酒店正版軟件管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范酒店正版軟件的使用與管理，保障酒店信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，避免因使用盜版軟件引發(fā)的法律風險和安全隱患，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內所有部門及員工在工作中涉及軟件使用的相關行為。3.定義正版軟件：指經(jīng)過軟件著作權人合法授權，具備完整合法版權的計算機軟件。二、正版軟件采購管理1.采購流程需求評估各部門根據(jù)工作實際需求，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明所需軟件的名稱、版本、功能要求、預計使用人數(shù)等信息。信息技術部門對申請表進行審核，評估軟件與酒店現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容性，以及是否存在更合適的替代方案。選型與供應商選擇根據(jù)需求評估結果，信息技術部門會同相關部門進行軟件選型。收集市場上同類軟件產(chǎn)品的信息，包括功能特點、價格、售后服務等。對潛在供應商進行調查與評估，優(yōu)先選擇具有良好信譽、技術實力強、售后服務完善的供應商。采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確軟件的價格、授權方式、交付時間、售后服務條款等內容。雙方達成一致后，簽訂正式的軟件采購合同，合同中應明確軟件的版權歸屬、使用范圍、違約責任等重要條款。采購執(zhí)行與驗收采購部門按照合同要求執(zhí)行采購任務，確保軟件按時交付。軟件交付后，信息技術部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括軟件的功能完整性、版本正確性、介質完整性等。驗收合格后，填寫《軟件驗收報告》。2.采購記錄與存檔采購部門負責保存軟件采購過程中的所有文件和記錄，包括采購申請表、選型報告、采購合同、驗收報告等。這些記錄應按照酒店檔案管理規(guī)定進行妥善存檔，以便日后查詢和審計。三、正版軟件使用管理1.安裝與部署安裝規(guī)范信息技術部門負責正版軟件的統(tǒng)一安裝與部署，確保安裝過程符合軟件使用許可協(xié)議的要求。在安裝軟件前，應備份相關數(shù)據(jù)，防止安裝過程中數(shù)據(jù)丟失。安裝完成后，對軟件進行初始配置，確保其能夠正常運行。使用授權管理信息技術部門根據(jù)軟件采購合同，為每個用戶分配相應的軟件使用授權，并記錄授權信息。用戶應妥善保管自己的軟件使用授權信息，不得擅自將授權轉讓給他人使用。2.使用限制與合規(guī)要求禁止盜版軟件使用酒店內所有部門及員工嚴禁使用未經(jīng)授權的盜版軟件，包括從互聯(lián)網(wǎng)上下載的免費軟件、破解版軟件等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照酒店相關規(guī)定進行嚴肅處理。遵循軟件使用許可協(xié)議用戶在使用正版軟件過程中，必須嚴格遵循軟件使用許可協(xié)議的規(guī)定。不得超出許可范圍使用軟件，如不得擅自復制、分發(fā)、修改軟件等。特殊軟件使用管理對于一些涉及酒店管理核心業(yè)務的關鍵軟件，如酒店管理系統(tǒng)、財務軟件等，應設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能使用。同時，應定期對這些軟件的數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.軟件升級與更新升級計劃制定信息技術部門應根據(jù)軟件供應商提供的升級信息和酒店業(yè)務發(fā)展需求，制定軟件升級計劃。升級計劃應包括升級時間、升級內容、升級風險評估等內容。升級測試與準備在進行軟件升級前，信息技術部門應組織相關人員進行升級測試，確保升級后的軟件能夠正常運行，且不會對酒店現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)造成影響。同時，應備份重要數(shù)據(jù)，做好升級失敗的回滾準備。升級實施與跟進按照升級計劃進行軟件升級實施，升級過程中應密切關注系統(tǒng)運行情況，及時處理出現(xiàn)的問題。升級完成后，對升級效果進行評估，確保軟件功能正常，數(shù)據(jù)準確無誤。四、正版軟件維護與支持管理1.維護責任劃分供應商維護對于由軟件供應商提供維護服務的正版軟件，信息技術部門應及時與供應商溝通，按照合同要求獲取維護支持。供應商應定期對軟件進行檢查、更新補丁、修復漏洞等維護工作。酒店內部維護對于一些酒店自行維護的正版軟件，信息技術部門應安排專人負責軟件的日常維護工作。維護人員應熟悉軟件的技術架構和功能，能夠及時處理軟件運行過程中出現(xiàn)的故障和問題。2.故障處理流程故障報告用戶在使用正版軟件過程中發(fā)現(xiàn)故障或問題時，應及時向信息技術部門報告。報告內容應包括故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、影響范圍等信息。故障診斷與排查信息技術部門接到故障報告后，應立即組織技術人員對故障進行診斷與排查。通過查看系統(tǒng)日志、進行測試等方式，確定故障原因。故障修復根據(jù)故障診斷結果，技術人員采取相應的措施進行故障修復。在修復過程中，應注意備份相關數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。修復完成后，對故障處理情況進行記錄。故障跟蹤與反饋信息技術部門應對故障處理情況進行跟蹤，確保故障得到徹底解決。同時，應將故障處理結果反饋給報告故障的用戶，了解用戶對處理結果的滿意度。3.技術支持獲取內部技術支持酒店信息技術部門應建立完善的技術支持團隊，為員工提供正版軟件使用方面的技術支持。技術支持團隊應定期對員工進行軟件使用培訓，提高員工的技術水平和操作能力。外部技術支持當酒店內部技術支持團隊無法解決軟件使用過程中出現(xiàn)的問題時，信息技術部門應及時聯(lián)系軟件供應商或專業(yè)技術服務機構，獲取外部技術支持。在獲取外部技術支持時，應向對方提供詳細的故障信息和相關數(shù)據(jù)，以便對方能夠快速準確地解決問題。五、正版軟件資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記與盤點資產(chǎn)登記信息技術部門負責對酒店內所有正版軟件進行資產(chǎn)登記，建立軟件資產(chǎn)臺賬。臺賬內容應包括軟件名稱、版本、購買時間、購買金額、使用部門、授權情況等信息。資產(chǎn)盤點定期對正版軟件資產(chǎn)進行盤點，確保軟件資產(chǎn)的實際數(shù)量與臺賬記錄一致。盤點過程中如發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)存在丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。2.資產(chǎn)變更管理變更申請當軟件資產(chǎn)發(fā)生變更時，如軟件版本升級、使用部門調整、授權期限變更等，相關部門應填寫《軟件資產(chǎn)變更申請表》，說明變更原因和變更內容。變更審批信息技術部門對變更申請表進行審核，審核通過后報相關領導審批。審批通過后，信息技術部門根據(jù)變更內容對軟件資產(chǎn)臺賬進行更新。3.資產(chǎn)報廢管理報廢申請對于已不再使用或無法正常運行的正版軟件，使用部門應填寫《軟件資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因。報廢鑒定與審批信息技術部門對報廢申請進行鑒定，確認軟件確實無法繼續(xù)使用后，報相關領導審批。審批通過后，按照酒店資產(chǎn)報廢管理規(guī)定進行處理。六、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督酒店內部審計部門定期對正版軟件的采購、使用、維護、資產(chǎn)管理等情況進行審計監(jiān)督。檢查軟件采購是否符合規(guī)定流程，使用是否合規(guī)，資產(chǎn)登記與盤點是否準確等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.定期自查自糾信息技術部門每月對酒店正版軟件的使用情況進行自查自糾，檢查是否存在使用盜版軟件、超授權范圍使用軟件等違規(guī)行為。對于自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況報告給酒店管理層。3.違規(guī)處理對于違反本制度使用盜版軟件或存在其他違規(guī)行為的部門及員工，酒店將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。同時，對于因違規(guī)行為給酒店造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。七、培訓與教育1.軟件使用培訓信息技術部門定期組織員工進行正版軟件使用培訓，培訓內容包括軟件的功能介紹、操作方法、使用注意事項等。通過培訓，提高員工的軟件使用技能和合規(guī)意識，確保員工能夠正確、合法地使用正版軟件。2.版權意識教育開展版權意識教育活動，向員工宣傳使用正版軟件的重要性和盜版軟件的危害