行政公司禮品管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品管理，確保禮品使用的合理性、規(guī)范性和有效性，增強公司與客戶、合作伙伴及員工之間的溝通與聯(lián)系，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動、員工福利等方面涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、贈送和管理必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：禮品的使用應(yīng)基于業(yè)務(wù)需求、維護客戶關(guān)系或激勵員工等必要目的，避免不必要的浪費。3.適度性原則：禮品的價值和檔次應(yīng)與公司實際情況、業(yè)務(wù)活動性質(zhì)及對象相匹配，不得過度奢華或鋪張。4.公平性原則：在禮品的選擇、分配和使用過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保各類人員享有平等的機會。二、禮品分類及標準（一）禮品分類1.商務(wù)禮品：用于公司與客戶、合作伙伴之間商務(wù)往來的禮品，如會議禮品、拜訪禮品等。2.員工福利禮品：為員工提供的節(jié)日禮品、生日禮品、入職周年禮品等。3.活動紀念禮品：公司舉辦各類活動（如年會、培訓(xùn)、團建等）時發(fā)放的具有紀念意義的禮品。（二）禮品標準1.商務(wù)禮品價值范圍根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和客戶層級設(shè)定。一般情況下，針對重要客戶或合作伙伴的商務(wù)禮品，每份價值不超過[x]元；一般性商務(wù)往來禮品，每份價值不超過[x]元。禮品應(yīng)體現(xiàn)公司特色和文化，具有一定的實用性或紀念性，如定制的辦公用品、帶有公司標識的紀念品等。2.員工福利禮品節(jié)日禮品：根據(jù)不同節(jié)日，如春節(jié)、中秋節(jié)等，設(shè)定相應(yīng)的禮品標準。春節(jié)禮品每份價值不超過[x]元，中秋節(jié)禮品每份價值不超過[x]元等。禮品應(yīng)注重實用性和生活性，如食品、生活用品等。生日禮品：每份價值不超過[x]元，可選擇具有個性化的禮品，如定制的生日蛋糕券、書籍、小型電子產(chǎn)品等。入職周年禮品：根據(jù)員工入職年限不同設(shè)定標準，如入職1周年禮品每份價值不超過[x]元，入職5周年禮品每份價值不超過[x]元等。禮品可考慮具有紀念意義的物品，如定制的勛章、紀念相冊等。3.活動紀念禮品年會禮品：根據(jù)年會規(guī)模和預(yù)算設(shè)定標準，人均禮品價值不超過[x]元。禮品應(yīng)具有一定的趣味性和紀念性，如定制的年會T恤、帶有年會主題的紀念品等。培訓(xùn)禮品：根據(jù)培訓(xùn)課程的性質(zhì)和參與人員設(shè)定，每份禮品價值不超過[x]元。禮品可與培訓(xùn)內(nèi)容相關(guān)，如專業(yè)書籍、學(xué)習(xí)用品等。團建禮品：根據(jù)團建活動的類型和參與人數(shù)設(shè)定，人均禮品價值不超過[x]元。禮品可選擇戶外用品、運動器材等，以鼓勵員工積極參與團建活動。三、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請各部門如需采購禮品，應(yīng)提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品的用途、類型、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。申請部門負責人對申請表進行審核簽字，確保需求合理、真實。2.審批將《禮品采購申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)禮品的性質(zhì)和預(yù)算進行初步審核。對于超出預(yù)算或重大禮品采購申請，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請表返回行政部門執(zhí)行采購。3.采購執(zhí)行行政部門根據(jù)審批后的申請表，通過以下方式進行采購：在公司指定的供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。對于特殊定制的禮品，可通過招標、詢價等方式確定供應(yīng)商。采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。4.驗收禮品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、外觀等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至驗收合格。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選行政部門定期收集、整理禮品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到等條件。對新申請加入名錄的供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的查驗，以及實地考察或參考其他用戶評價等。2.供應(yīng)商評估行政部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的質(zhì)量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。協(xié)議有效期一般為[x]年，期滿后根據(jù)合作情況決定是否續(xù)簽。四、禮品贈送管理（一）贈送對象確定1.商務(wù)禮品根據(jù)業(yè)務(wù)拓展計劃和客戶關(guān)系管理需求，確定商務(wù)禮品的贈送對象，包括現(xiàn)有客戶、潛在客戶、合作伙伴等。對于重要客戶或合作伙伴，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人指定贈送對象；對于一般性商務(wù)往來對象，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況確定。2.員工福利禮品按照公司既定的福利政策，確定員工福利禮品的發(fā)放對象，包括全體在職員工。如有特殊情況需要對部分員工進行調(diào)整或額外發(fā)放福利禮品，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.活動紀念禮品根據(jù)活動的參與人員名單，確定活動紀念禮品的贈送對象，包括參加年會、培訓(xùn)、團建等活動的員工、嘉賓等。（二）贈送時機選擇1.商務(wù)禮品在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）、客戶生日、公司周年慶、業(yè)務(wù)合作成功等時機贈送商務(wù)禮品，以表達公司的祝福和感謝，增進雙方感情。在拜訪客戶、參加商務(wù)會議、舉辦商務(wù)宴請等活動前，可根據(jù)需要贈送小禮品，作為開場或溝通的橋梁。2.員工福利禮品在法定節(jié)假日（如春節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)等）、員工生日、入職周年等特殊日子發(fā)放員工福利禮品，體現(xiàn)公司對員工的關(guān)懷。根據(jù)公司經(jīng)營狀況和效益，在適當?shù)臅r候發(fā)放額外的福利禮品，激勵員工工作積極性。3.活動紀念禮品在活動結(jié)束后，及時向參與活動的人員發(fā)放活動紀念禮品，以紀念活動的成功舉辦，增強參與者的歸屬感和認同感。（三）贈送方式及記錄1.贈送方式商務(wù)禮品可由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門負責人親自贈送，也可委托行政部門代為贈送。員工福利禮品由行政部門統(tǒng)一組織發(fā)放，可通過集中發(fā)放、郵寄等方式送達員工手中。活動紀念禮品在活動現(xiàn)場直接發(fā)放給參與人員。2.贈送記錄每次禮品贈送后，行政部門應(yīng)及時做好記錄，記錄內(nèi)容包括贈送時間、贈送對象、禮品名稱、數(shù)量、價值等信息。建立禮品贈送臺賬，對禮品的贈送情況進行詳細登記，以便查詢和統(tǒng)計分析。五、禮品庫存管理（一）庫存盤點1.定期盤點行政部門每月末對禮品庫存進行一次全面盤點，確保賬實相符。盤點人員根據(jù)禮品庫存臺賬，逐一核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并記錄實際盤點情況。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徲嫴块T可根據(jù)需要對禮品庫存進行不定期抽查，檢查庫存管理的規(guī)范性和禮品的保管情況。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求行政部門進行整改。（二）庫存保管1.存放地點設(shè)立專門的禮品倉庫，用于存放各類禮品。倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，具備防火、防盜、防潮等設(shè)施。2.分類存放按照禮品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于查找和管理。對貴重禮品或易損禮品應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護措施。3.庫存標識在禮品存放處設(shè)置明顯的標識牌，標明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。定期對庫存標識進行檢查和更新，確保標識清晰、準確。（三）庫存處置1.禮品報廢對于因質(zhì)量問題、損壞、過期等原因無法使用的禮品，由行政部門填寫《禮品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、禮品名稱、數(shù)量等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，對報廢禮品進行妥善處理，如銷毀、變賣等，并在庫存臺賬中予以核銷。2.禮品調(diào)撥因業(yè)務(wù)需要，各部門之間可進行禮品調(diào)撥。調(diào)撥部門填寫《禮品調(diào)撥申請表》，說明調(diào)撥原因、禮品名稱、數(shù)量、調(diào)入部門等信息。經(jīng)行政部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理禮品調(diào)撥手續(xù)，并在庫存臺賬中調(diào)整相應(yīng)記錄。六、禮品費用管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算行政部門每年年底根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史禮品使用情況等因素，編制下一年度禮品費用預(yù)算草案。預(yù)算草案包括商務(wù)禮品、員工福利禮品、活動紀念禮品等各類禮品的費用預(yù)算，并按季度進行分解。2.預(yù)算審批將禮品費用預(yù)算草案提交至公司財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和預(yù)算安排提出審核意見。審核通過后的預(yù)算草案提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最終確定年度禮品費用預(yù)算。（二）費用報銷1.報銷流程禮品采購?fù)瓿珊螅少徣藛T應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、采購合同、驗收報告等報銷憑證。填寫費用報銷單，詳細注明禮品的用途、金額、供應(yīng)商等信息，并附上相關(guān)憑證。按照公司費用報銷審批流程，依次提交部門負責人、行政部門、財務(wù)部門審核，最后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)報銷制度進行報銷付款。2.報銷標準禮品費用報銷應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的禮品標準執(zhí)行，不得超標準報銷。對于不符合規(guī)定的禮品費用報銷申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司審計部門定期對禮品管理情況進行內(nèi)部審計，檢查禮品采購、贈送、庫存管理、費用報銷等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出