項目文檔管理制度模板?一、總則（一）目的為加強公司項目文檔管理，確保項目文檔的完整性、準確性和規范性，提高項目管理效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目，包括但不限于研發項目、工程項目、營銷項目等。（三）基本原則1.集中管理原則：項目文檔由專門的文檔管理部門或指定人員進行集中管理，確保文檔的有序存放和統一調配。2.規范標準原則：明確項目文檔的分類、編號、格式等標準，保證文檔的規范性和一致性。3.全程跟蹤原則：從項目啟動到結束，對文檔的產生、流轉、審核、歸檔等環節進行全程跟蹤管理。4.安全保密原則：嚴格保護項目文檔的安全，防止文檔泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的文檔采取相應的保密措施。二、項目文檔管理職責（一）文檔管理部門職責1.制定和完善項目文檔管理制度和流程。2.負責項目文檔的集中存儲、保管和維護。3.對項目文檔的分類、編號、格式等進行規范和指導。4.組織項目文檔的定期備份，確保文檔數據安全。5.對項目文檔的借閱、查閱等進行審批和登記。6.協助項目團隊進行文檔的整理和歸檔工作。（二）項目負責人職責1.負責組織項目團隊按照文檔管理要求及時生成各類項目文檔。2.對項目文檔的完整性、準確性和規范性負責。3.定期向文檔管理部門提交項目文檔清單，配合文檔管理部門完成文檔的審核和歸檔工作。4.確保項目文檔在項目團隊內部的有效流轉和共享。（三）項目團隊成員職責1.按照項目文檔管理要求，及時完成各自負責工作的相關文檔編寫和整理。2.對所編寫文檔的質量負責，確保文檔內容真實、準確、完整。3.在項目過程中，積極配合項目負責人和文檔管理部門的文檔管理工作。三、項目文檔分類與編號（一）項目文檔分類1.項目立項文檔：包括項目立項申請書、可行性研究報告、項目任務書等。2.項目計劃文檔：如項目總體計劃、項目進度計劃、項目資源計劃等。3.項目技術文檔：涵蓋技術方案、設計圖紙、技術規格說明書、測試報告等。4.項目溝通文檔：例如項目周報、月報、會議紀要、項目郵件等。5.項目合同文檔：包括項目合同、協議、招投標文件等。6.項目變更文檔：如變更申請、變更評估報告、變更審批文件等。7.項目驗收文檔：包含驗收申請、驗收報告、項目總結等。（二）項目文檔編號1.編號規則：采用統一的編號格式，例如：項目名稱縮寫+年份+流水號。如"研發2023001"表示2023年的第一個研發項目。2.編號唯一性：每個項目文檔都有唯一的編號，避免編號重復。3.編號更新：隨著項目文檔的增加和變化，編號按照順序依次遞增。四、項目文檔生成與整理（一）文檔生成要求1.項目文檔應在項目開展過程中同步生成，確保與項目實際進展相符。2.文檔內容應準確、清晰、完整，語言表達規范，邏輯嚴謹。3.涉及多個部門或人員的文檔，由相關部門或人員共同協作完成。（二）文檔整理規范1.按照文檔分類標準，對項目文檔進行分類整理。2.同一類文檔按照時間順序或重要程度進行排序。3.文檔應標注清晰的標題、編號、日期、作者等信息。4.對于重要文檔，應編寫摘要或目錄，以便快速查閱。五、項目文檔審核與審批（一）審核流程1.項目團隊成員完成文檔初稿后，先由本人進行自查，確保文檔內容準確無誤。2.自查通過后，提交給項目負責人進行審核。項目負責人對文檔的完整性、準確性、規范性以及與項目目標的一致性進行審核。3.項目負責人審核通過后，對于涉及重要技術、財務、法律等方面的文檔，需提交相關專業部門或專家進行審核。（二）審批權限1.一般項目文檔由項目負責人審批。2.重要項目文檔，如項目合同、重大技術方案等，需經部門經理、分管領導等按照規定的審批權限進行審批。（三）審核審批記錄1.建立項目文檔審核審批記錄臺賬，記錄文檔名稱、編號、審核審批人員、審核審批意見、審核審批時間等信息。2.審核審批記錄應妥善保存，以備查詢。六、項目文檔存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。重要文檔應同時保存電子版本和紙質版本。2.電子文檔存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照文檔分類建立文件夾結構進行存放。3.紙質文檔應存放在專門的檔案柜中，按照文檔類別和編號順序排列。（二）保管期限1.項目文檔的保管期限根據項目性質和公司規定確定。一般項目文檔保管期限為[X]年，重要項目文檔保管期限為[X]年。2.對于涉及公司機密的文檔，保管期限按照公司保密制度執行。（三）定期檢查1.文檔管理部門定期對項目文檔的存儲情況進行檢查，確保文檔存儲安全，無丟失、損壞等情況。2.檢查電子文檔的可讀性和完整性，對損壞或丟失的電子文檔及時進行修復或補充。3.檢查紙質文檔的存放環境，防止紙質文檔受潮、發霉等。七、項目文檔借閱與查閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱項目文檔的，應填寫《項目文檔借閱申請表》，注明借閱文檔名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交給文檔管理部門。（二）借閱審批1.文檔管理部門根據申請表進行審核，對于符合借閱規定的申請予以批準。2.涉及公司機密的文檔，需經公司保密管理部門審批后方可借閱。（三）借閱期限1.一般項目文檔借閱期限不超過[X]個工作日，重要項目文檔借閱期限不超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向文檔管理部門申請。2.借閱人應在規定期限內歸還所借文檔，如需續借，應重新辦理借閱手續。（四）查閱規定1.項目團隊成員因工作需要查閱項目文檔的，可直接在文檔管理部門指定地點進行查閱。2.其他人員查閱項目文檔的，需經項目負責人或文檔管理部門同意，并在文檔管理部門人員的陪同下進行查閱。3.查閱人員不得擅自復制、傳播所查閱的項目文檔。八、項目文檔變更管理（一）變更申請1.當項目文檔需要變更時，由文檔編制人或相關責任人填寫《項目文檔變更申請表》，說明變更的原因、內容、影響等。2.變更申請表應提交給項目負責人進行審核。（二）變更評估1.項目負責人組織相關人員對文檔變更申請進行評估，分析變更對項目進度、成本、質量等方面的影響。2.根據評估結果，確定是否進行變更以及變更的具體方案。（三）變更審批1.變更申請和變更方案經評估通過后，按照文檔審核審批權限進行審批。2.審批通過后，由文檔編制人按照變更方案對文檔進行修改。（四）變更記錄1.建立項目文檔變更記錄臺賬，記錄變更申請時間、變更內容、變更原因、審批意見、變更實施時間等信息。2.變更記錄應與原文檔一同保存，以便追溯文檔的變更歷史。九、項目文檔銷毀管理（一）銷毀申請1.當項目文檔保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由文檔管理部門填寫《項目文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交給公司分管領導審批。（二）銷毀方式1.對于紙質文檔，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等。2.對于電子文檔，采用數據擦除等技術手段進行銷毀，并確保數據無法恢復。（三）銷毀監督1.文檔管理部門負責組織項目文檔的銷毀工作，并指定專人進行監督。2.監督人員應確保銷毀過程符合規定要求，銷毀記錄真實、完整。十、項目文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等的項目文檔屬于保密范圍。2.明確保密文檔的具體清單，并根據公司業務發展及時進行更新。（二）保密措施1.對保密文檔進行加密存儲，限制訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。2.與接觸保密文檔的人員簽訂保密協議，明確其保密責任和義務。3.在保密文檔上標注保密標識，提醒接觸人員注意保密。4.加強對辦公區域的安全管理，防止未經授權的人員獲取保密文檔。（三）保密培訓1.對涉及項目文檔管理的人員定期進行保密培訓，提高其保密意識和技能。2.培訓內容包括保密法律法規、公司保密制度、保密文檔管理要求等。十一、項目文檔管理監督與考核（一）監督檢查1.文檔管理部門定期對項目文檔管理工作進行監督檢查，檢查項目文檔的生成、整理、審核、存儲、借閱等環節是否符合制度要求。2.對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核指標1.項目文檔的完整性、準確性和規范性。2.項目文檔的按時歸檔率。3.項目文檔的借閱、查閱記錄完整性。4.