煙花公司資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）資料分類1.行政文件類：包括公司各類規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、通知、通報等。2.人事檔案類：員工個人簡歷、入職離職手續文件、考勤記錄、培訓檔案、績效考核資料等。3.財務資料類：財務報表、會計憑證、審計報告、預算決算資料等。4.業務資料類：煙花產品研發資料、生產工藝文件、質量檢測報告、銷售合同、市場調研資料等。5.安全資料類：安全生產管理制度、安全檢查記錄、事故應急預案、員工安全培訓資料等。6.其他資料類：不屬于上述分類的其他資料，如客戶資料、供應商資料、行業動態資料等。二、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、準確、完整。2.在業務活動中產生的各類資料，相關責任人應按照規定的時間和要求及時提交給資料管理人員。3.對于外來文件，如政府部門的政策法規、行業標準等，由行政部門指定專人負責收集，并及時傳達給相關部門。（二）整理規范1.資料管理人員應按照資料分類標準對收集到的資料進行分類整理。2.對于紙質資料，應進行編號、裝訂，并在封面注明資料名稱、日期、編號等信息。3.對于電子資料，應按照統一的命名規則進行命名，并建立相應的文件夾結構進行存放。命名規則應包含資料主題、日期、部門等關鍵信息，以便于查找和識別。4.對整理好的資料，應編制詳細的目錄清單，以便快速檢索和查閱。三、資料歸檔（一）歸檔原則1.定期歸檔原則：各部門應在每月末或每季度末將整理好的資料移交至公司檔案室進行歸檔。2.集中統一原則：公司所有資料統一由檔案室進行歸檔管理，確保資料的集中存放和統一管理。3.分類歸檔原則：按照資料分類標準進行歸檔，便于資料的查找和利用。（二）歸檔流程1.資料管理人員對各部門移交的資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規范性。2.審核通過的資料，資料管理人員按照歸檔要求進行分類存放，并在檔案管理系統中錄入相關信息，建立檔案索引。3.對于不符合歸檔要求的資料，資料管理人員應及時退回相關部門進行補充或整改，直至符合要求后再進行歸檔。四、資料保管（一）保管環境1.檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等適宜的保管環境。2.配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等，確保資料的安全保管。（二）保管方式1.紙質資料應存放在專用的檔案柜中，按照類別和年度順序排列，便于查找和取用。2.電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應分別存儲在不同的介質上，并異地存放。3.對于重要資料，應采取加密存儲等安全措施，確保資料的保密性。（三）保管期限1.各類資料的保管期限應根據國家法律法規、行業標準以及公司實際情況確定。2.一般資料的保管期限為[x]年，重要資料的保管期限為[x]年以上，涉及公司核心機密的資料應長期保管。3.保管期限屆滿的資料，應按照規定的程序進行銷毀處理。五、資料查閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.涉及公司機密資料的查閱，需經公司分管領導審批同意后方可查閱。3.外部單位或個人因業務合作等原因需要查閱公司資料的，應提前向公司提交書面申請，經公司總經理審批同意后，由公司指定專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人持經審批的《資料查閱申請表》到檔案室，資料管理人員根據申請表提供的信息，為查閱人提供相應的資料。2.查閱人應在指定的地點查閱資料，不得將資料帶出檔案室。如需復印或摘抄資料，應經資料管理人員同意，并按照規定的程序進行登記。3.查閱完畢后，查閱人應及時將資料歸還資料管理人員，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。六、資料借閱（一）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、目的、借閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續。2.涉及公司機密資料的借閱，需經公司分管領導審批同意后方可借閱。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司資料，如有特殊情況需要借閱的，應按照查閱流程辦理審批手續，并按照公司規定繳納一定的押金。（二）借閱流程1.借閱人持經審批的《資料借閱申請表》到檔案室，資料管理人員根據申請表提供的信息，為借閱人辦理借閱手續，填寫《資料借閱登記表》，注明借閱資料的名稱、數量、借閱時間、預計歸還時間等信息，并收取押金（如有需要）。2.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、污損、丟失。如需延長借閱時間，應提前向檔案室提出申請，經批準后方可延期。3.借閱人應在規定的時間內歸還資料，歸還時資料管理人員應認真檢查資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞或丟失情況，借閱人應照價賠償。4.借閱人歸還資料后，資料管理人員應在《資料借閱登記表》上注明歸還時間，并退還押金（如有）。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且無留存價值的資料。2.因公司業務調整、機構變更等原因不再使用的資料。3.涉及公司機密但已過保密期限且經審批同意銷毀的資料。（二）銷毀流程1.資料管理人員定期對保管期限屆滿的資料進行清理，列出擬銷毀資料清單，報檔案室負責人審核。2.檔案室負責人審核通過后，將擬銷毀資料清單提交給公司分管領導審批。3.經審批同意銷毀的資料，由資料管理人員會同相關部門指定專人進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、資料名稱、數量等信息。4.對于電子資料的銷毀，應采用專業的數據擦除工具進行徹底刪除，并對存儲介質進行物理銷毀，確保數據無法恢復。5.銷毀工作完成后，資料管理人員應將銷毀記錄整理歸檔，以備查閱。八、資料保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應嚴格限制知悉范圍，明確保密責任人。2.在資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、專人保管、設置訪問權限等。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工在資料保密方面的權利和義務。（二）違規處理1.對于違反資料保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因員工違規行為導致公司資料泄露，給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任，并要求其賠償公司因此遭受的全部損失。九、資料信息化管理（一）建立資料管理系統1.公司應建立完善的資料管理系統，實現資料的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能。2.資料管理系統應具備權限管理、數據備份、日志記錄等功能，確保資料的安全和可追溯性。（二）數據錄入與維護1.資料管理人員應及時將紙質資料和電子資料錄入資料管理系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對資料管理系統中的數據進行維護和更新，刪除過期或無效的數據，確保系統數據的時效性。十、監督與檢查（一）監督機制1.公司設立資料管理監督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括檔案室負責人、各部門資料管理員等，負責對公司資料管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、方法和標準，確保檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內容1.資料的收集、整理、歸檔情況，是否符合規定的程序和要求。2.資料的保管環境和保管方式是否符合要求，資料是否安全完整。3.資料的查閱、借閱手續是否齊全，是否按照規定的權限和流程進行操作。4.資料保密制度的執行情況，是否存在資料泄露等違規行為。5.資料管理系統的運行情況，數據錄入和維護是否及時準確。（三）問題整改1.對于檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定詳細