包括但不限于硬件設備采購、軟件采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.效益原則：在滿足項目需求的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產(chǎn)品。5.風險防控原則：對采購過程中的風險進行識別、評估和防控，確保采購活動安全。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立集成項目采購決策小組，由公司高層管理人員、項目負責人、財務人員等組成。負責審議重大采購項目的采購策略、預算、供應商選擇等重要事項，做出最終決策。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負責集成項目采購活動的具體執(zhí)行，包括采購計劃制定、供應商尋找與篩選、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項支付等工作。2.項目部門：協(xié)助采購部門開展采購工作，提供項目需求詳細信息，參與供應商技術交流與評估，負責采購產(chǎn)品的驗收工作。（三）各部門職責1.采購部門職責制定采購計劃和預算，報相關部門審批。收集、整理供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。組織采購招標、談判等活動，確定供應商和采購價格。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛。負責采購文件的整理和歸檔。2.項目部門職責根據(jù)項目需求，準確提供詳細的技術規(guī)格、數(shù)量、交付時間等要求。參與供應商的技術交流和評估，提供技術方面的意見和建議。負責采購產(chǎn)品的到貨驗收，確保產(chǎn)品符合項目要求。及時反饋采購產(chǎn)品在使用過程中的問題。3.財務部門職責審核采購預算，確保采購資金合理安排。參與采購合同審核，對合同付款條款進行把關。負責采購款項的支付審核和賬務處理。對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.法務部門職責審核采購合同，確保合同合法合規(guī)，保護公司利益。參與采購糾紛的處理，提供法律意見和支持。三、采購流程（一）采購需求確定1.項目部門根據(jù)項目計劃和實際需求，填寫《集成項目采購需求申請表》，詳細描述采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術要求、交付時間等信息。2.《集成項目采購需求申請表》經(jīng)項目負責人簽字確認后，提交給采購部門。（二）采購預算編制1.采購部門根據(jù)采購需求，結合市場價格行情，編制采購預算草案。2.采購預算草案報財務部門審核，財務部門根據(jù)公司財務狀況和資金安排，提出審核意見。3.采購預算經(jīng)采購決策小組審議通過后確定。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。收集供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績案例等資料。2.供應商篩選采購部門根據(jù)采購需求和供應商資料，對潛在供應商進行初步篩選，確定入圍供應商名單。對入圍供應商進行實地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、技術水平、質量管理、售后服務等方面的情況。3.供應商評估與選擇采購部門組織項目部門、技術部門等相關人員對入圍供應商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括技術方案、產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等。根據(jù)評估結果，按照綜合得分高低確定最終供應商，并簽訂采購意向書。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等。定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)考核結果調(diào)整供應商合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商及時淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購產(chǎn)品或服務的具體條款進行談判，達成一致意見后起草采購合同。2.采購合同經(jīng)法務部門審核通過后，由采購部門負責人與供應商簽訂。3.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購產(chǎn)品或服務的具體要求和交付時間。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核后發(fā)送給供應商。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務，并及時向采購部門反饋生產(chǎn)進度或服務提供情況。2.采購部門定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。3.如因供應商原因導致交貨延遲或產(chǎn)品質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并追究其違約責任。（七）到貨驗收1.采購產(chǎn)品到貨前，采購部門通知項目部門做好驗收準備工作。2.項目部門按照合同要求和相關標準對采購產(chǎn)品進行驗收，填寫《集成項目采購到貨驗收單》。3.驗收合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的產(chǎn)品及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（八）采購款項支付1.采購產(chǎn)品驗收合格后，供應商提交付款申請，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關資料。2.采購部門對付款申請進行審核，確保資料齊全、手續(xù)完備后提交給財務部門。3.財務部門對付款申請進行再次審核，審核通過后按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷等風險。2.質量風險：采購產(chǎn)品不符合質量要求，影響項目實施。3.交貨風險：供應商交貨延遲或無法交貨，導致項目進度延誤。4.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，引發(fā)糾紛。5.供應商風險：供應商信譽不佳、經(jīng)營不善等風險。（二）風險評估1.采購部門會同相關部門對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，對風險進行等級劃分，確定重點關注的風險。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)。與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動時的調(diào)整方式。尋找多個供應商，避免過度依賴單一供應商。2.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收方法。加強對采購產(chǎn)品的檢驗和測試，增加抽檢頻次。要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾。3.交貨風險應對在采購合同中明確交貨期和違約責任。定期與供應商溝通交貨進度，及時協(xié)調(diào)解決問題。制定應急預案，如尋找替代供應商等，以應對交貨延遲的情況。4.合同風險應對采購合同由法務部門審核，確保條款合法合規(guī)、明確合理。加強對采購合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.供應商風險應對加強對供應商的資質審查和信譽評估。與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同應對風險。定期對供應商進行考核，對表現(xiàn)不佳的供應商及時調(diào)整合作策略。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：實際采購價格與預算價格的差異率。2.采購質量：采購產(chǎn)品的合格率。3.交貨期：按時交貨率。4.供應商滿意度：通過問卷調(diào)查或供應商評價等方式獲取。5.采購效率：采購項目從啟動到完成的時間周期。（二）評估方法1.定期收集采購數(shù)據(jù)，按照評估指標進行計算和分析。2.采用定量與定性相結合的方法，對采購績效進行綜合評估。3.與歷史數(shù)據(jù)和同行業(yè)數(shù)據(jù)進行對比，評估采購績效的優(yōu)劣。（三）評估周期每季度對采購績效進行一次評估，年度進行全面總結和分析。（四）評估結果應用1.根據(jù)評估結果，對采購部門和相關人員進行獎懲。2.針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進措施，持續(xù)優(yōu)化采購管理工作。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.項目部門及時提供項目需求變更信息，確保采購信息的準確性和及時性。（二）采購信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進行分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）采購信息共享1.采購信息在采購部門、項目部門、財務部門等相關部門之間實現(xiàn)共享，確保各部門及時掌握采購動態(tài)。2.對于涉及公司機密的采購信息，嚴格按照公司保密制度進行管理。七、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采