集團采購管理制度框架?總則目的本制度旨在規(guī)范集團采購行為，加強采購管理，降低采購成本，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，維護集團利益，特制定本制度框架。適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益性原則：追求采購成本最小化與采購效益最大化，確保采購活動對集團整體效益有積極貢獻。3.公開公平公正原則：采購過程應透明，對所有供應商一視同仁，通過公平競爭選擇優(yōu)質(zhì)供應商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的產(chǎn)品和服務。5.協(xié)同合作原則：采購部門應與其他部門密切協(xié)作，共同完成集團的采購任務。采購組織與職責采購決策機構(gòu)集團設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會成員包括集團高層領導、相關部門負責人等。其職責為審議采購戰(zhàn)略、重大采購項目計劃、采購預算等，對采購過程中的重大事項進行決策。采購管理部門集團總部設立采購管理中心，作為集團采購管理的職能部門。采購管理中心職責如下：1.制定和完善集團采購管理制度、流程和標準。2.編制年度采購計劃和預算，并監(jiān)督執(zhí)行。3.建立和維護供應商管理體系，包括供應商開發(fā)、評估、選擇、考核等。4.組織采購招標、談判、詢價等采購活動，確保采購過程合規(guī)、高效。5.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等管理工作。6.協(xié)調(diào)與其他部門在采購工作中的溝通與協(xié)作，處理采購相關的投訴和糾紛。7.對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和報告，為集團決策提供支持。需求部門各下屬子公司、分公司及集團內(nèi)部各部門為采購需求部門，負責提出采購需求，參與采購過程中的技術規(guī)格制定、供應商選擇、驗收等工作，并對采購結(jié)果負責。采購流程采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息。2.采購需求申請表需經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購管理部門。采購計劃制定1.采購管理部門收到采購需求申請表后，進行匯總分析。結(jié)合年度采購計劃和預算，對采購需求進行評估和分類。2.根據(jù)評估結(jié)果，制定具體的采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、責任人員等，并報采購決策機構(gòu)審批。供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等。對于符合基本條件的供應商，采購管理部門組織相關人員進行實地考察，評估其實際情況與提供信息的一致性。2.供應商評估與選擇采購管理部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格、合作態(tài)度等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應商等級檔案，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。在進行具體采購項目時，優(yōu)先從優(yōu)秀供應商中選擇。對于新的采購項目，采購管理部門根據(jù)采購需求和供應商情況，組織采購人員、需求部門代表等進行綜合評審，選擇合適的供應商。評審方式可包括招標、談判、詢價等。3.供應商考核采購管理部門建立供應商考核機制，定期對供應商的表現(xiàn)進行考核。考核結(jié)果與供應商的合作份額、價格調(diào)整、后續(xù)合作機會等掛鉤。對于考核不合格的供應商，采購管理部門及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應暫停或終止與其合作。采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點、金額大小、時間要求等因素，選擇合適的采購方式。常見采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于達到一定金額標準的采購項目，原則上應采用公開招標或邀請招標方式；對于金額較小、時間緊迫或來源單一的采購項目，可采用競爭性談判、單一來源采購或詢價采購方式。2.采購文件編制采購管理部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容。采購文件編制完成后，需經(jīng)采購管理部門負責人審核簽字，并報采購決策機構(gòu)審批。3.采購活動組織對于招標采購項目，采購管理部門發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。采購管理部門組織開標、評標會議，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標候選人。對于談判采購項目，采購管理部門與供應商進行談判，就采購價格、技術規(guī)格、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致后確定成交供應商。對于詢價采購項目，采購管理部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購管理部門根據(jù)報價情況，選擇價格合理、滿足需求的供應商作為成交供應商。4.采購合同簽訂采購管理部門與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)采購管理部門法務人員審核，確保合同合法合規(guī)。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。采購驗收1.采購物品或服務到貨前，采購管理部門通知需求部門做好驗收準備。2.需求部門組織相關人員按照采購合同和驗收標準對采購物品或服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購管理部門與供應商協(xié)商解決，包括退貨、換貨、補貨等處理方式。4.采購管理部門負責跟蹤采購物品或服務的驗收情況，確保供應商按照要求及時處理驗收問題。采購付款1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《采購付款申請表》，注明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息。2.《采購付款申請表》經(jīng)采購管理部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對采購付款申請表進行審核，核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關單據(jù)的一致性和真實性。審核無誤后，按照集團財務管理制度辦理付款手續(xù)。采購預算管理預算編制1.采購管理部門會同財務部門及其他相關部門，根據(jù)集團年度經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，編制年度采購預算。2.年度采購預算應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額等內(nèi)容，并按照采購項目的性質(zhì)和用途進行分類。3.采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業(yè)務發(fā)展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。預算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購管理部門嚴格按照年度采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對采購支出與預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預算執(zhí)行過程中的偏差。3.采購管理部門應定期向集團管理層匯報采購預算執(zhí)行情況，為集團決策提供依據(jù)。采購風險管理風險識別與評估1.采購管理部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，建立價格預警機制，合理安排采購時機，與供應商簽訂價格調(diào)整條款等，以降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商風險預警機制，定期評估供應商的經(jīng)營狀況和信用情況。對于重要供應商，可要求其提供擔保或采取其他風險防范措施。3.質(zhì)量風險應對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強采購過程中的質(zhì)量監(jiān)控，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，對驗收不合格的產(chǎn)品及時處理，確保采購物品或服務的質(zhì)量符合要求。4.合同風險應對：加強采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行、變更和終止等流程。合同簽訂前進行嚴格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛。5.法律風險應對：加強采購人員的法律意識培訓，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。在采購過程中，涉及重大法律問題時，及時咨詢集團法務部門，尋求專業(yè)法律意見。采購信息管理采購數(shù)據(jù)收集1.采購管理部門負責收集采購活動中的各類數(shù)據(jù)，包括采購需求、采購計劃、供應商信息、采購文件、采購合同、驗收單、付款記錄等。2.采購數(shù)據(jù)收集應及時、準確、完整，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。采購數(shù)據(jù)分析與利用1.采購管理部門定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格趨勢、供應商績效、采購成本構(gòu)成等。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動中的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在風險，為采購決策、采購計劃制定、供應商管理等提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購管理部門與需求部門、財務部門、供應商等相關方之間的信息共享。2.采購信息共享平臺應確保信息的安全和保密，規(guī)定不同用戶的訪問權(quán)限，防止信息泄露。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.集團內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購合同的履行情況等。2.審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，及時提出整改意見，要求采購管理部門和相關責任部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。考核機制1.建立采購工作考核機制，對采購