企業(yè)集團文件與檔案管理制度?一、總則1.目的為加強企業(yè)集團文件與檔案管理，確保文件資料的完整、準確、系統(tǒng)，有效發(fā)揮文件與檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)集團總部及所屬各子公司、分公司。3.職責分工集團辦公室負責集團文件與檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導監(jiān)督及部分重要文件的起草、審核、印發(fā)等工作。各部門負責本部門文件資料的收集、整理、歸檔及保管工作，并指定專人負責此項工作。檔案管理部門負責集團各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。二、文件管理1.文件分類行政文件：包括集團發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報等。業(yè)務文件：涉及集團各業(yè)務板塊的合同、協(xié)議、項目文件、業(yè)務報表等。技術文件：產(chǎn)品研發(fā)、工藝設計、技術標準等方面的文件。其他文件：如會議文件、往來信函、宣傳資料等。2.文件起草與審核文件起草部門應根據(jù)工作需要，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)及企業(yè)實際情況。重要文件需經(jīng)部門負責人審核，涉及多個部門的文件需會簽相關部門意見，最終由集團領導審批簽發(fā)。3.文件編號與印發(fā)文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于文件的識別與管理。辦公室根據(jù)領導審批意見進行文件印發(fā)，確保文件及時、準確地傳達至相關部門和人員。4.文件收發(fā)與傳閱設立文件收發(fā)登記臺賬，對收到的文件進行詳細登記，注明文件名稱、文號、來源、日期等信息。文件收文后，辦公室應及時根據(jù)文件內(nèi)容和領導批示，將文件傳閱給相關領導和部門，并做好傳閱記錄。緊急文件應優(yōu)先處理，確保文件精神得到及時貫徹落實。5.文件借閱與歸還因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門批準后方可借閱。借閱人應妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、復印、涂改文件內(nèi)容，按時歸還文件。檔案管理部門應定期對借閱文件進行清查，確保文件的安全與完整。三、檔案管理1.檔案分類行政管理檔案：包括集團行政事務管理活動中形成的文件、資料，如組織架構、人事任免、會議紀要等。業(yè)務管理檔案：各業(yè)務板塊在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類檔案，如市場營銷檔案、財務管理檔案、生產(chǎn)管理檔案等。項目檔案：集團各類項目從立項到驗收全過程形成的文件資料，如項目申報書、可行性研究報告、項目合同、項目驗收報告等。技術檔案：產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進、技術創(chuàng)新等方面的檔案，如技術圖紙、技術方案、實驗報告等。聲像檔案：反映集團重大活動、重要事件的照片、錄音、錄像等資料。2.檔案收集與整理各部門應按照檔案管理要求，定期將本部門形成的文件資料收集齊全，整理分類后移交檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核、整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。整理檔案時，應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，進行科學分類、編號、編目。3.檔案鑒定與保管期限檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。鑒定工作應組織相關部門人員參與，形成鑒定意見，并對鑒定結果進行記錄。4.檔案保管檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對檔案進行分類存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找與利用。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。5.檔案統(tǒng)計與信息化管理建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。推進檔案信息化建設，將重要檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。6.檔案利用因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門批準后，在指定地點查閱。檔案利用過程中，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意。檔案管理部門應做好檔案利用記錄，跟蹤了解檔案利用效果。四、文件與檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無留存價值的文件與檔案。經(jīng)鑒定確認不需要繼續(xù)保存的文件與檔案。2.銷毀程序檔案管理部門提出文件與檔案銷毀清單，經(jīng)集團領導審批同意。銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全與保密。對銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等信息。五、監(jiān)督與考核1.集團辦公室定期對各部門文件與檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.將文件與檔案管理工作納入各部