資產(chǎn)采購合同管理制度?總則目的為加強公司資產(chǎn)采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護公司合法權(quán)益，保障資產(chǎn)采購工作的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有資產(chǎn)采購合同的簽訂、履行、變更、終止及監(jiān)督管理等活動。基本原則1.合法性原則：資產(chǎn)采購合同的簽訂與履行必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.效益原則：資產(chǎn)采購應(yīng)符合公司經(jīng)營目標，注重采購效益，降低采購成本。合同簽訂管理采購申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出資產(chǎn)采購申請：詳細說明采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交相關(guān)審批文件。2.采購申請應(yīng)經(jīng)使用部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批通過后，提交至采購部門。供應(yīng)商選擇1.采購部門負責(zé)供應(yīng)商的選擇與評估：通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等。3.評估供應(yīng)商的信譽、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等：可采用實地考察、問卷調(diào)查、參考其他客戶評價等方式。4.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進行詢價或招標：根據(jù)采購資產(chǎn)的性質(zhì)和金額，確定合適的采購方式。合同起草與審核1.采購部門根據(jù)與供應(yīng)商的談判結(jié)果起草資產(chǎn)采購合同：合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方基本信息、采購資產(chǎn)明細、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同初稿完成后，提交至法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。3.采購部門根據(jù)法務(wù)部門意見對合同進行修改完善：確保合同條款清晰、準確、完整，避免法律風(fēng)險。4.修改后的合同提交至財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對合同的付款方式、結(jié)算周期、資金預(yù)算等進行審核，確保符合公司財務(wù)規(guī)定。5.合同經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和審批權(quán)限進行審批。合同簽訂1.合同經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同：簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。2.合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方代表簽字真實有效：合同一式多份，分別由采購部門、財務(wù)部門、使用部門、法務(wù)部門等留存歸檔。合同履行管理合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責(zé)合同執(zhí)行的跟蹤與協(xié)調(diào)：定期與供應(yīng)商溝通，了解資產(chǎn)生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)。2.使用部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行跟蹤工作：及時反饋資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門解決。3.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬：詳細記錄合同執(zhí)行情況，包括資產(chǎn)到貨時間、驗收情況、付款情況等。交貨驗收1.資產(chǎn)到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準備：使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標準對資產(chǎn)進行驗收。2.驗收合格的資產(chǎn)，使用部門應(yīng)填寫驗收報告：驗收報告應(yīng)包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收日期等信息，并由驗收人員簽字確認。3.驗收不合格的資產(chǎn)，使用部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決：采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告辦理付款手續(xù)：付款前，應(yīng)審核合同執(zhí)行情況、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分。2.付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行：一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，特殊情況需采用現(xiàn)金支付的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門應(yīng)建立付款臺賬：記錄每筆付款的時間、金額、付款對象等信息，確保付款準確無誤。合同變更管理變更申請1.在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款：合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更申請應(yīng)由合同一方提出：詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。3.變更申請應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字確認：并按照原合同審批流程進行審批。變更審核與簽訂1.變更申請經(jīng)審批通過后，雙方應(yīng)根據(jù)變更協(xié)議起草新的合同條款：新合同條款應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整等。2.新合同條款經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后：提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，雙方簽訂變更協(xié)議：變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同終止管理終止條件1.資產(chǎn)采購合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行、一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行等。2.合同終止前，雙方應(yīng)按照合同約定履行各自義務(wù)：確保合同終止前的各項工作妥善處理。終止申請與審批1.合同一方提出終止申請：詳細說明終止的原因、合同履行情況、后續(xù)處理措施等，并提交相關(guān)證明材料。2.終止申請應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字確認：并按照原合同審批流程進行審批。3.審批通過后，雙方辦理合同終止手續(xù)：包括資產(chǎn)交接、款項結(jié)算、文件歸檔等。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對資產(chǎn)采購合同進行監(jiān)督檢查：檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.采購部門應(yīng)配合審計部門的監(jiān)督檢查工作：提供相關(guān)合同文件、執(zhí)行記錄等資料，如實反映合同執(zhí)行情況。3.審計部門對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見：要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。考核評價1.建立資產(chǎn)采購合同管理考核評價機制：對采購部門、使用部門等相關(guān)責(zé)任部門和人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的及時性、準確性、合法性：合同履行的效率、質(zhì)量、成本控制，合同變更與終止的合規(guī)性等。3.根據(jù)考核評價結(jié)果進行獎懲：對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予表彰和獎勵，對存在問題的部門和人員進行批評教育和相應(yīng)處罰。合同檔案管理檔案收集1.采購部門負責(zé)資產(chǎn)采購合同檔案的收集工作：在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集相關(guān)文件資料，包括合同文本、審批文件、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、終止申請等。2.合同檔案應(yīng)確保資料完整、真實、有效：不得遺漏重要文件。檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的合同檔案進行整理：按照合同類別、時間順序等進行分類編號，編制檔案目錄。2.整理后的合同檔案應(yīng)及時歸檔：存放在專門的檔案柜中，并建立電子檔案，便于查詢和管理。檔案保管與查閱1.檔案管理人員負責(zé)合同檔案的保管工作：確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.因工作需要查閱合同檔案的：應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱