規范公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.高效利用原則：充分發揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，指導和監督各部門的檔案工作。4.開發利用檔案信息資源，為公司領導決策和各部門工作提供服務。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和管理。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合管理部移交。2.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規范本部門檔案的日常管理。4.積極利用檔案資料，為部門工作提供支持，并向綜合管理部反饋檔案利用需求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料。2.公司各類會議文件、記錄、紀要等。3.公司各項業務活動中產生的合同、協議、訂單、報表等。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關材料。5.公司財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。6.公司技術檔案，涵蓋研發項目文檔、技術圖紙、工藝文件等。7.公司市場營銷檔案，如市場調研報告、客戶資料、營銷活動記錄等。8.公司行政管理檔案，包括辦公用品采購記錄、辦公設備維護記錄、車輛使用記錄等。9.公司對外宣傳材料，如宣傳冊、海報、新聞稿件等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據等相關信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業有關檔案整理的標準和規范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將收集到的檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、技術管理類、市場營銷類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。3.裝訂：對紙質檔案進行整理裝訂，去除金屬物，確保整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目或特殊事件形成的檔案，應在項目結束或事件處理完畢后[規定時間]內及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、日期等信息。3.將檔案及移交清單一并送交綜合管理部檔案管理人員。4.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、公司年度財務報告等。3.長期保管的檔案期限為[x]年，如重要合同、項目文件等。4.短期保管的檔案期限為[x]年，如一般性文件、報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，并建立相應的索引目錄。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的介質上，定期進行數據維護和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經公司主管領導批準方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批。3.審批通過后，查閱人持申請表到綜合管理部辦理查閱手續。4.綜合管理部檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。5.查閱人應在規定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和綜合管理部負責人批準后，方可借閱。2.涉及公司機密的檔案，需經公司主管領導批準方可借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等信息。2.將申請表依次提交所在部門負責人和綜合管理部負責人審批。3.審批通過后，借閱人持申請表到綜合管理部辦理借閱手續，領取檔案。4.借閱人應在規定的期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發生上述情況，應及時報告綜合管理部，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各相關部門負責人為成員。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價值的檔案，經鑒定小組研究后，可提前銷毀。（三）鑒定程序1.綜合管理部檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行初步篩選，列出清單。2.將清單提交檔案鑒定小組進行審核。3.鑒定小組根據鑒定標準，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用數據擦除或物理銷毀等方式進行處理。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。銷毀記錄應長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現公司檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理系統1.建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統應與公司其他業務系統進行有效集成，實現信息共享。（三）電子檔案管理1.對電子文件應按照檔案管理的要求進行分類、編號、存儲等管理。2.確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，定期進行數據備份和維護。3.制定電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案的泄露和損壞。八、監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部定期對各部門的檔案工作進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見。2.對違反檔案管理制度的行為，責令限期改正，并視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核機制1.將檔案管理工作納入公司績