進(jìn)口原料追溯管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司進(jìn)口原料的管理，確保進(jìn)口原料的質(zhì)量安全，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)口原料從采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用到產(chǎn)品銷售全過(guò)程的有效追溯，保障消費(fèi)者權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及進(jìn)口原料采購(gòu)、使用及相關(guān)管理活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.全程追溯原則：對(duì)進(jìn)口原料的整個(gè)生命周期進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保能夠準(zhǔn)確追溯每一批次原料的來(lái)源、流向和使用情況。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改追溯數(shù)據(jù)。3.及時(shí)更新原則：隨著業(yè)務(wù)流程的推進(jìn)，及時(shí)更新追溯信息，保證信息的時(shí)效性。4.安全保密原則：追溯信息涉及公司商業(yè)機(jī)密和原料信息安全，應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原料供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和采購(gòu)合同的簽訂，確保供應(yīng)商具備合法資質(zhì)和良好信譽(yù)。2.收集、整理進(jìn)口原料的采購(gòu)信息，包括供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明等，并及時(shí)傳遞給質(zhì)量管理部門。3.跟蹤進(jìn)口原料的采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（二）質(zhì)量管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)口原料進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫，確保原料符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量要求。2.審核采購(gòu)部門提供的進(jìn)口原料相關(guān)信息，建立進(jìn)口原料質(zhì)量檔案，記錄原料的檢驗(yàn)結(jié)果、質(zhì)量狀況等。3.參與進(jìn)口原料追溯系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，確保追溯信息與質(zhì)量管理工作緊密結(jié)合，能夠準(zhǔn)確反映原料質(zhì)量情況。（三）物流部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原料的運(yùn)輸安排，確保運(yùn)輸過(guò)程中的安全和質(zhì)量，防止原料受到污染、損壞等。2.記錄進(jìn)口原料的運(yùn)輸信息，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸工具、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線等，并及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和質(zhì)量管理部門。3.協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)口原料的到貨驗(yàn)收工作，提供運(yùn)輸過(guò)程中的相關(guān)證明文件。（四）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原料的存儲(chǔ)管理，按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求存放原料，確保原料質(zhì)量穩(wěn)定。2.建立進(jìn)口原料庫(kù)存臺(tái)賬，記錄原料的出入庫(kù)情況，包括批次、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息，并定期與采購(gòu)部門、質(zhì)量管理部門進(jìn)行核對(duì)。3.配合相關(guān)部門進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)工作，保證庫(kù)存數(shù)量與追溯系統(tǒng)記錄一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存差異問(wèn)題。（五）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理領(lǐng)用進(jìn)口原料，確保原料的使用符合生產(chǎn)工藝要求。2.在生產(chǎn)過(guò)程中，詳細(xì)記錄進(jìn)口原料的使用情況，包括批次、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)設(shè)備等信息，并及時(shí)反饋給質(zhì)量管理部門。3.配合質(zhì)量管理部門進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量追溯工作，提供生產(chǎn)過(guò)程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（六）銷售部門1.負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品銷售信息，包括銷售訂單、客戶信息、產(chǎn)品流向等，并及時(shí)傳遞給質(zhì)量管理部門。2.協(xié)助質(zhì)量管理部門進(jìn)行產(chǎn)品追溯工作，根據(jù)客戶需求提供相關(guān)產(chǎn)品信息，配合解決產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。（七）信息管理部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)進(jìn)口原料追溯系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)各部門需求，優(yōu)化追溯系統(tǒng)功能，保證追溯信息的準(zhǔn)確錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.對(duì)追溯系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的恢復(fù)和維護(hù)工作。三、進(jìn)口原料采購(gòu)追溯管理（一）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的進(jìn)口原料供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)文件。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中，作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。（二）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)明確進(jìn)口原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收方法等條款。2.在合同中應(yīng)約定供應(yīng)商提供的追溯文件內(nèi)容和格式，包括原料的原產(chǎn)地證明、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、提單、裝箱單等，確保能夠準(zhǔn)確追溯原料的來(lái)源和質(zhì)量信息。（三）采購(gòu)信息收集與傳遞1.采購(gòu)部門在簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)收集進(jìn)口原料的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商名稱、采購(gòu)訂單號(hào)、原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、采購(gòu)日期、預(yù)計(jì)到貨日期等，并錄入公司內(nèi)部管理系統(tǒng)。2.將進(jìn)口原料的報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明、提單、裝箱單等文件掃描件或電子文檔整理后，傳遞給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門應(yīng)在收到后2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果反饋給采購(gòu)部門。（四）采購(gòu)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)定期跟蹤進(jìn)口原料的采購(gòu)進(jìn)度，及時(shí)掌握原料的運(yùn)輸情況和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.對(duì)于因不可抗力等原因?qū)е虏少?gòu)進(jìn)度延誤的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代原料等，減少對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。四、進(jìn)口原料運(yùn)輸追溯管理（一）運(yùn)輸方式選擇1.根據(jù)進(jìn)口原料的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸時(shí)間等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，確保原料在運(yùn)輸過(guò)程中的安全和質(zhì)量。2.對(duì)于易腐、易燃、易爆、有毒等特殊性質(zhì)的進(jìn)口原料，應(yīng)選擇具備相應(yīng)運(yùn)輸資質(zhì)和條件的運(yùn)輸企業(yè)進(jìn)行運(yùn)輸，并采取必要的防護(hù)措施。（二）運(yùn)輸信息記錄1.物流部門在安排進(jìn)口原料運(yùn)輸時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄運(yùn)輸信息，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸工具、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸單號(hào)、發(fā)貨地、目的地等，并及時(shí)錄入公司內(nèi)部管理系統(tǒng)。2.要求運(yùn)輸企業(yè)提供運(yùn)輸過(guò)程中的相關(guān)證明文件，如運(yùn)輸合同、貨物清單、運(yùn)輸發(fā)票等，并妥善保存。運(yùn)輸證明文件應(yīng)包含原料的批次、數(shù)量、運(yùn)輸時(shí)間等關(guān)鍵信息，以便于追溯。（三）運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控1.物流部門應(yīng)建立運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控機(jī)制，通過(guò)GPS定位、視頻監(jiān)控等手段，實(shí)時(shí)跟蹤運(yùn)輸工具的運(yùn)行情況，確保運(yùn)輸過(guò)程安全、順暢。2.如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如運(yùn)輸延誤、貨物損壞、被盜搶等，物流部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向采購(gòu)部門和質(zhì)量管理部門報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，提供運(yùn)輸過(guò)程中的詳細(xì)信息和證據(jù)。五、進(jìn)口原料存儲(chǔ)追溯管理（一）存儲(chǔ)條件要求1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)進(jìn)口原料的特性，提供適宜的存儲(chǔ)條件，包括溫度、濕度、通風(fēng)、防蟲、防潮、防火、防盜等要求。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的進(jìn)口原料，如冷藏原料、易氧化原料等，應(yīng)配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，確保原料質(zhì)量不受影響。（二）庫(kù)存臺(tái)賬建立1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立進(jìn)口原料庫(kù)存臺(tái)賬，按照原料的批次、品種、規(guī)格、數(shù)量等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)包括入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)單號(hào)、供應(yīng)商名稱、原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、存放位置、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)單號(hào)、領(lǐng)用部門等內(nèi)容。2.庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)實(shí)時(shí)更新，確保賬實(shí)相符。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。（三）庫(kù)存標(biāo)識(shí)管理1.對(duì)進(jìn)口原料進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，標(biāo)識(shí)應(yīng)包含原料的批次、品種、規(guī)格、入庫(kù)時(shí)間、保質(zhì)期等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，確保在庫(kù)存管理過(guò)程中能夠快速識(shí)別原料。2.對(duì)于不同批次、不同來(lái)源的進(jìn)口原料，應(yīng)分區(qū)存放，并在存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明原料的相關(guān)信息。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)與清查1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，檢查原料的質(zhì)量狀況是否良好，是否存在過(guò)期、變質(zhì)等情況。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填寫庫(kù)存盤點(diǎn)差異表和質(zhì)量問(wèn)題報(bào)告，上報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)追溯庫(kù)存差異產(chǎn)生的原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。六、進(jìn)口原料使用追溯管理（一）領(lǐng)用流程規(guī)范1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，填寫進(jìn)口原料領(lǐng)用申請(qǐng)單，注明原料的批次、品種、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、生產(chǎn)批次等信息。2.領(lǐng)用申請(qǐng)單經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉(cāng)儲(chǔ)部門。倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)貨，并在庫(kù)存臺(tái)賬中記錄原料的出庫(kù)信息。3.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用進(jìn)口原料時(shí)，應(yīng)核對(duì)原料的標(biāo)識(shí)信息與領(lǐng)用申請(qǐng)單是否一致，確保領(lǐng)用的原料符合生產(chǎn)要求。（二）生產(chǎn)過(guò)程記錄1.在生產(chǎn)過(guò)程中，生產(chǎn)部門應(yīng)詳細(xì)記錄進(jìn)口原料的使用情況，包括原料的投入時(shí)間、投入數(shù)量、生產(chǎn)設(shè)備編號(hào)、生產(chǎn)工藝參數(shù)、操作人員等信息。2.生產(chǎn)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。生產(chǎn)記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司要求。（三）產(chǎn)品質(zhì)量追溯1.質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)記錄和檢驗(yàn)報(bào)告，建立產(chǎn)品質(zhì)量追溯體系，確保能夠追溯到每一批次進(jìn)口原料的使用情況和產(chǎn)品質(zhì)量狀況。2.當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，質(zhì)量管理部門應(yīng)通過(guò)追溯系統(tǒng)，迅速查找問(wèn)題原料的來(lái)源、流向和使用情況，確定問(wèn)題的影響范圍，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行召回、整改等處理。七、追溯系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)功能要求1.進(jìn)口原料追溯系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等基本功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)進(jìn)口原料采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用等全過(guò)程信息的實(shí)時(shí)跟蹤和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同部門和人員根據(jù)其工作職責(zé)，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保追溯信息的安全和保密。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)追溯數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證追溯工作的連續(xù)性。（二）系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)施1.信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)口原料追溯系統(tǒng)的建設(shè)工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，確定系統(tǒng)的功能模塊、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和操作流程。2.在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)充分征求各部門意見(jiàn)，確保系統(tǒng)功能滿足實(shí)際工作需要。系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試和試運(yùn)行，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行后正式投入使用。3.對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作方法和流程，能夠正確錄入、查詢和使用追溯信息。（三）系統(tǒng)維護(hù)與更新1.信息管理部門負(fù)責(zé)追溯系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求的變化，及時(shí)對(duì)追溯系統(tǒng)進(jìn)行功能更新和優(yōu)化，確保系統(tǒng)能夠適應(yīng)新的工作需求。3.定期對(duì)追溯系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和歸檔，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。八、追溯信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定，對(duì)不同部門和人員設(shè)置追溯信息查詢權(quán)限。采購(gòu)部門可查詢采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息、運(yùn)輸信息等；質(zhì)量管理部門可查詢?cè)蠙z驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檔案等；物流部門可查詢運(yùn)輸記錄；倉(cāng)儲(chǔ)部門可查詢庫(kù)存臺(tái)賬；生產(chǎn)部門可查詢生產(chǎn)過(guò)程記錄；銷售部門可查詢產(chǎn)品銷售信息等。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的追溯數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格限制查詢權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢。（二）查詢流程規(guī)范1.各部門和人員如需查詢追溯信息，應(yīng)填寫追溯信息查詢申請(qǐng)表，注明查詢的目的、內(nèi)容和時(shí)間范圍等。2.查詢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給信息管理部門。信息管理部門根據(jù)申請(qǐng)人的權(quán)限，在追溯系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給申請(qǐng)人。3.查詢結(jié)果應(yīng)以紙質(zhì)或電子文檔的形式提供，查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管查詢結(jié)果，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）追溯信息使用1.追溯信息主要用于公司內(nèi)部管理、質(zhì)量控制、產(chǎn)品召回、客戶投訴處理等工作。各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理使用追溯信息，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。2.在對(duì)外提供追溯信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保信息的合法性和安全性。如因工作需要向客戶或相關(guān)部門提供追溯信息，應(yīng)提前經(jīng)過(guò)公司審批，并簽訂保密協(xié)議。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.成立進(jìn)口原料追溯管理監(jiān)督小組，由公司管理層、質(zhì)量管理部門、內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)進(jìn)口原料追溯管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和流程的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括追溯信息的記錄是否完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，追溯系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，各部門職責(zé)履行情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核指標(biāo)設(shè)定1.將進(jìn)口原料追溯管理工作納入部門和個(gè)人