集團企業會議管理制度?（一）目的為規范集團企業會議管理，提高會議效率，確保會議質量，促進信息溝通與決策執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬企業召開的各類會議，包括但不限于董事會、監事會、總裁辦公會、部門例會、專題會議等。（三）會議管理原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會議召開前應明確會議主題、目的、議程等，確保參會人員做好充分準備。3.規范有序原則：會議組織、流程、記錄等應遵循統一規范，保證會議有序進行。4.責任落實原則：明確會議相關人員職責，確保會議決議得到有效落實和跟蹤。二、會議分類及職責分工（一）董事會會議1.定義：由集團董事會成員組成，對集團重大決策事項進行審議和決策的會議。2.職責分工董事會辦公室：負責會議籌備，包括會議通知、議程安排、文件準備、會議記錄等；跟蹤會議決議執行情況，定期向董事會匯報。董事長：主持會議，引導會議討論，對會議決策事項進行最終審定。董事：參與會議討論，發表意見，對決策事項進行表決。（二）監事會會議1.定義：由集團監事會成員組成，對集團財務、經營及內部控制等進行監督檢查的會議。2.職責分工監事會辦公室：承擔會議組織工作，如會議通知、資料整理、記錄等；督促相關部門落實監事會決議。監事會主席：主持會議，把控會議方向，對監督事項提出意見和建議。監事：履行監督職責，對會議議題進行審議，發表監督意見并表決。（三）總裁辦公會1.定義：由集團總裁及各副總裁等組成，研究集團日常經營管理重要事項的會議。2.職責分工總裁辦公室：負責會議策劃、通知、資料準備、紀要整理等工作；跟進會議決定事項的執行情況，及時反饋進展。總裁：召集和主持會議，對提交會議討論的事項進行決策和部署。副總裁：參與討論，提供專業意見和建議，協助總裁決策。（四）部門例會1.定義：各部門定期召開的內部會議，用于總結工作、部署任務、溝通協調等。2.職責分工部門負責人：確定會議主題、議程，主持會議，對部門工作進行總結和安排。部門員工：匯報工作進展、存在問題及解決方案，參與討論部門工作安排。（五）專題會議1.定義：針對特定問題或事項召開的專門會議，如項目推進會、問題研討會等。2.職責分工發起部門：提出會議需求，明確會議主題、目的、參會人員等，負責會議組織籌備工作。參會人員：按照會議要求準備相關資料，積極參與討論，提出意見和建議。三、會議組織與籌備（一）會議計劃1.年度會議計劃：集團總部及各下屬企業應于每年年底前制定下一年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內容等。2.臨時會議計劃：因工作需要臨時召開的會議，由相關部門或負責人提前填寫《臨時會議申請表》，說明會議原因、時間、地點、參會人員等，經審批后納入會議計劃管理。（二）會議通知1.提前通知：會議組織部門應提前將會議通知發送給參會人員，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等。2.通知方式：根據會議性質和參會人員范圍，可采用郵件、短信、OA系統等方式發送通知。重要會議應電話確認參會人員是否收到通知。（三）會議資料準備1.資料內容：根據會議主題和議程，準備相關的文件、報告、數據等資料，確保參會人員提前了解會議內容，做好發言準備。2.資料發放：會議資料應在會議召開前發放給參會人員，如有需要可安排專人現場發放。（四）會議場地安排1.場地選擇：根據會議規模、性質等因素選擇合適的會議場地，確保場地設施齊全、環境舒適、交通便利。2.場地布置：根據會議主題和風格進行場地布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀安裝、資料擺放等，營造良好的會議氛圍。（五）會議設備調試1.設備檢查：會議前對音響、投影儀、麥克風等設備進行全面檢查，確保設備正常運行。2.技術支持：安排專業技術人員現場提供技術支持，及時解決設備故障等問題。四、會議流程（一）會議簽到1.簽到方式：參會人員應在會議開始前到達會議現場，在簽到表上簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。2.遲到處理：對于遲到的參會人員，會議組織者應進行記錄，并根據會議情況決定是否允許其進入會議。（二）會議開場1.主持人開場：會議主持人介紹會議主題、目的、議程，宣布會議開始。2.介紹參會人員：主持人簡要介紹參會人員，包括姓名、部門、職務等，以便參會人員相互了解。（三）會議發言1.按議程發言：參會人員按照會議議程依次發言，闡述觀點、匯報工作、提出建議等。發言應簡潔明了、重點突出。2.自由討論：對于需要討論的議題，主持人應引導參會人員進行充分討論，鼓勵不同意見和觀點的碰撞，確保討論全面、深入。（四）會議決策1.決策方式：根據會議性質和議題內容，可采用表決、協商一致等方式進行決策。決策結果應明確記錄在會議紀要中。2.決策記錄：會議組織者應詳細記錄決策過程和結果，包括決策事項、決策依據、表決情況等，確保決策過程可追溯。（五）會議總結1.主持人總結：會議結束前，主持人對會議進行總結，梳理會議討論內容和決策結果，強調重點和要求。2.會議收尾：主持人宣布會議結束，參會人員有序離開會議現場。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄人員安排：根據會議性質和規模，安排專人負責會議記錄。記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.記錄內容：會議記錄應準確、完整地記錄會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、討論情況、決策結果等。3.記錄方式：可采用手工記錄或電子記錄方式，記錄過程中應保持專注，避免遺漏重要信息。（二）會議紀要1.紀要撰寫：會議結束后，會議組織者應及時撰寫會議紀要。紀要內容應精煉、準確地概括會議主要內容和決策結果，突出重點和關鍵信息。2.審核審批：會議紀要初稿完成后，應提交會議主持人或相關領導審核審批。審核通過后的會議紀要應及時發送給參會人員和相關部門。3.紀要存檔：會議紀要應按照檔案管理規定進行存檔，以便日后查閱和參考。六、會議決議執行與跟蹤（一）決議傳達1.及時傳達：會議結束后，會議組織者應及時將會議決議傳達給相關部門和人員，確保決議內容知曉。2.傳達方式：可采用會議紀要、郵件、OA系統等方式進行傳達，重要決議可組織專門的傳達會議。（二）執行責任明確1.責任分解：根據會議決議內容，明確責任部門和責任人，確保每項決議都有具體的執行主體。2.執行計劃制定：責任部門應制定詳細的執行計劃，明確執行步驟、時間節點、預期目標等，并報上級領導審核。（三）跟蹤與監督1.定期跟蹤：會議組織者或相關監督部門應定期對會議決議執行情況進行跟蹤，了解執行進度，及時發現問題。2.溝通協調：對于執行過程中出現的問題，責任部門應及時與相關部門溝通協調，共同研究解決方案，確保決議順利執行。3.監督考核：建立會議決議執行監督考核機制，對執行不力的部門和責任人進行問責，將執行情況納入績效考核體系。七、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.按時參會：參會人員應按照會議通知要求，提前安排好工作，準時參加會議。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假。2.遵守秩序：參會人員在會議期間應遵守會議秩序，將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話等，確保會議正常進行。3.積極發言：參會人員應認真準備，積極參與會議討論，發表真實、客觀、有建設性的意見和建議。4.保守機密：參會人員應對會議討論的機密事項嚴格保密，不得泄露給無關人員。（二）會議組織者紀律1.精心籌備：會議組織者應認真做好會議籌備工作，確保會議各項準備工作落實到位。2.組織協調：會議組織者應負責會議期間的組織協調工作，及時解決會議中出現的問題，保證會議順利進行。3.記錄準確：會議組