軟件資產登記管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司軟件資產的管理，規范軟件資產的登記、使用、維護、處置等行為，確保軟件資產的安全、完整和有效利用，提高公司信息化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及軟件資產的部門和個人，包括但不限于辦公軟件、業務系統軟件、開發工具軟件等各類軟件資產。（三）軟件資產定義本制度所指軟件資產包括公司購買的具有版權的商業軟件、自主開發的軟件、通過開源協議獲取并合法使用的軟件以及從第三方獲得授權使用的軟件等。（四）管理原則1.統一管理原則公司對軟件資產實行統一規劃、統一采購、統一配置、統一維護、統一處置的管理方式，確保軟件資產的規范使用和有效控制。2.分級負責原則根據軟件資產的重要性和使用范圍，實行分級管理。公司總部負責統籌管理全公司的軟件資產，各部門負責本部門軟件資產的日常管理和使用。3.合規使用原則所有軟件資產的使用必須符合國家法律法規和軟件授權協議的規定，不得擅自復制、傳播、修改或用于非法目的。4.安全保密原則軟件資產的管理應注重安全保密，防止軟件資產的泄露、損壞或丟失，確保公司信息安全。二、管理職責（一）公司管理層職責1.審批軟件資產登記管理制度及相關政策，確保制度符合公司整體戰略和業務需求。2.審批重大軟件資產的采購、處置等決策，協調各部門之間的軟件資產使用和管理工作。（二）人事部門職責1.將軟件資產管理納入員工績效考核體系，對違反軟件資產管理制度的行為進行相應考核。2.負責新員工入職時軟件資產使用權限的授予和離職時軟件資產的回收確認工作。（三）財務部門職責1.負責軟件資產采購預算的編制、審核和執行監督，確保資金使用合理合規。2.負責軟件資產采購費用的核算、報銷以及資產價值的評估等財務管理工作。（四）信息技術部門職責1.負責制定軟件資產登記管理的技術規范和操作流程，提供技術支持和培訓。2.負責軟件資產的登記、清查、盤點等日常管理工作，建立軟件資產數據庫，及時更新軟件資產信息。3.負責軟件資產的安裝、配置、維護、升級等技術工作，保障軟件資產的正常運行。4.負責監控軟件資產的使用情況，及時發現并處理異常使用行為。（五）使用部門職責1.負責本部門軟件資產的日常使用和保管，指定專人負責軟件資產的管理工作。2.配合信息技術部門進行軟件資產的清查、盤點等工作，及時反饋軟件資產使用過程中出現的問題。3.按照公司軟件資產管理制度的要求，合理使用軟件資產，不得擅自轉讓、出借或挪作他用。三、軟件資產登記（一）登記范圍1.新購買的各類軟件，包括正版軟件和試用版軟件。2.自主開發完成并投入使用的軟件。3.通過開源協議獲取并安裝使用的軟件。4.從第三方獲得授權使用的軟件。（二）登記內容1.軟件名稱、版本號、購買日期或開發完成日期。2.軟件來源，如購買渠道、自主開發項目名稱、開源協議名稱、第三方授權協議等。3.軟件的功能描述、適用范圍。4.軟件的授權方式（如永久授權、限時授權、并發用戶數等）及授權期限。5.軟件的購買價格或開發成本。6.軟件的安裝位置（包括服務器名稱、IP地址、客戶端設備等）。7.軟件的使用部門和使用人。（三）登記流程1.對于新購買的軟件，采購部門在采購完成后，應及時將軟件的相關信息提供給信息技術部門。信息技術部門負責按照登記內容要求進行詳細登記，并在軟件資產數據庫中錄入相關信息。2.自主開發的軟件，開發部門在軟件完成開發并通過測試后，填寫軟件資產登記表，連同軟件相關文檔一并提交給信息技術部門。信息技術部門審核后進行登記。3.通過開源協議獲取的軟件，使用部門在安裝使用前，應將開源協議及軟件相關信息告知信息技術部門，由信息技術部門進行登記。4.從第三方獲得授權使用的軟件，使用部門在獲得授權后，將授權協議及軟件相關信息提交給信息技術部門，信息技術部門負責登記。（四）登記標識信息技術部門對已登記的軟件資產應進行標識管理。對于安裝在服務器上的軟件，可通過在服務器系統中設置特定的標識信息進行標注；對于客戶端軟件，可通過在軟件界面或安裝目錄中添加標識文件等方式進行標記。標識信息應包含軟件資產編號、軟件名稱、版本號等關鍵信息，以便于識別和管理。四、軟件資產使用（一）使用權限管理1.信息技術部門根據軟件資產的性質、使用范圍和安全要求，為不同的使用部門和人員分配相應的軟件使用權限。使用權限應明確規定軟件的功能使用范圍、訪問級別、數據操作權限等。2.員工因工作需要使用超出其默認權限范圍的軟件功能時，應向所在部門提出申請，部門負責人審核后報信息技術部門審批。信息技術部門根據實際情況進行權限調整，并記錄相關審批過程。3.對于涉及公司核心業務或敏感信息的軟件資產，應實行嚴格的權限控制，采用分級授權、多人審核等方式，確保軟件資產的安全使用。（二）使用規范1.員工應按照軟件的使用說明書和操作指南正確使用軟件資產，不得擅自更改軟件的配置參數、程序代碼或進行其他未經授權的操作。2.嚴禁將公司購買的正版軟件用于非公司業務目的，不得擅自將軟件轉讓、出借、出租給其他單位或個人使用。3.在使用軟件過程中，如發現軟件存在故障或問題，應及時向信息技術部門報告，不得自行處理，以免造成數據丟失或系統損壞。4.對于試用版軟件，應在試用期限內使用，試用期滿后如需繼續使用，應按照公司相關規定進行購買或申請延期試用。（三）數據安全1.員工在使用軟件資產處理公司數據時，應嚴格遵守公司的數據安全管理制度，確保數據的保密性、完整性和可用性。2.對涉及公司機密數據的軟件，應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數據泄露。3.定期對軟件中的重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并按照公司數據備份管理規定進行保管。五、軟件資產維護（一）維護計劃制定信息技術部門應根據軟件資產的使用情況、技術支持需求和供應商提供的維護建議，制定年度軟件資產維護計劃。維護計劃應包括軟件的升級計劃、故障排除計劃、安全檢查計劃等內容。（二）升級管理1.對于需要進行升級的軟件資產，信息技術部門應在升級前進行充分的測試和評估，確保升級后的軟件能夠正常運行，且不會對公司現有業務系統造成影響。2.在升級過程中，信息技術部門應做好數據備份和系統監控工作，及時處理升級過程中出現的問題。升級完成后，應對升級效果進行驗證，并記錄升級過程和結果。3.對于因軟件升級導致員工使用權限或操作流程發生變化的情況，信息技術部門應及時通知相關使用部門和人員，并提供相應的培訓和指導。（三）故障排除1.當軟件資產出現故障時，使用部門應及時向信息技術部門報告故障現象和相關情況。信息技術部門應根據故障報告迅速進行故障診斷和排除工作。2.對于一般性故障，信息技術部門應在規定的時間內解決；對于較為復雜的故障，應組織技術人員進行會診，制定解決方案，并及時向相關部門和人員通報故障處理進度。3.故障排除后，信息技術部門應填寫故障處理記錄，詳細記錄故障發生的時間、現象、原因、處理過程和結果等信息，以便于后續查詢和分析。（四）安全維護1.信息技術部門應定期對軟件資產進行安全檢查，包括漏洞掃描、病毒查殺、訪問控制檢查等，及時發現并修復軟件安全隱患。2.根據軟件供應商發布的安全補丁和安全建議，及時對軟件資產進行更新和配置調整，確保軟件系統的安全性。3.加強對軟件資產運行環境的安全管理，包括服務器安全、網絡安全、數據存儲安全等方面的管理，防止外部攻擊和內部違規操作導致軟件資產安全事故。六、軟件資產清查與盤點（一）清查周期1.信息技術部門應每年至少組織一次全面的軟件資產清查工作，對公司所有軟件資產進行逐一核對和清查，確保軟件資產信息的準確性和完整性。2.在軟件資產發生重大變動（如采購、處置、升級、遷移等）后，應及時進行專項清查，核實變動情況及相關信息。（二）清查內容1.核對軟件資產登記信息與實際使用情況是否一致，包括軟件名稱、版本號、安裝位置、使用部門、使用人等信息。2.檢查軟件資產的授權情況，確保軟件的使用符合授權協議要求，無超授權使用或未經授權使用的情況。3.清查軟件資產的運行狀態，是否存在閑置、損壞或無法正常使用的軟件資產。4.核實軟件資產的存儲介質和備份情況，確保數據的安全性和可恢復性。（三）盤點方法1.信息技術部門通過軟件資產數據庫與實際安裝使用的軟件進行比對，對服務器和客戶端設備上的軟件進行逐一清查。2.對于使用部門，采用自查和抽查相結合的方式，由使用部門負責人組織本部門人員對軟件資產進行自查，并填寫軟件資產清查表。信息技術部門對各部門的清查情況進行抽查核實。3.在清查過程中，可借助專業的資產管理工具或軟件，提高清查效率和準確性。（四）盤點結果處理1.清查盤點結束后，信息技術部門應編制軟件資產清查報告，詳細記錄清查盤點的結果，包括清查時間、范圍、方法、發現的問題及處理建議等。2.對于清查中發現的軟件資產信息不準確、授權不規范、資產閑置或損壞等問題，信息技術部門應及時進行整改。整改措施包括更新軟件資產數據庫信息、重新辦理授權手續、處置閑置或損壞的軟件資產等。3.將軟件資產清查結果納入公司資產管理制度的考核范圍，對清查工作認真負責、成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對清查工作不力、存在問題較多的部門進行通報批評，并責令限期整改。七、軟件資產處置（一）處置情形1.軟件資產已超過使用期限且不再需要使用的。2.軟件資產因技術更新、業務調整等原因不再適用，且無法轉讓或繼續使用的。3.軟件資產出現嚴重故障且無法修復，已影響公司正常業務運行的。4.軟件資產的授權協議到期且未續簽，無法繼續合法使用的。（二）處置流程1.使用部門提出軟件資產處置申請，填寫軟件資產處置申請表，說明處置原因、軟件資產的基本情況等信息，并提交給信息技術部門。2.信息技術部門對處置申請進行技術鑒定和審核，確認軟件資產是否符合處置條件，并評估其剩余價值。對于涉及重要數據或知識產權的軟件資產，還應進行數據清理和知識產權歸屬確認等工作。3.財務部門根據信息技術部門的審核意見，對軟件資產的賬面價值進行核算，并確定處置方式（如報廢、轉讓、捐贈等）。對于需要進行資產評估的軟件資產，按照公司相關規定進行評估。4.經公司管理層審批同意后，信息技術部門負責按照審批意見進行軟件資產的處置操作。對于報廢的軟件資產，應進行徹底的數據清除和物理銷毀，防止數據泄露；對于轉讓或捐贈的軟件資產，應辦理相關手續，確保資產的合法轉移。5.處置完成后，信息技術部門應及時更新軟件資產數據庫信息，將處置的軟件資產從數據庫中刪除，并記錄處置過程和結果。（三）處置收入管理1.對于軟件資產轉讓取得的收入，財務部門應按照公司財務管理制度進行核算和管理，確保收入及時足額入賬。2.處置收入應優先用于軟件資產的更新和升級，或按照公司相關規定進行其他合理安排。八、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對軟件資產登記管理制度的執行情況進行審計監督，檢查軟件資產的登記、使用、維護、處置等環節是否符合規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查信息技術部門應加強對軟件資產使用情況的日常檢查，定期抽查各部門軟件資產的使用記錄、授權情況、維護情況等，及時發現和糾正違規行為。（三）違規處