連鎖公司費用管理制度?總則目的為加強連鎖公司費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于連鎖公司總部及各門店的所有費用支出管理。基本原則1.預(yù)算控制原則：所有費用支出應(yīng)納入預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排執(zhí)行，確保費用支出的合理性和可控性。2.合規(guī)性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)、財務(wù)制度以及公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)支出。3.效益性原則：費用支出應(yīng)與公司業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)濟效益相匹配，注重資源的有效配置，提高資金使用效益。4.真實性原則：費用報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴(yán)禁虛假報銷。費用分類及管理規(guī)定營業(yè)費用1.門店租金由總部統(tǒng)一與房東簽訂租賃合同，并負(fù)責(zé)租金的支付。各門店應(yīng)按照合同約定及時向總部提供租金支付所需的相關(guān)資料。租金支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，如有逾期支付情況，需及時與房東溝通并說明原因，避免產(chǎn)生額外的滯納金或違約責(zé)任。2.門店裝修費用門店裝修應(yīng)按照公司統(tǒng)一的裝修標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計和施工，裝修費用預(yù)算需報總部審批。裝修過程中發(fā)生的各項費用，如裝修材料采購、人工費用等，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，并按照財務(wù)報銷流程進(jìn)行報銷。裝修費用應(yīng)在預(yù)計使用期限內(nèi)進(jìn)行攤銷，攤銷期限按照公司財務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行。3.設(shè)備購置費用門店因業(yè)務(wù)需要購置設(shè)備的，應(yīng)提前向總部提交設(shè)備購置申請，經(jīng)審批后由總部統(tǒng)一采購或指定采購渠道。設(shè)備購置費用應(yīng)計入固定資產(chǎn)或低值易耗品，并按照公司固定資產(chǎn)或低值易耗品管理制度進(jìn)行管理。設(shè)備的日常維護、保養(yǎng)及維修費用，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生情況進(jìn)行報銷，計入當(dāng)期營業(yè)費用。4.員工薪酬員工薪酬包括基本工資、績效工資、獎金、福利等，應(yīng)按照公司制定的薪酬制度進(jìn)行核算和發(fā)放。各門店應(yīng)根據(jù)員工考勤記錄和績效考核結(jié)果，及時準(zhǔn)確地計算員工薪酬，并報總部審核后發(fā)放。員工薪酬發(fā)放應(yīng)通過銀行代發(fā)等正規(guī)方式進(jìn)行，確保薪酬發(fā)放的準(zhǔn)確性和安全性。5.水電費門店水電費由各門店自行承擔(dān)，并按照當(dāng)?shù)毓╇姟⒐┧块T的收費標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支付。水電費發(fā)票應(yīng)及時取得，并按照財務(wù)報銷流程進(jìn)行報銷。各門店應(yīng)定期對水電費使用情況進(jìn)行分析，采取有效措施降低水電費支出。6.營銷推廣費用營銷推廣費用包括廣告宣傳費、促銷活動費、市場調(diào)研費等，應(yīng)按照公司年度營銷計劃進(jìn)行預(yù)算安排。營銷推廣活動的策劃和執(zhí)行應(yīng)遵循公司的品牌定位和市場策略，確保活動效果和投入產(chǎn)出比。營銷推廣費用報銷時，應(yīng)提供相關(guān)的活動方案、合同協(xié)議、發(fā)票等資料，經(jīng)審批后按照財務(wù)制度進(jìn)行報銷。管理費用1.辦公費用辦公費用包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品、通訊費等，應(yīng)按照公司辦公費用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制和管理。辦公用品和辦公設(shè)備的采購應(yīng)通過公司指定的采購渠道進(jìn)行，采購金額較大的應(yīng)通過招標(biāo)等方式進(jìn)行。辦公費用報銷時，應(yīng)提供購買清單、發(fā)票等資料，經(jīng)審批后按照財務(wù)制度進(jìn)行報銷。各部門應(yīng)定期對辦公費用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公費用支出。2.差旅費員工因工作需要出差的，應(yīng)提前填寫出差申請單，經(jīng)審批后按照公司差旅費標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷。差旅費包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。出差期間發(fā)生的其他費用，如會議費、培訓(xùn)費等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報銷。差旅費報銷時，應(yīng)提供出差審批單、機票、車票、住宿發(fā)票等資料，經(jīng)審批后按照財務(wù)制度進(jìn)行報銷。3.業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制，遵循必要、合理、節(jié)儉的原則。業(yè)務(wù)招待活動應(yīng)提前填寫業(yè)務(wù)招待申請單，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。業(yè)務(wù)招待費報銷時，應(yīng)提供業(yè)務(wù)招待申請單、發(fā)票、消費清單等資料，說明招待對象、事由、人數(shù)等情況。報銷金額應(yīng)與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)招待活動相符，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)報銷。4.車輛費用公司車輛的購置、維修、保養(yǎng)、保險等費用由總部統(tǒng)一管理。車輛使用部門應(yīng)合理安排車輛使用，降低車輛使用成本。車輛燃油費、過路費、停車費等按照實際發(fā)生情況進(jìn)行報銷，報銷時應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票和使用記錄。車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行。維修費用報銷時，應(yīng)提供維修清單、發(fā)票等資料。5.培訓(xùn)費公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和員工培訓(xùn)計劃安排培訓(xùn)活動，培訓(xùn)費用應(yīng)按照預(yù)算進(jìn)行控制。培訓(xùn)費用包括培訓(xùn)課程費用、教材費用、講師費用、差旅費等，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，并按照財務(wù)報銷流程進(jìn)行報銷。員工參加外部培訓(xùn)的，需提前填寫培訓(xùn)申請單，經(jīng)審批后參加培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)提交培訓(xùn)總結(jié)報告，并按照公司規(guī)定報銷培訓(xùn)費用。財務(wù)費用1.利息支出公司因借款等產(chǎn)生的利息支出，應(yīng)按照借款合同約定的利率和還款方式進(jìn)行支付。利息支出應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，并按照財務(wù)制度進(jìn)行核算和報銷。2.手續(xù)費公司在辦理銀行業(yè)務(wù)、支付結(jié)算等過程中發(fā)生的手續(xù)費，應(yīng)按照實際發(fā)生金額進(jìn)行報銷。手續(xù)費報銷時，應(yīng)提供銀行手續(xù)費回單等相關(guān)憑證。費用預(yù)算管理預(yù)算編制1.每年第四季度，各部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，編制下一年度本部門的費用預(yù)算草案，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對各部門提交的費用預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司整體資金狀況和財務(wù)目標(biāo)，編制公司年度費用預(yù)算方案。3.公司年度費用預(yù)算方案經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，報董事會審批。預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的費用預(yù)算執(zhí)行，確保費用支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.財務(wù)部門應(yīng)建立費用預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對各部門費用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因?qū)е沦M用預(yù)算調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請和審批。預(yù)算考核1.公司建立費用預(yù)算考核制度，對各部門費用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括費用預(yù)算完成率、費用控制率、費用效益比等，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。3.費用預(yù)算考核結(jié)果與部門績效掛鉤，對費用預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對未完成預(yù)算目標(biāo)或費用控制不力的部門進(jìn)行相應(yīng)的處罰。費用報銷流程報銷申請1.費用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時填寫費用報銷單，并詳細(xì)注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息。2.報銷單應(yīng)附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、審批文件等原始憑證，確保憑證的真實性、合法性和完整性。3.經(jīng)辦人對報銷內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)，并在報銷單上簽字確認(rèn)。部門審核1.經(jīng)辦人所在部門負(fù)責(zé)人對報銷事項的真實性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核費用支出是否符合本部門業(yè)務(wù)需要、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批手續(xù)是否齊全等。財務(wù)審核1.財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，檢查發(fā)票是否真實有效、報銷金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、審批流程是否完整等。2.財務(wù)審核人員有權(quán)要求經(jīng)辦人補充或更正相關(guān)資料，對不符合報銷規(guī)定的費用有權(quán)拒絕報銷。審批1.根據(jù)費用金額大小和性質(zhì)，按照公司審批權(quán)限規(guī)定進(jìn)行審批。費用金額較小的，由部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)審核人員審批后即可報銷。費用金額較大的，需經(jīng)總經(jīng)理或其他授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核報銷事項，簽署審批意見，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。報銷支付1.經(jīng)審批通過的報銷申請，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和資金支付流程進(jìn)行報銷支付。2.報銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等，具體支付方式根據(jù)實際情況確定。3.財務(wù)部門應(yīng)及時記錄費用報銷情況，定期進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。費用審批權(quán)限日常費用審批權(quán)限1.單次費用支出在[X]元以下的：由部門負(fù)責(zé)人審批，財務(wù)審核人員審核后報銷。2.單次費用支出在[X]元（含）至[X]元之間的：由部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)審核人員審核后，報分管副總經(jīng)理審批報銷。3.單次費用支出在[X]元（含）以上的：由部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)審核人員審核后，報總經(jīng)理審批報銷。重大費用審批權(quán)限1.涉及金額較大的固定資產(chǎn)購置、重大營銷活動費用、對外投資等：由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門審核、分管副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理辦公會審議，董事會審批。2.預(yù)算外費用支出：無論金額大小，均需報總經(jīng)理辦公會審議，董事會審批。費用控制措施建立費用預(yù)警機制1.財務(wù)部門根據(jù)費用預(yù)算和實際執(zhí)行情況，設(shè)定費用預(yù)警指標(biāo)，如費用預(yù)算執(zhí)行率達(dá)到[X]%時發(fā)出預(yù)警信號。2.當(dāng)費用出現(xiàn)預(yù)警時，財務(wù)部門及時向相關(guān)部門通報情況，提醒各部門關(guān)注費用支出，采取有效措施控制費用增長。加強費用分析與監(jiān)控1.財務(wù)部門定期對費用支出情況進(jìn)行分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，找出費用支出的變動原因和趨勢。2.針對費用分析中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出改進(jìn)措施和建議，為公司決策提供依據(jù)。3.加強對費用支出的日常監(jiān)控，對異常費用支出進(jìn)行重點關(guān)注和調(diào)查，防止不合理費用的發(fā)生。強化內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對費用支出情況進(jìn)行審計檢查，重點審查費用支出的合規(guī)性、真實性、合理性。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。費用報銷規(guī)范發(fā)票要求1.所有費用報銷必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、金額、商品或服務(wù)名稱、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)開具，不得開具過期發(fā)票或虛假發(fā)票。發(fā)票如有涂改、刮擦等情況，應(yīng)重新開具。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性，包括納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，否則不得作為報銷憑證。報銷憑證粘貼1.報銷憑證應(yīng)按照類別和時間順序整齊粘貼在報銷單后面，便于審核和查閱。2.粘貼時應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，確保憑證粘貼牢固且不影響票面信息。3.發(fā)票等憑證的粘貼應(yīng)避免重疊、遮蓋，以便財務(wù)人員能夠清晰地查看憑證內(nèi)容。報銷時間規(guī)定1.費用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，原則上應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。2.對于出差等特殊情況，報銷時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長，但最長不得超過出差歸來后的[X]個工作日。罰則違規(guī)處罰1.對于違反本制度規(guī)定的費用支出行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對虛假報銷、超標(biāo)準(zhǔn)報銷、未經(jīng)審批擅自支出等違規(guī)行為，責(zé)令退回違規(guī)報銷的費用，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、降職、辭退等處分。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。責(zé)任追究1.建立費用管理責(zé)任追究制度