資料存檔流程管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司資料存檔管理，確保公司各類資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、使用和長期保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等的存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責存檔工作，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：按照資料的類別、性質、來源等進行分類，便于查找和管理。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及公司機密的資料要嚴格保密。4.方便利用原則：在保證資料安全保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，為公司各項工作提供便捷的資料查詢服務。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀要等。2.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。3.財務資料類：財務報表、賬目憑證、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等。5.技術資料類：產品研發(fā)資料、技術方案、工藝文件、圖紙等。6.市場資料類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。7.客戶資料類：客戶信息、客戶往來記錄、售后服務資料等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如榮譽證書、資質證明等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用"部門代碼+年份+流水號"的格式。2.部門代碼由兩位大寫字母表示，具體如下：行政部：AD人力資源部：HR財務部：FN銷售部：SL采購部：PR技術部：TE市場部：MK客服部：CS其他部門：OT3.年份采用四位數字表示，如2023年表示為"2023"。4.流水號為三位數字，從001開始依次編號。5.例如，行政部2023年第5份文件的編號為：AD2023005。三、資料收集（一）收集責任1.各部門負責本部門資料的收集工作，指定專人負責資料的整理和移交。2.涉及多個部門的資料，由主辦部門負責牽頭收集，并協(xié)調相關部門提供資料。（二）收集范圍1.日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄像等。2.對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內部會議、培訓、活動等產生的資料。4.公司獲得的各類榮譽證書、資質證明等。5.其他與公司經營管理相關的資料。（三）收集時間1.定期收集：各部門應在每月末或每季度末將本部門當月或當季度形成的資料進行整理收集，并移交至檔案管理部門。2.即時收集：對于重要文件、緊急資料等，應在形成后及時收集并移交。（四）收集要求1.資料應完整、準確、清晰，確保內容真實可靠。2.電子文件應采用通用格式保存，并確保文件的可讀性和可編輯性。3.紙質文件應字跡清晰、紙張完好，如有破損、褪色等情況應及時修復或更換。4.資料應按照分類要求進行整理，同一類資料應按照時間順序或重要程度進行排列。四、資料整理（一）整理責任檔案管理部門負責對收集到的資料進行統(tǒng)一整理。（二）整理內容1.核對資料的完整性和準確性，對缺失或錯誤的信息及時與相關部門溝通補充或更正。2.按照資料分類和編號規(guī)則進行分類編號，確保每份資料都有唯一的編號。3.去除資料中的無關信息，如重復頁、空白頁、附件中的無關內容等，對資料進行精簡和優(yōu)化。4.對紙質文件進行裝訂、編頁，確保文件整齊、牢固；對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。（三）整理方法1.紙質文件整理：拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件大小、厚度進行分類，將同類文件放在一起。對文件進行排序，可按照時間順序、重要程度等進行排列。在文件左上角或右上角加蓋編號章，注明資料編號。編寫文件目錄，目錄內容應包括資料編號、文件名、日期、頁數等。將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明資料類別、編號范圍、保管期限等信息。2.電子文件整理：按照資料分類建立文件夾，文件夾名稱應與資料類別一致。在每個文件夾下按照資料編號建立子文件夾，子文件夾名稱為資料編號。將電子文件按照編號順序存入相應的子文件夾中，并在文件名中注明資料編號、文件名、日期等信息。建立電子文件索引目錄，索引目錄應包括資料編號、文件名、存儲路徑、日期等信息，并以電子表格形式保存。五、資料存檔（一）存檔責任檔案管理部門負責資料的存檔工作。（二）存檔方式1.紙質檔案：將整理好的紙質文件存入檔案柜或檔案庫房，按照資料類別和編號順序排列存放。2.電子檔案：將電子文件存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（三）存檔期限1.永久保存：涉及公司核心機密、重要歷史資料、法律文件等資料，應永久保存。2.長期保存：保存期限為10年以上的資料，如公司發(fā)展規(guī)劃、重大項目資料等。3.中期保存：保存期限為510年的資料，如年度財務報表、重要合同等。4.短期保存：保存期限為15年的資料，如一般性文件、臨時通知等。（四）存檔要求1.檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應設置權限管理，只有經過授權的人員才能訪問和操作。3.建立檔案庫存檔清單，記錄檔案的類別、編號、名稱、數量、存檔日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。六、資料查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的資料，需經公司分管領導審批后，方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司資料，應提前向公司提出書面申請，經公司總經理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，提交部門負責人審批。2.部門負責人根據查閱人工作需要進行審批，如同意查閱，簽字并注明審批意見。3.查閱人持《資料查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據申請表提供相應的資料，并做好查閱記錄。4.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得將資料帶出指定區(qū)域。如需復印或摘錄資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對資料無誤后，在《資料查閱申請表》上注明歸還日期。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的資料，需經公司分管領導審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。（四）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，提交部門負責人審批。2.部門負責人根據借閱人工作需要進行審批，如同意借閱，簽字并注明審批意見。3.借閱人持《資料借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據申請表提供相應的資料，并與借閱人簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。4.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如需復印或摘錄資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還資料。如不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理人員在借閱人歸還資料時，應認真核對資料的完整性和準確性，如發(fā)現資料有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。七、資料保管與維護（一）保管責任檔案管理部門負責資料的保管工作，指定專人負責檔案庫房的日常管理。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，相對濕度控制在[x]%[x]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾、吸塵器等。（三）維護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況，如發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。2.對電子檔案進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。同時，定期對電子檔案進行病毒查殺和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。3.對檔案庫房的設施設備進行定期檢查和維護，確保設施設備的正常運行。如發(fā)現設施設備有故障或損壞，應及時聯系專業(yè)人員進行維修或更換。4.根據檔案的保管期限和實際情況，定期對檔案進行鑒定和清理，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。八、資料銷毀（一）銷毀審批1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.涉及公司機密的資料，需經公司總經理審批后，方可銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據審批意見，組織專人對擬銷毀的檔案進行清點核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。2.采用適當的方式對檔案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信