預(yù)研項(xiàng)目檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)預(yù)研項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在預(yù)研項(xiàng)目中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有預(yù)研項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到結(jié)題驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：預(yù)研項(xiàng)目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映預(yù)研項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁篡改和偽造。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類文件，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善預(yù)研項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)預(yù)研項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。4.參與項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，審核項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目文件移交歸檔，并對(duì)移交文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、檢索等工作，配合檔案的查閱和利用。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生的與預(yù)研項(xiàng)目相關(guān)文件的收集、整理和保管工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保項(xiàng)目檔案的順利歸檔。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目策劃階段：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書、項(xiàng)目預(yù)算等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)方案、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、會(huì)議記錄、往來(lái)文件、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)材料等。3.項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段：項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收意見(jiàn)、成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件資料，確保文件的齊全完整。2.收集的文件應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保長(zhǎng)期可讀，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)制定項(xiàng)目文件收集清單，并提交檔案管理部門備案。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集文件資料，每季度末進(jìn)行一次集中整理和移交。3.項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在半個(gè)月內(nèi)將全部項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類原則預(yù)研項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目階段、文件類型、來(lái)源等進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和管理。（二）分類方法1.項(xiàng)目前期文件：按照立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書等類別進(jìn)行分類。2.項(xiàng)目實(shí)施文件：按照技術(shù)方案、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告等類別進(jìn)行分類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。3.項(xiàng)目管理文件：按照會(huì)議記錄、往來(lái)文件、合同協(xié)議等類別進(jìn)行分類。4.項(xiàng)目成果文件：按照結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書等類別進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.預(yù)研項(xiàng)目檔案編號(hào)采用"項(xiàng)目編號(hào)檔案類別順序號(hào)"的方式。2.項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制。3.檔案類別：用大寫字母表示，如"Q"表示項(xiàng)目前期文件，"S"表示項(xiàng)目實(shí)施文件，"G"表示項(xiàng)目管理文件，"C"表示項(xiàng)目成果文件。4.順序號(hào)：按照檔案整理的先后順序依次編號(hào)。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)左側(cè)裝訂，采用三孔一線或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.大于A4幅面的文件應(yīng)折疊成A4幅面大小，小于A4幅面的文件應(yīng)粘貼在A4幅面的紙張上。3.電子文件應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照檔案整理要求對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行整理，編制檔案目錄清單。2.將整理好的檔案及目錄清單提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將歸檔后的檔案存入專門的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目階段性文件應(yīng)在每季度末進(jìn)行歸檔。2.項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在半個(gè)月內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。（三）歸檔份數(shù)1.一般項(xiàng)目檔案歸檔一式兩份，一份紙質(zhì)檔案存入檔案庫(kù)房，一份電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.重要項(xiàng)目檔案或涉及公司核心機(jī)密的檔案可根據(jù)需要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵等設(shè)施，確保檔案安全。（二）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.預(yù)研項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案：涉及公司核心機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重大科研成果等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的重要文件、資料，保管期限為30年。4.短期保管的檔案：項(xiàng)目階段性文件、一般性文件等，保管期限為10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱預(yù)研項(xiàng)目檔案。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因項(xiàng)目總結(jié)、成果申報(bào)等需要查閱本項(xiàng)目檔案。3.外單位因合作、交流等需要查閱公司預(yù)研項(xiàng)目檔案，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，確定查閱檔案的范圍和方式，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、確保重點(diǎn)的原則，根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，提出存毀意見(jiàn)。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已無(wú)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立預(yù)研項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為公司科研生產(chǎn)提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1