檔案法規體系及應用

第一局部中國特色社會主義法律體系的形成第二局部法律、法規、規章第三局部檔案法規體系構成第四局部高校檔案工作適用的法律、法規、規章和標準性文件

第一局部

中國特色社會主義法律體系的形成中國特色社會主義法律體系的如期形成，是新中國成立60多年來、尤其是改革開放以來社會主義民主法治建設的一個重要里程碑，具有重大的意義。從新中國成立以來的歷史看，中國特色社會主義法律體系立法任務的提出、建設和完成，經歷了一個歷史開展過程。1954年，董必武在第一屆全國人民代表大會第一次會議的講話中說：“為什么把立法問題擺在前面？因為立法工作特別是保衛經濟建設的立法工作，相應落后于客觀需要，今后如果要按法制辦事，就必須著重搞立法工作。〞

1957年以后一直到1978年，中國的法律體系建設走了彎路，蒙受了挫折，中央和地方立法驟然冷清乃至幾乎放棄。全國人大作為享有國家立法權的唯一機關，除通過?1958年到1967年全國農業開展綱要?和1975年?憲法?外，竟沒有制定一部法律。條例、方法和地方立法也很少甚至沒有。1997年，第八屆全國人大常委會第五次會議工作報告總結道：常委會“抓緊立法，在建立社會主義市場經濟法律體系方面邁出重要步伐……社會主義市場經濟法律體系框架已初具規模。〞

從1997年到2021年形成中國特色社會主義法律體系，大致可分為三個階段：九屆全國人大期間(1998年3月至2003年3月)--“初步形成中國特色社會主義法律體系〞；十屆全國人大期間(2003年3月至2021年3月)--“根本形成中國特色社會主義法律體系〞；十一屆全國人大(2021年3月起至2021年)--“形成中國特色社會主義法律體系〞。第二局部法律、法規、規章一、法律全國人大常委會那么制定和修改除應當由全國人民代表大會制定的法律以外的其他法律；在全國人大閉會期間，還可以對全國人大制定的法律進行局部補充和修改，但是不得同該法律的根本原那么相抵觸。法律由國家主席簽署主席令予以公布。二、法規三、規章四、法律、法規和規章三者的關系法律的效力高于行政法規、地方性法規和規章。行政法規的效力高于地方性法規和規章。地方性法規的效力高于本級和下級地方政府規章。省、自治區人民政府制定的規章的效力，要高于本行政區域內較大的市的人民政府制定的規章。部門規章之間、部門規章與地方政府規章之間具有同等效力，在各自的權限范圍內施行。第三局部檔案法規體系的構成2021年6月14日，國家檔案局印發了?國家檔案法規體系方案?，提出了構建國家檔案法規體系的原那么，闡述了國家檔案法規體系的構成內容和修訂方向。下面根據?國家檔案法規體系方案?，將檔案法規體系解釋說明如下：第三層次：地方性檔案法規第四層次：檔案規章35個地方政府〔省、自治區、直轄市和較大的市〕頒發了檔案規章59件。山東省將出臺?山東省重大活動檔案管理方法?，在檔案規章方面填補沒有省級檔案規章的空白。各級檔案部門還制發了大量標準性文件，作為法規、規章的有效補充。如青島市制定了?青島市境外企業檔案管理暫行方法?、?青島市電子文件歸檔與管理標準?、?青島市社會中介組織檔案管理標準?等30余件檔案管理方面的標準性文件。關于檔案法規體系中的效力問題

〔1〕?檔案執法監督檢查工作暫行規定?〔待修訂〕

〔2〕?檔案行政許可程序規定?

〔3〕?檔案行政處分程序暫行規定?

〔4〕?檔案違法違紀行為處分規定?〔待制定〕

〔5〕?檔案館工作通那么?

〔6〕?各級國家檔案館收集檔案范圍的規定?〔待修訂〕

〔7〕?各級國家檔案館開放檔案方法?〔待修訂〕〔20〕?會計檔案管理方法?〔待修訂〕

〔21〕?城市建設檔案歸屬與流向暫行方法?

〔22〕?城市建設檔案管理規定?〔待修訂〕

〔23〕?城建檔案利用管理暫行規定?〔待制定〕

〔24〕?城市房地產權屬檔案管理方法?

〔25〕?城市地下管線工程檔案管理方法?

〔26〕?開發區檔案管理暫行規定?〔待修訂〕〔34〕?鄉鎮檔案工作試行方法?

〔35〕?畜禽標識和養殖檔案管理方法?

〔36〕?環境保護檔案管理方法?

〔37〕?標準檔案管理方法?

〔38〕?審計機關審計檔案工作準那么?

〔39〕?統計檔案管理方法?〔待制定〕

〔40〕?民間組織登記檔案管理方法?〔41〕?勞動保障檔案管理方法?〔待制定〕

〔42〕?低保檔案管理方法?〔待制定〕

〔43〕?醫保檔案管理方法?〔待制定〕

〔44〕?土地征用拆遷檔案管理方法?〔待制定〕

〔45〕?土地承包檔案管理方法?〔待制定〕

〔46〕?銀行檔案管理方法?〔待制定〕

〔47〕?海洋行政執法檔案管理規定?〔待制定〕

〔48〕?民航檔案管理方法?〔待制定〕

〔49〕?學籍檔案管理方法?〔待制定〕

〔50〕?就業培訓檔案管理方法?〔待制定〕

〔51〕?知識產權檔案管理方法?〔待制定〕

〔52〕?信訪事項檔案管理方法?〔待制定〕第四局部

高校檔案工作適用的法律、法規、規章和標準性文件一、法律〔四〕第九條：檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！参濉车谑畻l：對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！擦车谑粭l：機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。二、法規〔一〕檔案行政法規1、?檔案法實施方法?：有8條直接涉及高校檔案工作。①第五條：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作的開展。③第十二條：按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。④第十三條：機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。⑥第十八條：各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流，以及適應經濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要，經國家檔案局或者省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據職權審查批準，可以向國內外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。⑦第二十六條：利用、公布檔案，不得違反國家有關知識產權保護的法律規定。⑧第二十七條：有以下行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：〔一〕將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；〔二〕拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；〔三〕違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；〔五〕明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；〔六〕檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。〔二〕檔案地方法規：?山東省檔案條例?，有19條直接涉及高校檔案工作。1、第五條：單位必須加強對檔案工作的管理，為檔案工作提供必要的條件，保障檔案工作正常開展。2、第八條：專門檔案館和部門檔案館的設置，應當符合全國檔案館設置原那么和布局方案，根據省檔案行政管理部門的統籌規劃，由同級檔案行政管理部門審核后，報本級人民政府批準。3、第十條：單位應當設置檔案機構或者配備?！布妗陈殭n案工作人員，負責集中統一管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督指導。4、第十一條：檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備相應的檔案專業知識、接受繼續教育和崗位培訓。管理屬于國家所有的檔案的工作人員應當持證上崗。5、第十三條：單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，按照國家和省有關規定應當歸檔的，單位文書或者業務部門必須收集、整理，并按照規定時間交本單位檔案機構和檔案工作人員集中管理。任何個人不得將應當歸檔的材料據為己有或者拒絕歸檔。任何單位或者個人不得偽造檔案。9、第十八條：部門檔案館保存的永久檔案，在本館保存滿三十年，應當向同級綜合檔案館移交，國家另有規定的除外。10、第十九條：單位因撤銷、解散、破產、合并、分立等使檔案管理權發生變化的，應當報檔案行政管理部門備案；發生爭議的，由檔案行政管理部門作出處理決定。11、第二十條：保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律、法規的規定辦理。14、第二十四條：國家所有的檔案不得贈送、交換、出賣原件；需要贈送、交換、出賣檔案復制件的，按照國家有關規定辦理。15、第二十八條：專門檔案館、部門檔案館、企業事業單位檔案館和其他檔案機構應當定期向同級綜合檔案館報送檔案資料目錄。16、第二十九條：各級國家機關、社會團體、事業單位應當根據省有關規定向同級綜合檔案館和現行文件效勞中心移交各類非保密的現行文件。三、規章和標準性文件高校檔案工作的主要規章和直接依據，即?高等學校檔案管理方法?〔教育部、國家檔案局第27號令〕。2021年8月20日發布施行，共7章43條。首先講一講27號令中提到的規章和標準性文件，共計9件，包括5部規章、3部標準標準和1個標準性文件。2、第五條

：有關單位要把科研檔案工作列入本單位的開展方案，在經費、庫房、設備和人員配備等工作條件上給予保證。每年從本單位科研經費總額中撥出一定的數額作為科研檔案工作經費。3、第八條：科研文件材料歸檔要求：①實行由科研課題(工程)負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研工程(包括中斷或取得負結果的工程)完成或某局部結束后，對所形成的科研文件材料加以系統整理，經審查驗收后歸檔。科研人員應負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核的內容之一。

②科研文件材料應在科研工程完成后及時歸檔，研究周期長的工程，可分階段歸檔。

③凡歸檔的科研文件材料，到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。4、第九條：各單位對已完成的每個科研工程進行鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對準備歸檔的科研文件材料加以審查驗收，科研文件材料歸檔不符合要求的成果工程，不得進行鑒定、驗收。

凡重點科研工程鑒定、驗收，按照專業分級管理的原那么，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研工程，各級科技管理部門不予成認。各單位檔案管理部門，對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。5、第十一條：科研檔案應有專用庫房保管。絕密級科研檔案必須嚴加保管?！捕?根本建設工程檔案資料管理暫行規定?〔國檔發[1988]4號〕國家檔案局、原國家計委1988年3月17日發布施行，共5章20條。有5條直接與高校檔案工作有關。1、第四條：根本建設工程的檔案資料工作要與工程建設進程同步。工程申請立項時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；工程竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。

2、第五條：工程建設過程中，建設單位、工程總承包單位、工程建設現場指揮機構、勘察設計單位、施工單位應在各自的職責范圍內搞好建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料，有關單位應按時整理、移交建設單位。3、第六條：檔案資料的匯總整理

①建設工程實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包范圍內的檔案資料，交總包單位匯總、整理?？⒐r由總包單位向建設單位提交完整、準確的工程檔案資料。

②建設工程由建設單位分別向幾個單位發包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，交建設單位匯總、整理、或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。〔三〕?會計檔案管理方法?〔財會字[1998]32號〕財政部、國家檔案局1998年8月21日發布，1999年1月1日起施行。共21條，附有兩個表，一是?企業和其他組織會計檔案保管期限表?，二是?財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表?。有5條與高校檔案部門直接有關。1、第六條：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原那么上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。2、第七條：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。3、第十條：保管期滿的會計檔案，除本方法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：①由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。②單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。③銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。④監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。4、第十一條：保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在工程建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。5、第十九條：預算、方案，制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本方法?！菜摹?電子公文歸檔管理暫行方法?〔國家檔案局令第6號〕2003年7月28日發布，2003年9月1日施行。共23條。有4條與高校檔案部門直接有關。1、第三條：機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環節。2、第四條：電子公文的真實性、完整性、平安性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。〔五〕?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?〔國家檔案局令第8號〕2006年12月18日發布施行。共15條，附?文書檔案保管期限規定?。1、第五條：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。2、第六條：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。4、第八條定期保管的文書檔案主要包括：①本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；②本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；③本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；④本機關一般性事務管理文件材料；⑤本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；⑥上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；⑦上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；⑧同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；⑨下級機關報送的年度或年度以上方案、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5、第十二條：各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。2、電子文件的歸檔〔1〕歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上?！?〕電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。〔3〕歸檔時間：邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，那么應在解密后再制作拷貝。3歸檔電子文件的整理：〔1〕歸檔電子文件的整理，按DA／T22?歸檔文件整理規那么?規定的要求進行?！?〕歸檔電子文件以件為單位整理?！?〕同一全宗內的電子文件按照年度--保管期限--機構(問題)或保管期限--年度--機構(問題)等分類方案進行分類。〔4〕按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體?！?〕電子文件的著錄應參照DA／T18?檔案著錄規那么?進行著錄?！?〕將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。4、歸檔電子文件的移交、接收與保管：〔1〕移交、接收與保管要求：對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續?！?〕移交、接收檢驗：檢驗工程包括載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整等?！?〕保管要求：歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合以下條件。①歸檔載體應作防寫處理。防止擦、劃、觸摸記錄涂層。②單片載體應裝盒，豎立存放，且防止擠壓。③存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。④環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。5、利用：〔1〕歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。〔2〕利用時應使用拷貝件?！?〕利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的平安保密措施?！?〕利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。〔七〕?檔案著錄規那么?(DA/T18—1999)國家檔案局1999年5月31日批準，12月1日實施。該標準規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄工程、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄工程細那么。?檔案著錄規那么?，是高校檔案編制檢索工具的主要依據。〔八〕?檔案館建設標準?(建標103—2021)國家檔案局編制，建設部、國家開展改革委批準發布，2021年7月1日起施行。1、第二條：本標準是為檔案館建設的工程決策和建設水平的合理確定所提供的全國統一標準，是編制、評估和審批檔案館建設工程建議書、可行性研究報告和檔案館建設工程規劃、設計的依據，也是有關部門審查檔案館建設和初步設計及對工程工程建設全過程監管檢查的依據。

7、第二十九條：檔案庫房與其他各類用房之間應有分隔，各部門間的檔案傳送線路應平安順暢，內外聯系應防止交叉。8、第三十一條：檔案館圍護結構應滿足保溫、隔熱、溫濕度控制、防潮、防水、防日光、防紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護要求。9、第三十二條檔案庫房設計應符合以下原那么：①庫區應根據檔案類別、保管要求和經濟性，設置不同類型的庫房和確定柱網、層高與載荷，珍貴檔案存儲應設珍藏庫。檔案庫房層高應滿足排架高度、管道安裝維修的要求：②庫區內應設工作人員更衣室，其余附屬用房不應設在庫區內；③庫區或庫房入口處應設過渡間；④檔案庫設于地下時，必須采取防潮、防水措施。13、第三十六條檔案館建筑應符合國家公共建筑節能設計標準，并采用節能設備。14、第三十七條檔案館建筑應設置門禁、報警、監視監控等安防系統?！簿拧?高等學校教學文件材料歸檔范圍?〔[87]教辦字016號〕原國家教委、國家檔案局1987年4月23日發布施行。該文件共17條，主要涵蓋了教學管理、教學實踐和教學研究等活動。具體包括：1、上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件；

2、綜合性教學文件材料；

3、招生工作的材料；

4、學籍管理材料；

5、學生獎懲材料；

6、教學方案、方案和教學大綱，教學改革方案、總結；

7、教材方面的材料；

8、教學實習、生產實習方面的材料；

9、課堂教學材料；

10、優秀的典型的畢業論文、畢業設計及評審意見；

11、研究生及碩士、博士學位獲得者的名冊、學位論文及有關審批文件；12、畢業生分配材料；

13、畢業生質量調查材料；

14、師資培訓的方案、考核和總結，出國進修等文件；

15、教研室的教學總結，教師教學經驗總結、教師教學質量獎勵材料，教學情況調查表；

16、教師工作量的規定及執行情況；

17、夜大學、函授部和各類培訓班、進修班形成的文件和材料?！惨弧?文書檔案案卷格式?〔GB/T9705-88〕1988年9月5日發布，1989年3月1日實施。該標準規定了文書檔案案卷整理的原那么和方法，即按卷整理的原那么和方法。這個標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。〔二〕?歸檔文件整理規那么?〔DA/T22-2000〕2000年12月6日發布，2001年1月1日實施。該標準規定了歸檔文件整理的原那么和方法，適用于各級機關、團體和其他社會組織。歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里強調一下備考表的作用，備考表是案卷的重要組成局部。備考表置于盒內文件之后，工程包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明，即填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人，即負責整理歸檔文件的人員姓名；檢查人，即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期，即歸檔文件整理完畢的日期。〔三〕?照片檔案管理標準?〔GB/T11821-2002〕2002年12月4日發布，2003年5月1日實施。該標準規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件，適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。照片檔案一般包括底片、照片和說明三局部。底片、照片、說明應齊全。底片與照片影像應一致。對無底片的照片應制作翻拍底片，對無照片的底片應制作照片。照片檔案的底片、照片應分開存放。單張照片說明的填寫：1、說明的格式：說明應采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

題名：

照片號：

底片號：

參見號：

時間：

攝影者：

文字說明：2、說明的內容：題名應簡明概括、準確反映照片的根本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全?！菜摹?磁性載體檔案管理與保護標準?〔DA/T15-1995〕1996年2月26日發布，1996年10月1日實施。本標準規定了對磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、貯存與保護等諸環節的要求。該標準適用于機關、團體、企事業單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護。不適用于計算機光盤、激光視盤和激光唱盤。磁性載體文件系指以磁性材料〔如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶〕為信息載體的文件。1、庫房溫、濕度要求：溫、濕度變化范圍應在溫度l5～27℃、相對濕度40～60%范圍內選定一組值，一旦選定，在24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%。最正確環境溫度是l8℃、相對濕度是40%。2、清潔管理要求：

〔1〕不要用手觸摸磁帶(軟磁盤)，應帶非棉制手套操作；

〔2〕不要使磁帶(軟磁盤)接觸不清潔外表，如地面、桌面等；

〔3〕裝磁帶(軟磁盤)的裝具應潔凈無塵；

〔4〕庫房地面不應打蠟、鋪地毯；

〔5〕吸塵器的排出氣應通向專用容器或庫房外；

〔6〕庫房中禁止使用打印機。3、防磁要求：

〔1〕磁性載體檔案與磁場源(永久磁鐵、馬達、變壓器等)之間的距離不得少于76mm；

〔2〕可使用軟磁物質(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構成容器、箱柜，對磁場進行屏蔽；

〔3〕不得將任何磁性材料及其制品〔包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘等〕帶入庫房；4、保養及維護：應定期保養及維護磁性載體檔案，并應建立磁性載體檔案檢測、保養卡，包括：

〔1〕清潔

要保證磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，除要定期清洗磁帶外，當發現運行磁帶(軟磁盤)有碎片脫落時，應立即對全系統進行清洗，磁帶盤、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風良好的環境中操作。

〔2〕倒帶：在溫度為l8±l℃、相對濕度為40±5%的環境中貯存的磁帶，建議倒帶間隔為3.5年。如果不能保持上述溫、濕度范圍，倒帶間隔應視保存環境不同相應縮短。(最少1年1次)

〔3〕復制：正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次。〔七〕?公務電子郵件歸檔與管理規那么?〔DA/T32-2005〕2005年4月30日發布，2005年9月1日實施。本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等標準化程序與管理規那么。該標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的根底上，為其平安保管和有效開發利用提供依據。國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電