食品公司印章管理制度?總則目的為加強公司印章管理，維護公司利益，特制定本制度。本制度旨在規范公司各類印章的刻制、使用、保管及廢止等流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保障公司各項業務的正常開展。適用范圍本制度適用于[食品公司名稱]及其下屬各部門、分公司、子公司。公司所有印章的管理均需遵循本制度的規定。印章分類1.公司公章：公司公章是公司對外行使權力的象征，用于以公司名義簽署各類合同、協議、文件、報表等重要法律文書，代表公司承擔相應的法律責任。2.法定代表人章：法定代表人章主要用于特定的財務、稅務等業務場景，如支票蓋章、銀行開戶預留印鑒等，代表公司法定代表人行使相應職權。3.財務專用章：財務專用章專門用于公司財務核算、資金收付等財務活動，如開具發票、收據、辦理銀行結算等，是公司財務管理的重要工具。4.合同專用章：合同專用章用于公司簽訂各類經濟合同、業務協議等，明確公司在合同中的權利和義務，保障合同的法律效力。5.部門章：部門章由公司各部門根據工作需要自行申請刻制，僅用于本部門內部的文件、通知、報表等資料的蓋章確認，不得對外使用。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍、刻制材質等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門對申請進行審核，重點審核印章的必要性、使用范圍是否符合公司規定等。審核通過后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政部門負責聯系具有合法資質的印章制作單位進行印章刻制。印章備案印章刻制完成后，行政部門應及時將印章的樣式、材質、使用范圍等信息進行備案，并將備案情況記錄在《印章管理臺賬》中。同時，按照公安機關的相關規定，辦理印章備案手續，確保印章的合法性。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應在《印章啟用申請表》上注明啟用日期，并通知相關部門和人員。2.印章啟用后，原相關印章同時廢止。行政部門應及時將廢止印章的信息更新至《印章管理臺賬》，并妥善保管廢止印章，以備后續查驗。印章的使用使用原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規和公司相關規定，不得用于違法違規或損害公司利益的行為。2.審批原則：印章使用前必須經過嚴格的審批流程，未經批準，任何部門和個人不得擅自使用印章。3.登記原則：印章使用過程中應進行詳細登記，記錄印章使用的日期、內容、申請人、批準人等信息，以備查詢和追溯。4.專人專管原則：各類印章應指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印章的安全。使用流程1.填寫用印申請單：申請人需填寫《用印申請單》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、使用部門、申請人等信息，并在申請單上簽字確認。2.部門負責人審批：申請人所在部門負責人對用印事項進行審核，確認用印內容符合部門工作要求和公司規定后，在《用印申請單》上簽字審批。3.相關領導審批：根據用印事項的重要程度和涉及金額大小，按照公司審批權限規定，提交相關領導進行審批。審批通過后，領導在《用印申請單》上簽字確認。4.印章保管人用?。河≌卤９苋嗽谑盏浇泴徟摹队糜∩暾垎巍泛?，對用印文件進行核對，確保用印內容與申請單一致。核對無誤后，在用印文件上加蓋相應印章，并在《用印申請單》上記錄用印日期、蓋章位置等信息。5.用印登記：印章保管人應及時將用印情況登記在《印章使用登記簿》上，詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印內容、申請人、批準人等信息，以備查詢和追溯。特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急情況需要使用印章，但無法按照正常審批流程進行時，申請人應電話請示相關領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續。補辦審批手續時，申請人應提交書面說明，詳細闡述緊急情況的原因、用印事項及后續處理措施等。2.異地用?。阂驑I務需要在異地使用印章時，申請人應提前將用印文件郵寄至印章保管人處，按照正常用印流程進行審批和用印。印章保管人在用印后，應及時將用印文件郵寄回申請人或相關部門。印章的保管保管職責1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章由行政部門指定專人負責保管；部門章由各部門指定專人負責保管。2.印章保管人應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。3.印章保管人不得擅自將印章轉借他人使用，不得在未經批準的情況下攜帶印章外出。如因工作需要攜帶印章外出，必須經過公司領導批準，并辦理相關手續。保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章的清晰、完好。如發現印章有損壞、變形等情況，應及時報告行政部門，并按照規定進行更換。3.印章保管人應嚴格遵守保密制度，不得泄露印章的使用情況和相關信息。印章的廢止廢止原因1.公司名稱變更、機構調整、業務范圍變化等原因導致印章不再使用。2.印章損壞、遺失或被盜等原因無法繼續使用。3.因法律法規、政策調整或公司內部管理規定變化，印章已不符合使用要求。廢止流程1.印章使用部門或保管人發現印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止的原因，并提交至行政部門。2.行政部門對申請進行審核，確認印章廢止的必要性和原因后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政部門負責將廢止印章進行封存，并在《印章管理臺賬》中注明廢止日期和原因。4.對于需要銷毀的印章，行政部門應按照公司相關規定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監銷人等信息，以備查詢和追溯。監督與檢查監督機制1.公司設立印章管理監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應制定詳細的檢查計劃和標準，對印章的刻制、使用、保管、廢止等環節進行全面檢查，確保印章管理工作符合公司規定和法律法規要求。檢查內容1.印章管理制度的執行情況，包括用印審批流程、登記制度、保管要求等是否落實到位。2.印章使用的合法性和合規性，是否存在未經批準擅自使用印章、超范圍使用印章等情況。3.印章保管的安全性，印章存放是否符合要求，保管人員是否嚴格履行職責。4.印章廢止手續是否齊全，廢止印章是否按照規定進行封存或銷毀。問題處理1.監督小組在檢查過程中發現問題時，應及時向相關部門和人員發出整改通知，要求其限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。3.對印章管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，以激勵全體員工共同做好印章管理工作。附則