分公司外派人員培訓提綱二0一三年六月二十一日目錄第一部分新承接工程開工前的準備工作第二部分新承接工程開工后施工過程控制1、合同管理2、印章管理3、分公司（辦事處）經營管理4、分公司（辦事處）承接工程項目監督管理5、分公司（辦事處）月報表制度和工作總結6、顧客滿意度情況第三部分工程完工后的全方位控制1、竣工資料移交2、經營管理3、工程竣工回訪第一部分新承接工程開工前的準備工作1.1

對于分公司新承接的工程，當對外合同簽訂后3個工作日內把已中標的投標文件（包括商務文件和技術文件）的電子版發送到公司應的管理人員處；以便公司對公司領導及相關部門進行新承接工程移交；另外，按照業主方要求，確定開戶行以及項目部印章、項目財務印章、公司章等印章的刻制工作，以及正式開工前預付款及其它款項的銀行轉賬工作。1.2派駐人員及時收回中標后所簽訂的合同及中標通知書，并交回總公司。1.3派駐人員協助分公司進行臨時房屋的建設，按照投標文件的承諾進行項目部組織機構的設立、質量管理組織機構和安全生產管理機構的設立。1.4派駐人員協助分公司進行項目宣傳欄、標識語、標示牌的設立。1.5負責項目成立及項目主要人員任職文件擬文的申請提交，申請提交法律事務部相關人員負責辦理，主管領導負責審批。1.6督促項目部進行施工組織設計編制、評審、報批工作和項目各項管理制度的編制工作。第二部分新承接工程開工后施工過程控制1、合同管理

1.1分公司（辦事處）對外簽訂與公司有關合同，必須征得總公司同意并進行備案，派駐人員有權要求、檢查、收集、記錄、整理、收存與合同有關的協議、函件等，工程承包合同和與合同有關的補充協議，與經濟有關的會議紀要、信函電報、電話記錄、簽證、索賠報告等資料均是企業經濟活動的原始資料,應按項目、按合同分類建立詳細的臺帳,由分公司（辦事處）負責整理，派駐人員定期檢查并及時將相關信息反饋至總公司;建立合同臺賬應包括分公司簽訂的沒有加蓋公司章的勞務、分包、采購、租賃等合同。工程合同臺賬見附表一，工程經濟文件臺賬見附表二：附表一：工程合同臺賬項目名稱：年月日序號合同編號合同名稱合同額合同簽訂時間合同履行時間簽訂人備注

附表二：工程經濟文件臺賬項目名稱：年月日序號文件編號文件名稱文件主要內容發送人接收人備注

1.2監督各類合同的執行情況,發現問題及時向總公司報告,按要求進行統計、匯總、上報各種合同履行情況；對于有公司印章的合同和勞務合同或分包合同，派駐人員必須進行備案并跟蹤檢查，每月至少檢查一次合同履行情況，并做好詳細記錄；對外采購量大、費用高的材料或設備簽訂的沒有加蓋公司印章的合同，沒有公司印章的勞務或分包等合同，也要備案并及時掌握其合同的履行情況；合同類型主要有：工程施工合同及工程施工補充協議（蓋公司印章），勞務合同、工程分包合同、材料采購合同、設備購置合同、設備或材料租賃合同等；每月對合同履行情況進行統計，各種合同履行情況統計表見附表三~七：附表三：工程施工合同履行情況統計表（年月）項目名稱：年月日序號工程名稱合同額合同履行時間本月已完合同量（金額）開工至今累計已完合同量（金額）剩余合同量（金額）預付款扣取情況質保金扣取情況稅金扣取情況甲方應支付金額管理費扣取情況外派人員工資扣取應支付分公司金額備注

附表四：勞務分包合同履行情況統計表（年月）項目名稱：年月日序號勞務作業隊名稱合同額合同履行時間已支付金額開工至今累計已支付金額剩余未完金額備注

附表五：工程分包合同履行情況統計表（年月）項目名稱：年月日序號分包作業隊名稱合同額（單價/總價）合同工程量合同履行時間已完程工程量/金額已完成已支付金額開工至今累計已支付金額剩余未完工程量/金額備注

附表六：材料/設備采購合同履行情況統計表（年月）項目名稱：年月日序號材料/設備名稱合同額（單價）合同量合同履行時間采購時間已采購已支付金額已采購未支付金額剩余未采購材料或設備量/金額備注

附表七：材料/設備租賃合同履行情況統計表（年月）項目名稱：年月日序號材料/設備名稱合同額（單價）合同量合同履行時間租賃時間已租賃已支付金額已租賃未支付金額剩余未租賃材料或設備量/金額備注

1.3派駐人員嚴格要求分公司（辦事處）執行總公司的合同管理制度，檢查制度落實情況，對于落實不明顯、效果不好的，要及時反映到總公司；1.4對于有合同的終止或中止意向時,派駐人員應做好記錄,收集履行過程中所有與合同有關的文件,做好經濟來往和工程結算資料的搜集,并及時通知總公司。2.印章管理2.1印章的刻制和保管：分公司（辦事處）所需的總公司公章、法人章和技術專用章以及項目部章由綜合管理部統一刻制并明確專人管理。項目完成后項目部印章交回總公司綜合管理部。分公司（辦事處）公章或在當地開有賬戶的財務章等印章由總公司指定派駐人員負責在當地公安機關指定的地點刻制，并負責保管和使用；但財務專用章統一由總公司財務部委托派駐人員保管，若需刻制和加蓋財務專用章時，必須經總公司財務部審批后方可施行；嚴禁私自刻制總公司和分公司（辦事處）的各類印章，如違反規定而造成的一切法律責任和經濟損失由分公司（辦事處）負責人承擔，同時派駐人員監管不到位，承擔連帶責任，具體處理措施由主管領導決定。派駐人員應妥善保管相關印鑒和相關記錄，發現遺失、被盜、異常使用，及時采取相應措施，查清可能損失，進行預防并做好記錄，必要時通知總公司。

2.2印章的使用：派駐人員嚴格執行公司的印章使用、登記制度。與分公司（辦事處）經營有關的各類經濟合同，原則上不準加蓋總公司及分公司（辦事處）印章，特殊情況確需加蓋章，須經主管領導批準后方可施行。印章使用要建立印章使用臺賬，涉及經濟、法律責任等有關資料要復印存檔備案，印章使用臺賬詳見附表八：附表八：印章使用臺賬印章名稱：記錄人:序號文件名稱內容摘要使用時間印鑒使用數量（共計

個）備注

2.3印章的移交與銷毀：待工程項目竣工質保金退完后或分公司（辦事處）撤銷后，把項目印章或分公司印章移交到總公司綜合管理部，并做好印章移交記錄，印章移交記錄見附表九。附表九：印章移交記錄分公司名稱：序號印章名稱移交時間移交人接收人備注

銷毀印章要經總公司批準，由總公司綜合管理部負責實施。銷毀的印章要建立銷毀登記，以備日后追溯。3、分公司（辦事處）經營管理3.1派駐人員要積極主動與分公司（辦事處）主要管理人員進行溝通，及時掌握分公司經營情況和工程項目施工生產情況，以便規范分公司及項目部管理，做好宣傳和樹立企業形象，積極協助分公司及項目部開展各項工作，保證分公司（辦事處）經營工作和工程項目施工生產的順利進行，在維護總公司利益的前提下，提供各項服務。

3.2及時追要已結算并經監理、業主批復的支付憑證，監督撥付的進度款是否進入公司基本賬戶、公司一般賬戶或分公司開設的一般賬戶。其經財務主管同意可交派駐人員保管使用的在分公司開設的帳戶和印鑒，派駐人員一定要精心保管，正確使用；3.3各項款項到帳后，要首先保證稅金的繳納并監督工程款切實使用在工程項目上，分公司（辦事處）應繳納各項費用按照承包經營協議執行，派駐人員負責監督。特殊情況報總公司并履行相關手續后，通知執行。3.4保函、外經證的辦理由分公司（辦事處）負責人與總公司財務部協商進行，派駐人員負責監督使用情況，并做好保函、外經證使用統計。3.5各項款項應保證項目施工的正常進行，否則不得挪作它用，發現有異常現象應及時制止并上報總公司；3.6督促分公司（辦事處）按財務規定及時向總公司提供有關財務報表；

3.7根據分公司承攬工程任務和工程款撥付情況，每月/每季或每半年根據工程施工合同履行情況統計表和財務報表情況，與財務人員溝通，分析分公司(辦事處)盈虧情況，并把分析結果上報總公司主管領導；發現經營運作或經營狀況有不良態勢應立即向總公司分管領導報告，報告主要內容：工程款撥付情況、管理費收取情況、稅金扣取情況、派駐人員工資收取情況、工程款使用情況、正常使用工程款盈利或虧損情況。4、分公司承接工程項目監督管理根據分公司承接工程任務情況，派駐人員每月至少對分公司所施工的工程項目進行一次全面檢查，及時掌握施工項目的管理情況，并編制檢查報告報送總公司法律事務部相關人員及主管領導。4.1施工項目工程質量、進度、安全及文明施工管理情況：派駐人員及時收集已開工項目的年度或月進度計劃、已經質監站批復的項目劃分，及時了解合同承諾的質量目標（優良或合格）、合同工期、安全管理目標；檢查工程實際施工進度是否與合同進度計劃同步，查明施工進度滯后的原由，是否影響公司信譽；檢查施工日記和大事記記錄情況；

檢查工程質量是否滿足合同承諾的質量目標，了解質量缺陷程度及質量事故大小，掌握對質量缺陷或事故的處理情況；檢查質量保證體系是否健全，質量保證資料是否完善，施工過程評定資料是否與施工同步，簽字是否及時，試驗資料是否齊全；

檢查工程項目安全管理目標是否滿足合同承諾目標，查看施工現場是否存在安全隱患，是否有安全標志；施工現場材料堆放是否整齊，防火、防護裝備是否配備，施工現場是否有文明施工標示牌、標示條幅等；

派駐人員督促各項目部每月28號前報送工程施工月報,并報送給派駐人員，月報周期為上月25日至本月25日，月報格式如下：

月報報送形式，可以是書面報送、傳真、電子郵件，但必須按規定格式填報。月報格式：

工程工程月報

年

月

項目部

年月日

一、近期工程主要圖片（1~2張）工程收尾時也可選工程全貌圖片。二、本月主要事件（大事記）反映施工過程中的大事記，與竣工驗收時《施工管理報告》中的大事記相同。三、本月完成產值合同額(萬元)

備注本月完成產值（萬元）

其中合同外部分：本年累計完成產值（萬元）

其中合同外部分：自開工至本月累計完成產值（萬元）

其中合同外部分：四、本月形象進度完成單元或分項名稱、完成的工程量、完成的產值。五、本月投入資源情況包括人工、材料、機械、資金等。六、變更、索賠、物價調整情況七、存在問題指存在的進度、質量、安全、環保、資源、施工環境等方面的主要問題。八、下月生產計劃九、本月工程施工質量情況1、工程完成質量概述2、工程質量完成情況統計表（詳見下表）

工程質量完成情況統計表工程

項目單位工程分部工程單元（分項）工程備注工程名稱評定等級工程名稱評定等級單元個數合格數優良數合格率（%）優良率（%）

注：本月工程施工質量情況：優良率項，合同中要求為優良工程時填寫，若合同中要求合格工程時不需填寫。

4.2人員、物資、機械管理派駐人員及時掌握施工現場的工人人數并檢查其工資發放情況；根據物資/設備購買或租賃合同，掌握物資/設備購買數量及租賃數量，核查物資/設備購買費用或租賃費的支付情況。4.3勞務分包、工程分包管理根據勞務分包合同和工程分包合同內容，分別檢查勞務作業隊工作量和工程分包作業隊工程量完成情況，查看是否按照合同工期完成合同工作量或合同工程量，查找工期滯后原因，分別檢查勞務分包費用和工程分包費用支付情況。5、分公司（辦事處）月報表制度和工作總結5.1總公司施行分公司（辦事處）月報表制度，分公司月報表有派駐人員負責填寫，由分公司合作負責人審核后派駐人員負責報送，每月28日前派駐人員向總公司法律事務部報送月報表。報表應能反映項目基本情況，包括：工程合同額、項目經理、完成產值情況、進度情況、質量管理現狀、安全管理現狀、工程款到位情況，工人工資發放情況，管理費上交情況，外派人員工資上交情況，材料/設備采購費用或租賃費支付情況等。5.2報表報送形式：報表可采用書面報送、傳真、電子郵件的方式。5.3派駐人員必須留存經分公司合作負責人簽字的紙質報表，隨時備查并最終報總公司法律事務部存檔。5.4報表內容必須真實、可靠，分公司負責人及報表人對報表的真實性負責。5.5報表每月按時上報，不得漏報、遲報。5.6總公司法律事務部負責對月報進行審核并登記備案。分公司（辦事處）月報表分公司名稱：填報時間：年月日序號工程名稱工程合同額本月完成產值累計完成產值本月形象進度質量管理現狀描述安全管理現狀描述工人工資發放情況管理費收取情況外派人員工資材料/設備采購費用或租賃費支付情況備注應收管理費實收管理費差額及原因應交實交

審核人：

填表人：5.7派駐人員必須每半年或年度進行工作總結，并把總結報送總公司法律事務部及主管領導。6、顧客滿意度情況6.1在工程施工過程中，派駐人員應常與建管、監理、設計、質監站等相關方溝通，及時了解建管、監理、設計、質監站等單位對工程項目施工質量、進度、安全、文明等的評價，以便督促和促進工程項目施工改進。6.2每半年派駐人員向建管人員或現場監理發送顧客滿意度測量表，掌握其對項目施工的滿意程度。顧客滿意度測量表工程名稱：編號：

滿

意基本滿意不滿意備

注因素質量管理

環境管理

職業健康安全管理

計劃安排嚴謹性

施工協調與配合

施工進度實現

服務態度

其他

業主（或現場監理）：

年

月

日調查人：

年

月

日注：備注欄填寫不滿意的具體意見。程度第三部分工程完工后的全方位控制1、竣工資料移交1.1竣工資料包括：竣工驗收資料和竣工結算資料。竣工驗收資料主要包括：竣工圖紙、工程評定資料（開工前資料，質量驗收資料，試驗資料，材料、產品、構配件等合格證資料，施工過程資料）、施工管理報告（含大事記）；竣工結算資料：竣工結算書、審計報告書。1.2當工程竣工驗收后，分公司（辦事處）把竣工項目的竣工驗收資料移交給派駐人員，派駐人員核查資料無誤后移交到總公司法律事務部。

1.3當竣工結算經業主審核，并經審計部門審計后，派駐人員及時索要工程竣工結算書和審計報告書。1.4當工程已進行竣工驗收，竣工結算已批復，審計報告已確定，派駐人員及時督促分公司向業主索要工程竣工驗收證書，并交回總公司法律事務部。2、經營管理

2.1派駐人員應協助分公司（辦事處）做好工程尾款控制并細致統計對外欠款情況，降低經濟糾紛發生的幾率；經核查，若有欠款現象，立即報告總公司主管領導，采取應對措施。2.2最終收取的管理費及繳納的稅金等費用的扣取以竣工結算書和審計報告書上核準的數值為準。2.3分公司（辦事處）工程項目結束后，及時與總公司財務部配合注銷當地銀行帳戶，印鑒及記錄交回總公司財務部封存。3、工程竣工回訪工程竣工驗收后，派駐人員每半年進行一次竣工工程質量回訪，回訪工程移交后運行使用情況，是否存在質量問題等內容；回訪方式：可以電訪、信訪或親自會見；但無論哪種方式，派駐人員必須做好竣工工程量回訪記錄。竣工工程質量回訪記錄分公司名稱：工