民宿公司采購管理制度?總則1.目的為加強民宿公司采購管理，規范采購流程，降低采購成本，確保采購物資的質量和及時性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于民宿公司所有采購活動，包括但不限于客房用品、餐飲食材、家具設備、辦公用品等各類物資的采購。3.采購原則按需采購原則：根據民宿運營實際需求進行采購，避免盲目采購造成庫存積壓。質量優先原則：確保所采購物資符合質量標準，滿足民宿經營和客人需求。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判，爭取最優價格。陽光采購原則：采購過程公開、透明，接受監督，防止腐敗行為。采購組織與職責1.采購部門負責制定采購計劃，尋找合格供應商，進行采購談判和合同簽訂。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期評估供應商，建立供應商檔案。2.需求部門提出物資采購需求，明確規格、數量、質量等要求。參與采購過程中的驗收工作，對采購物資的適用性負責。3.財務部門審核采購預算，監督采購資金的使用。負責采購款項的支付和賬務處理。4.質量控制部門（如有）制定采購物資的質量檢驗標準和流程。對采購物資進行抽檢或驗收，確保質量合格。采購流程1.采購申請需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、需求日期等信息。將《采購申請表》提交給部門負責人審核，審核通過后交采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步評估，核實庫存情況。根據采購金額大小，按照公司審批權限進行審批。金額較小的采購由采購部門負責人審批；金額較大的采購需報公司高層領導審批。3.供應商選擇與評估采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資質審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證等。邀請至少三家供應商進行報價，根據報價、質量、信譽等因素進行綜合評估，選擇合適的供應商。建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、合作歷史、評估結果等。4.采購合同簽訂與選定的供應商協商采購合同條款，明確物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等內容。采購合同經法務部門審核后，由采購部門與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。5.采購訂單下達采購部門根據采購合同，制作《采購訂單》，發送給供應商。《采購訂單》應包含合同主要條款，確保供應商準確理解采購要求。6.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單執行情況，與供應商保持溝通，了解物資生產進度和發貨情況。如發現供應商可能無法按時交貨，及時與供應商協商解決，并采取相應措施確保民宿運營不受影響。7.到貨驗收物資到貨前，采購部門通知需求部門和質量控制部門（如有）做好驗收準備。驗收人員按照質量檢驗標準對采購物資進行數量、質量驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部門負責與供應商協商退換貨事宜。8.采購付款財務部門根據采購合同和驗收報告，審核采購款項。審核通過后，按照合同約定的付款方式支付采購款項。采購預算管理1.預算編制采購部門會同財務部門及其他相關部門，根據民宿年度經營計劃和實際需求，編制年度采購預算。采購預算應明確各類物資的采購金額、采購時間等。2.預算執行采購部門嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購成本。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批。3.預算監控財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現偏差并提出改進措施。供應商管理1.供應商開發采購部門根據民宿業務需求，主動尋找新的供應商，拓寬采購渠道。對新供應商進行全面評估，確保其具備提供合格物資的能力。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、服務水平、信譽等。采購部門根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。3.供應商激勵與淘汰對優秀供應商給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優先付款等。對待改進供應商提出改進要求，限期整改；對不合格供應商予以淘汰，不再與其合作。4.供應商關系維護采購部門與供應商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現的問題。定期組織供應商會議，加強雙方合作與交流。采購風險管理1.風險識別采購部門和相關人員識別采購過程中可能面臨的風險，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規風險等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。3.風險應對根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。如選擇多家供應商，降低供應商違約風險；加強質量檢驗，降低質量風險；簽訂價格調整條款，應對價格波動風險等。采購文檔管理1.采購申請文件保存《采購申請表》及相關審批文件。2.采購合同文件包括采購合同正本、副本及補充協議等。3.采購訂單文件記錄采購訂單的下達、執行情況等。4.驗收文件驗收報告、檢驗記錄等。5.付款文件付款申請、發票、付款憑證等。6.供應商文件供應商檔案、評估報告、合作記錄等。采購文檔應妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的合規性、采購成本的合理性等。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.采購考核建立采購人員考核制度，考核指標包