會計檔案戶管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分子公司、辦事處等會計檔案的管理。3.定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內容1.會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的整理1.會計憑證的整理每月末，會計人員應將當月的記賬憑證及所附原始憑證進行分類整理。原始憑證應按照經濟業務發生的先后順序排列，粘貼整齊，并在粘貼單上注明憑證種類、張數、金額等信息。記賬憑證應按照編號順序排列，檢查憑證內容是否完整、準確，附件是否齊全。將整理好的記賬憑證和原始憑證裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理年度終了，會計人員應將各類會計賬簿打印成冊，包括總賬、明細賬、日記賬等。賬簿應按照科目順序排列，在賬簿首頁貼上"賬簿啟用表"，注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名等信息，并加蓋單位公章。對于活頁式賬簿，應去除空白頁，并將賬頁連續編號，加具封面，裝訂成冊。在賬簿裝訂后，應在封面上注明賬簿名稱、年度、月份、冊數、起訖頁數等信息，并由裝訂人員簽名或蓋章。3.財務會計報告的整理年度終了，會計人員應將年度財務會計報告按照規定的格式和內容進行整理，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。財務會計報告應加蓋單位公章，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。將整理好的財務會計報告裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息，并由裝訂人員簽名或蓋章。4.其他會計資料的整理其他會計資料應按照類別進行整理，如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等應分別裝訂成冊。在資料裝訂后，應在封面上注明資料名稱、年度、月份、冊數等信息，并由整理人員簽名或蓋章。四、會計檔案的歸檔1.歸檔時間會計憑證應在月度終了后[x]日內裝訂成冊，并及時歸檔。會計賬簿應在年度終了后[x]日內打印成冊，并歸檔。財務會計報告應在年度終了后[x]日內整理歸檔。其他會計資料應在形成后及時整理歸檔。2.歸檔要求歸檔的會計檔案應齊全、完整，分類清楚，編號連續。歸檔的會計檔案應使用統一的檔案盒或檔案袋進行包裝，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。會計檔案應按照規定的保管期限進行分類存放，便于查找和利用。五、會計檔案的保管1.保管期限會計憑證保管期限為[x]年。會計賬簿保管期限為[x]年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管[x]年。財務會計報告保管期限為年度財務會計報告永久保管，月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為[x]年。其他會計資料保管期限為[x]年。2.保管地點公司應設立專門的會計檔案保管庫，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保會計檔案的安全。會計檔案保管庫應指定專人負責管理，嚴格限制無關人員進入。3.保管要求會計檔案應妥善保管，防止損壞、丟失、變質等情況發生。定期對會計檔案進行檢查和盤點，如發現問題應及時采取措施進行處理。對于電子會計檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等，同時做好防磁、防火、防潮、防蟲等工作。六、會計檔案的查閱與借閱1.查閱程序本公司人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。財務部門負責人根據申請內容進行審核，批準后安排專人陪同查閱，并在查閱過程中進行監督。查閱人員應在規定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案帶出保管庫。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。查閱完畢后，查閱人員應將會計檔案歸還保管人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱程序外單位人員因工作需要借閱本公司會計檔案時，應持有單位介紹信，填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經本公司財務部門負責人審核，報公司分管領導審批。經批準后，由財務部門專人負責提供借閱，并與借閱人員簽訂《會計檔案借閱協議書》，明確雙方的權利和義務。借閱人員應按照協議約定的時間歸還會計檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱期間，借閱人員應妥善保管會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內容。如因特殊情況需要復制會計檔案，應經本公司財務部門負責人批準，并在指定地點進行復制。借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發現問題應及時向借閱人員查詢。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷毀的外，可以按照規定程序銷毀。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。2.銷毀程序由財務部門會同檔案管理部門對保管期滿的會計檔案進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。《會計檔案銷毀清冊》經公司財務部門負責人、檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導審批。公司應指定專人負責監銷。銷毀會計檔案時，監銷人員應按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對，并在銷毀現場進行監督。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告公司分管領導。八、會計檔案的信息化管理1.電子會計檔案的形成公司應按照國家有關規定，使用符合標準的會計軟件進行會計核算，并確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全。電子會計檔案應從會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算系統中直接導出，并按照本制度的要求進行整理、歸檔。電子會計檔案的格式應符合國家有關標準和規定，如PDF、xLS等，確保能夠長期保存和查閱。2.電子會計檔案的存儲公司應建立電子會計檔案存儲制度，定期對電子會計檔案進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等。電子會計檔案應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并設置相應的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問。存儲電子會計檔案的服務器或存儲設備應具備防火、防潮、防蟲、防磁等功能，確保電子會計檔案的安全。3.電子會計檔案的查閱與借閱本公司人員因工作需要查閱電子會計檔案時，應通過公司內部的會計核算系統或檔案管理系統進行查閱，并按照系統規定的操作流程進行操作。外單位人員因工作需要借閱電子會計檔案時，應按照本制度規定的借閱程序進行申請，經批準后，由財務部門通過系統提供借閱，并設置相應的查閱權限和期限。查閱和借閱電子會計檔案時，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露電子會計檔案的內容。4.電子會計檔案的銷毀電子會計檔案的銷毀應按照本制度規定的銷毀程序進行，確保電子會計檔案的徹底銷毀。在銷毀電子會計檔案前，應進行數據備份，并將備份數據存儲在安全的地方，以備后續查閱。電子會計檔案銷毀后，應在系統中進行相應的記錄，確保系統數據與實際情況一致。九、監督與檢查1.公司財務部門負責對本公司及所屬各分子公司、辦事處等會計檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保會計檔案管理工作符合本制度的要求。2.檢查內容包