會議預決算管理制度?總則目的為加強公司會議管理，規范會議預決算流程，提高會議資源利用效率，確保會議順利召開并有效控制成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、股東大會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓會議等。基本原則1.預算先行原則：所有會議需提前編制預算，經審批后嚴格執行。2.合理控制原則：根據會議規模、內容、時長等合理安排預算，避免浪費。3.透明公開原則：預決算信息應及時公開，接受相關部門和人員監督。4.權責明確原則：明確各部門在會議預決算管理中的職責，確保流程順暢。會議預算管理預算編制主體1.主辦部門：負責發起會議的部門為會議預算編制的主體，應指定專人負責具體編制工作。2.協辦部門：如有協辦部門，協辦部門需配合主辦部門提供相關預算信息，并對涉及本部門的費用預算進行審核。預算編制依據1.會議計劃：明確會議的主題、時間、地點、參會人員、議程安排等。2.過往經驗：參考以往類似會議的費用支出情況，結合本次會議的特點進行調整。3.市場行情：了解當前會議場地租賃、餐飲服務、交通安排、設備租賃等市場價格。預算內容1.場地租賃費用：包括會議室、活動場地等的租賃費用，根據場地大小、使用時長等計算。2.餐飲費用：涵蓋會議期間的茶歇、午餐、晚餐等餐飲支出，按照參會人數和餐飲標準估算。3.交通費用：若涉及接送參會人員、租賃車輛等交通安排，計算相應的交通費用。4.設備租賃費用：如投影儀、音響設備、視頻會議設備等的租賃費用。5.資料印刷費用：包括會議資料、宣傳冊、文件打印等費用。6.專家費用：如有邀請外部專家參會或授課，需預算專家的咨詢費、講課費等。7.其他費用：如會議禮品、辦公用品、臨時工作人員費用等雜項支出。預算編制流程1.主辦部門預算初稿編制：主辦部門根據會議計劃和上述預算編制依據，在會議召開前[x]個工作日內完成預算初稿的編制，并提交至財務部門。2.財務部門審核：財務部門收到預算初稿后，對各項費用的合理性、準確性進行審核，提出修改意見，反饋給主辦部門。3.主辦部門修改完善：主辦部門根據財務部門的審核意見，對預算進行修改完善，再次提交財務部門審核。4.審批：經財務部門審核通過的預算，按照公司審批流程提交相關領導審批。審批通過后的預算作為會議費用控制的依據。會議決算管理決算編制主體會議結束后，主辦部門負責編制會議決算報告。決算編制內容1.實際支出明細：詳細列出會議各項費用的實際發生金額，包括場地租賃、餐飲、交通、設備租賃、資料印刷、專家費用、其他費用等。2.與預算對比分析：將實際支出與預算進行對比，分析差異原因，說明超支或節約的情況。3.費用報銷憑證：附上所有費用報銷的原始憑證，如發票、合同、清單等，作為決算的支撐材料。決算編制流程1.主辦部門收集整理資料：會議結束后，主辦部門及時收集會議期間各項費用的報銷憑證等資料，進行整理匯總。2.編制決算報告初稿：主辦部門根據收集整理的資料，在會議結束后[x]個工作日內編制決算報告初稿，并提交至財務部門。3.財務部門審核：財務部門對決算報告初稿進行審核，核實各項費用的真實性、準確性，檢查與預算的差異情況及原因分析是否合理。4.主辦部門修改完善：主辦部門根據財務部門的審核意見，對決算報告進行修改完善，再次提交財務部門審核。5.最終決算報告形成：經財務部門審核通過的決算報告，作為會議費用的最終結算依據，并在公司內部進行存檔。會議費用審批管理審批流程1.預算審批主辦部門提交會議預算初稿至財務部門審核。財務部門審核通過后，按照公司審批權限提交相關領導審批。審批流程如下：會議預算金額在[x]元以下的，由部門負責人審批。會議預算金額在[x]元至[x]元之間的，由分管領導審批。會議預算金額在[x]元以上的，由總經理審批。2.費用報銷審批會議結束后，主辦部門提交會議決算報告及費用報銷憑證至財務部門。財務部門對費用報銷憑證進行審核，審核通過后按照以下審批流程進行報銷：單次報銷金額在[x]元以下的，由部門負責人審批。單次報銷金額在[x]元至[x]元之間的，由分管領導審批。單次報銷金額在[x]元以上的，由總經理審批。審批要點1.預算審批要點審核預算的合理性，確保各項費用與會議規模、內容相匹配。檢查預算編制依據是否充分，市場價格參考是否準確。關注預算審批流程是否符合公司規定的權限要求。2.費用報銷審批要點核實費用報銷憑證的真實性、合法性，發票是否合規、手續是否齊全。檢查實際支出是否與預算相符，超支部分是否有合理的審批說明。確認費用報銷的審批流程是否完整，簽字是否齊全。會議預決算監督與檢查內部審計監督公司內部審計部門定期對會議預決算情況進行審計檢查，重點審查以下內容：1.預算編制的準確性、合理性以及審批流程的合規性。2.決算報告的真實性、完整性，實際支出與預算的差異分析及處理情況。3.費用報銷憑證的合法性、有效性，是否存在違規報銷行為。財務監督財務部門負責日常的會議預決算管理工作，對會議費用的支出進行實時監控，發現問題及時提醒主辦部門整改。同時，定期對會議預決算數據進行統計分析，為公司決策提供參考。違規處理對于在會議預決算管理中存在違規行為的部門或個人，根據公司相關規定進行嚴肅處理，包括但不限于責令整改、追回違規資金、扣減績效分數、給予紀律處分等。會議預決算信息公開公開內容1.定期在公司內部公告欄或辦公系統上公開會議預決算的總體情況，包括各類會議的預算金額、實際支出金額、預決算差異等。2.對于重大會議的預決算情況，可單獨發布詳細報告，供公司員工查閱。公開頻率1.月度公開：每月初公開上月會議預決算的匯總情況。2.重大會議專