郵件管理制度通知格式?一、總則（一）目的為了規范公司內部郵件的使用，提高溝通效率，確保信息傳遞的準確性、及時性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.準確規范原則：郵件內容應準確表達意圖，語言規范、條理清晰，避免模糊、歧義或引起誤解的表述。2.及時高效原則：員工應及時查收、閱讀和回復郵件，重要郵件需在規定時間內處理，以保證工作的順利進行。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密規定，保護郵件信息安全，防止公司機密信息泄露。二、郵件系統使用規范（一）郵箱賬號管理1.員工入職后，由公司人力資源部統一為其開通公司內部郵箱賬號，并告知初始密碼。員工應及時修改初始密碼，確保賬號安全。2.員工離職時，所在部門應及時通知人力資源部關閉其郵箱賬號，防止賬號被非法使用。（二）郵件撰寫1.郵件主題主題應簡潔明了，準確概括郵件主要內容，讓收件人能快速了解郵件主旨。例如："[項目名稱]進度匯報"、"關于[會議名稱]的通知"等。避免使用無意義或過于籠統的主題，如"無題"、"重要"等。2.稱呼郵件開頭應準確稱呼收件人姓名或部門名稱，避免使用模糊或不恰當的稱呼。如果收件人較多，可采用統稱，如"各位同事"、"各部門負責人"等，并在正文中適當提及主要收件人。3.正文郵件正文應結構清晰，邏輯連貫。一般先闡述郵件的目的，再詳細說明相關事項、問題或要求，最后可提出希望或請求回復的內容。語言表達要簡潔、準確、禮貌，避免冗長、復雜或情緒化的表述。對于重要信息或關鍵數據，應適當突出顯示，如使用加粗、下劃線等格式。如有附件，應在正文中明確說明附件的名稱和內容，以便收件人在閱讀正文時能同時了解附件情況。4.簽名員工應設置個性化的郵件簽名，內容包括姓名、部門、職位、聯系方式等信息，以便收件人能快速識別發件人身份。簽名格式應簡潔統一，不得包含與工作無關的內容或廣告信息。（三）郵件發送1.明確收件人在發送郵件前，仔細確認收件人郵箱地址是否準確無誤，避免因誤發導致信息傳遞不暢。如需同時發送給多個部門或人員，應使用抄送（CC）或密送（BCC）功能。抄送的收件人應是與郵件內容相關、需要知曉郵件信息的人員；密送的收件人應是因特殊原因需要了解郵件內容，但不希望其他收件人知曉其收到郵件的人員。2.檢查內容發送郵件前，認真檢查郵件內容是否完整、準確，語言表達是否清晰，附件是否齊全且格式正確。如有必要，可請他人協助審核郵件內容，確保無誤后再發送。3.發送時機盡量避免在非工作時間（如節假日、下班后）發送緊急或重要郵件，以免打擾收件人休息。如果必須在非工作時間發送郵件，應在郵件主題中注明"緊急"字樣，并提前電話或短信告知收件人，提醒其及時查收。（四）郵件接收與閱讀1.及時查收員工應每天定時查收公司郵箱郵件，保持郵箱的暢通，避免因未及時查收郵件而延誤工作。對于重要郵件，應設置提醒功能，確保第一時間知曉郵件內容。2.認真閱讀收到郵件后，應認真閱讀郵件內容，理解發件人的意圖和要求。對于有疑問或不清楚的地方，應及時與發件人溝通確認。對于需要回復的郵件，應在閱讀后盡快安排處理，避免拖延。（五）郵件回復1.及時回復對于收到的郵件，員工應根據郵件內容和要求，在規定時間內給予回復。一般情況下，簡單問題應在一個工作日內回復，復雜問題應在三個工作日內回復。如果因特殊原因無法及時回復，應向發件人說明情況，并告知預計回復時間。2.明確回復內容回復郵件時，應針對發件人的問題或要求進行明確答復，避免答非所問。如果對發件人的問題表示無法解決或需要進一步協商，應詳細說明原因，并提出合理的建議或解決方案。3.注意回復格式回復郵件的格式應與原郵件保持一致，以便收件人能清晰了解郵件的往來情況。如果原郵件有附件，回復郵件時如有需要可附上相關附件，并在正文中說明附件內容。（六）郵件轉發1.獲得授權未經發件人同意，不得擅自將他人郵件轉發給第三方。如需轉發，應事先征得發件人的書面授權，并在轉發時注明轉發原因和授權情況。2.確保目的明確轉發郵件時，應明確轉發目的和收件人，確保轉發的郵件與收件人相關且有必要知曉郵件內容。不得隨意轉發無關郵件或垃圾郵件，以免干擾他人工作。（七）郵件存檔1.定期清理員工應定期清理個人郵箱中的郵件，將已處理完畢或不再需要的郵件進行刪除，以保持郵箱空間的充足和郵件管理的高效。建議每月對重要郵件進行分類整理和備份，備份方式可采用本地存儲或公司指定的云存儲平臺。2.長期保存對于涉及公司重要業務、合同、財務等信息的郵件，應按照公司檔案管理制度的要求進行長期保存，以便日后查閱和審計。三、郵件安全管理（一）賬號安全1.員工應妥善保管個人郵箱賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。2.定期更換郵箱密碼，設置強度較高的密碼，包含字母、數字和特殊字符的組合，避免使用簡單易猜的密碼。（二）信息安全1.嚴格遵守國家法律法規和公司保密規定，不得在郵件中傳遞涉及公司機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息。2.如果因工作需要必須在郵件中提及敏感信息，應采取加密、脫敏等措施進行處理，并確保收件人具有相應的權限和保密意識。3.對于重要郵件，應采用加密方式發送，確保郵件在傳輸過程中的安全性。（三）病毒防范1.不隨意打開來歷不明的郵件附件，尤其是帶有.exe、.bat、.vbs等可執行文件后綴的附件，以免感染病毒或惡意軟件。2.安裝并及時更新公司統一部署的殺毒軟件和郵件客戶端安全防護插件，定期進行病毒掃描和查殺，確保電腦系統和郵件客戶端的安全性。四、郵件使用違規處理（一）違規行為界定1.未按本制度規定使用郵件系統，如擅自更改郵箱賬號信息、利用郵箱進行非法活動等。2.在郵件中傳播虛假、有害、違規或侵犯他人權益的信息，如謠言、色情、暴力、詐騙等內容。3.泄露公司機密信息，或將公司機密郵件轉發給無關人員。4.惡意發送垃圾郵件、騷擾郵件，影響公司正常辦公秩序。5.不及時處理郵件，導致工作延誤或造成不良影響。6.違反郵件系統使用規范，如郵件主題不明確、正文內容混亂、簽名不規范等。（二）處理措施1.對于首次發現的郵件使用違規行為，公司將給予口頭警告，并責令當事人立即改正。2.對于多次違規或情節較為嚴重的行為，公司將視情節輕重給予書面警告、罰款、降職、撤職等