公司寄樣品管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司寄樣品的管理流程，確保樣品寄遞的準確性、及時性和安全性，有效控制成本，提高客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及寄樣品的相關工作，包括但不限于銷售部門、市場部門、研發(fā)部門等。3.基本原則（1）合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及快遞公司的相關規(guī)定進行樣品寄遞。（2）準確性原則：確保樣品信息準確無誤，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、樣品清單等，避免因信息錯誤導致樣品丟失、延誤或退回。（3）及時性原則：根據(jù)客戶需求和業(yè)務要求，及時安排樣品寄遞，確保樣品能按時送達收件人手中。（4）安全性原則：采取必要的防護措施，確保樣品在寄遞過程中不受損壞、丟失或泄露。二、寄樣申請1.申請流程（1）需求部門填寫《樣品寄遞申請表》，詳細注明寄樣原因、收件人信息（包括姓名、公司名稱、地址、聯(lián)系電話）、樣品清單（包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量）、預計寄樣時間等內(nèi)容。（2）申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認寄樣需求的合理性和必要性。（3）對于涉及重要客戶、大額訂單或特殊項目的寄樣申請，需報分管領導審批。2.申請時間為確保樣品能及時寄出，申請部門應提前[x]個工作日提交寄樣申請。如遇緊急情況，需在申請表中注明"緊急"字樣，并與相關部門協(xié)調(diào)溝通，特事特辦。3.信息變更若在寄樣申請?zhí)峤缓笮枰兏占诵畔ⅰ悠非鍐蔚葍?nèi)容，申請部門應及時提交《樣品寄遞申請變更表》，說明變更原因及具體變更內(nèi)容，按照原申請流程進行審核和審批。三、樣品準備1.樣品整理（1）根據(jù)寄樣申請，相關人員負責對樣品進行整理、包裝。確保樣品數(shù)量準確、質量合格，并附上必要的產(chǎn)品說明、使用指南等資料。（2）對于易碎、易損、易變質的樣品，應采取特殊的防護措施，如使用防震材料、冷藏包裝等，以保證樣品在運輸過程中的安全。2.樣品標識（1）在樣品包裝上清晰標注收件人信息、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，以便于識別和跟蹤。（2）對于有特殊要求的樣品，如需冷藏、防潮、防壓等，應在包裝上明確標識相應的注意事項。四、快遞選擇1.快遞合作商公司與[列舉主要合作的快遞公司名稱]等快遞公司建立長期合作關系，根據(jù)不同地區(qū)、客戶需求和業(yè)務特點，合理選擇快遞服務提供商。2.快遞選擇原則（1）服務質量：優(yōu)先選擇服務網(wǎng)絡覆蓋范圍廣、運輸速度快、服務態(tài)度好、口碑良好的快遞公司。（2）價格因素：在保證服務質量的前提下，綜合比較各快遞公司的價格，選擇性價比高的快遞服務。（3）特殊要求：對于有特殊運輸要求的樣品，如加急件、貴重物品等，應選擇能夠滿足相應要求的快遞公司。3.快遞下單（1）根據(jù)確定的快遞服務提供商，由專人負責在快遞公司官方網(wǎng)站或系統(tǒng)上下單寄件，填寫寄件人信息（包括公司名稱、地址、聯(lián)系電話）、收件人信息、樣品清單等內(nèi)容，并生成快遞單號。（2）下單后，及時記錄快遞單號、下單時間、預計送達時間等信息，以便跟蹤查詢樣品物流狀態(tài)。五、費用結算1.費用標準公司根據(jù)與快遞公司協(xié)商確定的價格標準，對寄樣品費用進行統(tǒng)一結算。不同地區(qū)、不同重量和體積的樣品收費標準詳見《快遞費用價目表》。2.費用支付（1）快遞費用由公司統(tǒng)一支付，每月定期與快遞公司進行對賬結算。（2）寄樣申請人應在寄樣完成后及時將《樣品寄遞申請表》及快遞底單提交給財務部門，作為費用報銷和對賬的依據(jù)。（3）財務部門核對寄樣信息與快遞費用明細無誤后，按照公司財務制度進行費用支付。3.費用控制（1）各部門應嚴格控制寄樣數(shù)量和頻率，避免不必要的樣品寄遞，降低寄樣成本。（2）對于因業(yè)務拓展需要增加寄樣頻率或數(shù)量的情況，需提前向財務部門報備，經(jīng)審核同意后方可實施。六、物流跟蹤1.跟蹤責任安排專人負責對樣品物流狀態(tài)進行跟蹤查詢，及時掌握樣品的運輸情況，確保樣品按時、準確送達收件人手中。2.跟蹤方式（1）通過快遞公司官方網(wǎng)站、手機APP或客服電話等渠道，輸入快遞單號查詢樣品物流信息，包括攬收時間、運輸節(jié)點、預計送達時間等。（2）定期將樣品物流狀態(tài)反饋給寄樣申請人和相關部門，如發(fā)現(xiàn)樣品在運輸過程中出現(xiàn)異常情況（如延誤、丟失、損壞等），應及時采取措施進行處理。3.異常處理（1）若樣品出現(xiàn)延誤情況，及時與快遞公司溝通，了解延誤原因，并協(xié)調(diào)快遞公司加快運輸速度，確保樣品盡快送達。同時，將樣品延誤情況告知寄樣申請人和相關部門，做好解釋工作。（2）若樣品出現(xiàn)丟失或損壞情況，立即與快遞公司聯(lián)系，要求其按照相關規(guī)定進行賠償。同時，及時向寄樣申請人說明情況，并根據(jù)客戶需求決定是否重新寄樣。重新寄樣的費用由責任方承擔（如因快遞公司原因導致，由快遞公司承擔；如因公司內(nèi)部原因導致，由相關責任部門承擔）。七、記錄與存檔1.記錄要求（1）對樣品寄遞過程中的所有相關記錄進行詳細、準確的登記，包括寄樣申請、快遞下單、物流跟蹤、費用結算等信息。（2）記錄應及時、完整，能夠清晰反映樣品寄遞的全過程，便于查詢和追溯。2.存檔方式（1）采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行存檔。電子文檔應按照年度、月份等分類存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，便于檢索和查閱。（2）紙質文檔應整理成冊，按照檔案管理規(guī)定進行編號、裝訂，并妥善保管在公司檔案室。3.存檔期限樣品寄遞相關記錄的存檔期限為[x]年，以便于日后查詢和審計。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制（1）公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對樣品寄遞工作進行檢查和監(jiān)督，確保各項管理制度的執(zhí)行到位。（2）監(jiān)督小組對寄樣申請、樣品準備、快遞選擇、物流跟蹤、費用結算等環(huán)節(jié)進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。2.考核指標（1）寄樣申請的準確性和及時性，考核指標為申請信息錯誤率、申請及時提交率。（2）樣品準備的質量和效率，考核指標為樣品包裝合格率、按時準備完成率。（3）快遞選擇的合理性和費用控制情況，考核指標為快遞服務滿意度、寄樣費用超標率。（4）物流跟蹤的有效性和異常處理的及時性，考核指標為物流信息反饋及時率、異常處理成功率。3.考核結果應用（1）將考核結果與部門和個人績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未達標的部門和個人進行相應的處罰。（2）對于因工作失誤導致樣品寄遞出現(xiàn)重大問題（