公司對接函管理制度?一、總則（一）目的為規范公司對接函的管理，確保公司內外部溝通的順暢、準確、高效，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部合作伙伴、客戶、政府機構等之間往來對接函的管理。（三）對接函定義對接函是指公司在日常運營過程中，用于部門之間、公司與外部機構之間傳遞信息、溝通事項、協調工作、確認合作意向及相關事宜等的正式書面文件。二、對接函分類（一）內部對接函1.工作溝通函：用于公司內部各部門之間就日常工作進展、問題反饋、協作需求等進行溝通交流。2.工作安排函：上級部門向下級部門傳達工作任務、工作要求、工作目標及時間節點等工作安排。3.請示匯報函：下級部門向上級部門就重要事項、重大問題、資金申請、人事變動等進行請示或匯報。（二）外部對接函1.合作意向函：向潛在合作伙伴發送的表達合作意愿、介紹合作項目或業務范圍、初步合作設想等內容的函件。2.業務洽談函：在與合作伙伴進行業務洽談過程中，就合作細節、條款、價格、服務內容等進行溝通協商的函件。3.合同確認函：對已達成的合作合同主要條款進行再次確認，確保雙方理解一致、無歧義，作為合同簽訂依據的函件。4.客戶溝通函：與客戶就產品或服務的使用情況、滿意度調查、售后服務、產品改進等進行溝通的函件。5.政府機構對接函：與政府相關部門就政策咨詢、項目申報、審批手續、監管要求等進行溝通的函件。三、對接函格式與內容要求（一）格式要求1.頁面設置：統一采用A4紙，頁邊距上下左右各2.5厘米。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文用四號宋體，行間距為1.5倍行距。3.編號：內部對接函編號格式為"部門簡稱+年份+序號"，如"行政[2023]01號"；外部對接函編號格式為"年份+序號+對接對象簡稱"，如"202301客戶A"。編號應連續，便于管理和查詢。4.頁眉頁腳：頁眉可設置公司名稱或標識，頁腳注明頁碼。（二）內容要求1.準確概括對接函的主題，應簡潔明了，能直接反映函件的核心內容。2.主送單位/部門：明確對接函的接收對象，書寫全稱，確保準確無誤。3.正文：開頭：簡要說明發函的背景、目的或緣由。主體：詳細闡述溝通、協商、請示、匯報等具體內容，應條理清晰、邏輯連貫、語言準確。涉及事項較多時，可分點列項進行說明。結尾：根據函件性質，明確提出希望對方給予的回復要求或期望達成的結果，如"請貴部門在[具體日期]前給予答復""望雙方盡快確認合作細節并簽訂合同"等。常用結束語有"特此函達""敬請函復""順祝商祺"等。4.附件：如有相關文件、資料、圖表等作為對接函的補充說明，應在正文后注明附件名稱及數量，并按順序編號，隨函一并發送。5.落款：注明發函部門名稱及發函日期，并加蓋部門公章（外部對接函還需加蓋公司公章）。四、對接函起草與審核（一）起草1.對接函由相關業務部門或人員負責起草。起草人應深入了解函件所涉及的事項，收集充分的信息，確保函件內容真實、準確、完整。2.起草對接函時應遵循公司的政策、制度、流程及相關法律法規，語言表達要規范、得體、禮貌。（二）審核1.內部對接函審核：一般工作溝通函、工作安排函由部門負責人審核，確保函件內容符合部門工作要求和整體工作安排。請示匯報函需經部門負責人審核后，報上級領導審批。上級領導應從公司整體利益出發，對函件內容進行全面審查，提出修改意見或批準執行。2.外部對接函審核：合作意向函、業務洽談函、合同確認函等重要外部對接函，由業務部門起草后，先經部門負責人初審，再提交法務部門審核法律合規性，最后報公司分管領導審批。客戶溝通函由業務部門負責人審核，確保對客戶問題的回復準確、恰當，維護公司良好形象。政府機構對接函需根據具體內容，經相關業務部門、法務部門及公司高層領導審核把關，確保符合政策要求和公司利益。五、對接函發送與接收（一）發送1.對接函起草并審核通過后，由專人負責發送。發送方式可根據實際情況選擇紙質郵寄、電子郵件、公司內部辦公系統推送等。2.采用紙質郵寄方式時，應選擇可靠的快遞公司，并留存快遞底單作為發送憑證。3.通過電子郵件發送對接函時，郵件主題應明確為對接函標題及編號，正文應包含函件全文，附件應齊全。同時，在郵件正文中簡要說明發函目的和希望對方關注的重點內容，并提醒對方及時查收。發送后，應通過電話或其他方式確認對方是否收到郵件。4.利用公司內部辦公系統推送對接函時，應按照系統操作流程準確填寫相關信息，確保函件能及時、準確地送達接收部門或人員。推送后，應在系統中記錄發送時間和接收狀態。（二）接收1.各部門或人員應指定專人負責對接函的接收工作，確保對接函能及時、準確地送達相關負責人手中。2.接收對接函時，應認真核對函件的編號、主送單位/部門、內容等信息，檢查函件是否完整，附件是否齊全。如發現問題，應及時與發函方聯系溝通。3.對于紙質對接函，接收人應在收到函件后及時在收文登記簿上登記，注明收文日期、發函單位、函件主題、編號等信息，并簽字確認。4.對于電子郵件形式的對接函，接收人應及時查收，并按照公司規定進行打印存檔或在電子文檔中做好標記和分類存儲。5.通過公司內部辦公系統接收的對接函，接收人應定期登錄系統查看，及時處理，并在系統中記錄接收時間和處理情況。六、對接函跟蹤與反饋（一）跟蹤1.發函部門應對發出的對接函進行跟蹤，了解對方是否收到函件以及對方的處理進度。2.對于重要對接函或需要對方盡快回復的函件，發函部門可在適當時間通過電話、郵件等方式與對方溝通，詢問函件的接收情況和處理進展。（二）反饋1.接收對接函的部門或人員應及時對函件進行處理，并按照發函方的要求給予反饋。反饋方式應與發函方式一致，確保信息傳遞的準確性和及時性。2.對于需要回復的對接函，回復時間應嚴格按照發函方要求執行。如有特殊情況無法按時回復，應提前與發函方溝通說明原因，并確定新的回復時間。3.回復對接函時，應針對發函方提出的問題和要求進行逐一答復，內容應明確、具體、有針對性。回復函的格式和內容要求與對接函相同，應加蓋部門公章（外部對接函還需加蓋公司公章）。七、對接函存檔與保管（一）存檔1.對接函辦理完畢后，相關部門應按照公司檔案管理規定進行存檔。2.內部對接函由各部門自行整理歸檔，按照年度、類別、編號順序排列，建立電子和紙質檔案。電子檔案應進行分類存儲，并定期進行備份，確保數據安全。3.外部對接函由公司行政部門統一整理歸檔，按照對接對象、年份、類別、編號順序排列，建立電子和紙質檔案。紙質檔案應裝訂成冊，便于查閱和保管。（二）保管1.對接函檔案應妥善保管，存放地點應安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.對接函檔案的保管期限應按照公司檔案管理規定執行。一般對接函保管期限為[x]年，重要對接函、合同相關對接函等保管期限為[x]年或長期保存。3.檔案管理人員應定期對對接函檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。如有檔案損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施進行處理。八、對接函保密管理（一）保密原則對接函涉及公司的商業秘密、業務信息、技術資料等重要內容，相關人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及的機密信息予以保密。（二）保密措施1.對接函起草、審核、發送、接收、跟蹤、反饋及存檔等過程中，涉及機密信息的人員應妥善保管函件，防止信息泄露。2.未經公司批準，嚴禁將對接函中的機密信息透露給公司以外的任何單位或個人。3.如需向公司內部其他部門或人員提供涉及機密信息的對接函，應按照公司內部信息傳遞的相關規定進行審批和操作，確保信息在可控范圍內流轉。4.對接函檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，對檔案查閱進行登記和審批，防止無關人員查閱機密對接函。九、對接函違規處理（一）違規情形1.對接函起草人故意隱瞞重要信息、提供虛假內容，導致函件內容失實，給公司造成損失的。2.對接函審核人未盡審核職責，對明顯錯誤或違規內容未發現并糾正，影響公司工作正常開展的。3.對接函發送人未按照規定的流程和方式發送函件，導致函件延誤、丟失或被錯誤接收，給公司造成不良影響或損失的。4.對接函接收人未及時處理函件、未按要求給予反饋，影響公司工作進度或導致溝通不暢的。5.違反對接函保密規定，擅自泄露函件機密信息，給公司造成重大損失的。（二）處理方式1.對于違反對接函管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、辭退