會務策劃及管理制度?一、總則（一）目的為規范公司會務活動的策劃與組織管理，提高會議效率，確保會議質量，充分發揮會議在公司運營管理中的溝通、協調、決策等作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、股東會會議、總經理辦公會、部門工作會議、專題研討會、培訓會議、員工大會等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議目標明確，流程簡潔，時間控制合理，提高會議決策和執行效率。2.規范原則：會議組織、議程安排、文件準備、會議記錄等環節應遵循統一規范，保證會議的嚴肅性和權威性。3.務實原則：會議內容應緊密圍繞公司實際工作，注重解決實際問題，避免形式主義。4.協作原則：會務組織涉及多個部門，各部門應密切配合，形成合力，共同做好會議相關工作。二、會務策劃流程（一）會議需求收集1.發起部門或人員：根據公司業務開展情況、管理需求等，由相關部門或人員發起會議需求。需求發起應明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員范圍、會議預期成果等基本信息。2.需求審核：會議需求提交后，由上級領導或相關決策部門進行審核。審核內容包括會議必要性、參會人員合理性、時間安排是否沖突等。對于重要會議需求，需經過高層領導審批。（二）策劃準備1.成立策劃小組：對于重要會議或大型會議，成立專門的會務策劃小組。小組成員通常包括會議發起部門代表、行政部門人員、相關專業支持人員（如IT技術人員、翻譯人員等）。策劃小組負責全面策劃會議各項事宜。2.資料收集：收集與會議主題相關的背景資料、政策文件、數據報表等，為會議討論提供充分依據。同時，了解參會人員的背景信息、工作領域及關注點，以便有針對性地準備會議資料。3.場地預訂：根據會議規模、性質及參會人員數量等因素，選擇合適的會議場地。場地應滿足交通便利、設施齊全、環境舒適等要求。預訂場地時需明確場地使用時間、費用標準、配套服務等細節，并簽訂場地租賃合同。4.設備設施準備：根據會議需要，準備音響設備、投影儀、麥克風、白板、紙筆等會議設備設施，并提前進行調試和檢查，確保設備正常運行。對于特殊會議，如視頻會議，還需準備好視頻會議系統，測試網絡連接穩定性。（三）議程設計1.確定會議議程框架：根據會議主題和目的，設計會議議程框架。議程應包括會議開場、主題發言、分組討論、匯報交流、決策環節、會議總結等主要部分。每個部分可根據實際情況細分若干議程項目。2.安排發言順序：合理安排參會人員的發言順序，優先考慮重要議題發言、相關負責人發言、專家或嘉賓發言等。發言時間應提前明確規定，避免出現過長或過短發言情況。3.預留互動環節：根據會議性質和需求，設置適當的互動環節，如提問答疑、小組討論、意見征集等，鼓勵參會人員積極參與，充分發表意見和建議。（四）資料準備1.會議文件起草：根據會議議程，起草相關會議文件，如會議通知、會議材料、匯報PPT、決議草案等。文件內容應準確、清晰、簡潔，突出重點，符合公司規范和行業要求。2.資料審核與修訂：會議文件起草完成后，由相關負責人進行審核，確保文件內容準確無誤、邏輯嚴謹。對于重要文件，需經過多級審核，必要時組織相關人員進行討論修訂。3.資料印刷與分發：根據參會人員數量，提前印刷足夠數量的會議資料，并在會議前按照參會人員名單進行分發。對于電子資料，應提前發送至參會人員指定郵箱，并確保資料格式正確、易于查閱。（五）后勤保障策劃1.餐飲安排：根據會議時間和參會人員數量，合理安排會議期間的餐飲。餐飲標準應符合公司規定，注重飲食衛生和營養搭配。如需提供茶歇，應提前確定茶歇種類、時間和地點。2.住宿安排：對于外地參會人員或會議時間較長的情況，需安排住宿。選擇合適的酒店，確保酒店位置便利、設施齊全、服務良好。提前與酒店溝通，確定房間數量、房型、價格及入住和退房時間等細節，并簽訂住宿協議。3.交通安排：考慮參會人員的交通需求，提供必要的交通保障。對于集中參會的情況，可安排大巴車接送；對于自行前往會議地點的人員，可提供交通指引或交通補貼。三、會議組織實施（一）會議通知1.通知發布：會議通知應提前[x]個工作日發布，確保參會人員有足夠時間準備。通知方式可采用郵件、短信、內部辦公系統等多種形式，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程安排、參會人員名單、所需準備材料等詳細信息。2.通知確認：在會議通知發布后，對重要參會人員進行通知確認，確保其收到通知并能按時參會。對于無法參會的人員，應提前了解原因，并根據實際情況進行調整。（二）會議簽到1.簽到方式：在會議入口處設置簽到臺，采用紙質簽到、電子簽到等方式進行簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務、簽到時間等信息。2.簽到統計：會議開始前，對簽到情況進行統計，確保參會人員到會情況符合會議要求。對于未按時簽到或未簽到的人員，及時與相關人員聯系，了解原因。（三）會議主持1.主持人職責：會議主持人應熟悉會議議程和內容，把控會議節奏，引導參會人員圍繞主題進行發言和討論。主持人需保持中立客觀，維護會議秩序，確保會議順利進行。2.開場介紹：會議開場時，主持人應簡要介紹會議背景、目的、議程安排及參會人員等基本情況，使參會人員對會議有清晰的了解。3.過程引導：在會議過程中，主持人要適時引導發言，控制討論方向，避免出現跑題、爭論不休等情況。對于重要觀點和決策事項，及時進行總結和強調。4.總結收尾：會議結束時，主持人應對會議內容進行總結，明確會議達成的共識、決策事項及下一步工作安排，并感謝參會人員的參與和支持。（四）會議記錄1.記錄人員安排：指定專人負責會議記錄，記錄人員應熟悉會議內容和流程，具備良好的文字記錄能力。2.記錄內容：會議記錄應詳細、準確地記錄會議討論內容、發言要點、決策結果等信息。記錄內容應使用規范的語言和格式，確保記錄的完整性和可讀性。3.記錄整理：會議結束后，記錄人員應及時對會議記錄進行整理，形成會議紀要初稿。會議紀要應突出重點，條理清晰，經審核后發送給參會人員及相關部門。（五）會議服務1.茶水服務：在會議期間，為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務，確保飲品供應充足、及時。2.設備維護：安排專人負責會議設備設施的維護和管理，及時處理設備故障，保證會議正常進行。對于視頻會議，要確保音視頻傳輸清晰、穩定。3.安全保障：關注會議現場安全情況，確保參會人員人身安全和會議資料安全。對于重要會議，可安排安保人員進行現場巡邏，加強安全防范措施。四、會議后續跟進（一）決議執行跟蹤1.責任明確：根據會議決策事項，明確責任部門和責任人，確保每項決策都有專人負責執行。2.執行計劃制定：責任部門應根據會議決策制定具體的執行計劃，明確執行步驟、時間節點、預期目標等內容，并將執行計劃提交至相關領導審核。3.進度跟蹤與反饋：定期對決議執行情況進行跟蹤檢查，責任部門應及時向相關領導和部門反饋執行進度和遇到的問題。對于執行過程中出現的偏差，及時進行調整和糾正。（二）會議紀要存檔1.紀要審核與發布：會議紀要初稿經審核無誤后，按照公司文檔管理規定進行編號、排版，并發布給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決策事項、責任部門、完成時間等關鍵信息，便于相關人員查閱和執行。2.存檔管理：將會議紀要紙質版和電子版按照類別和時間順序進行存檔，建立完善的檔案索引，方便日后查詢和使用。會議紀要作為公司重要文件，應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（三）效果評估1.評估指標設定：根據會議目標和實際情況，設定會議效果評估指標，如決策事項的執行情況、參會人員的滿意度、問題解決的程度等。2.評估方式：采用問卷調查、面談交流、數據分析等方式對會議效果進行評估。問卷調查應在會議結束后及時進行，收集參會人員對會議組織、內容、效果等方面的評價和建議；面談交流可針對部分關鍵參會人員或決策事項負責人，深入了解會議對工作的實際影響；數據分析主要關注會議決策事項的執行數據和相關業務指標的變化情況。3.結果反饋與改進：根據會議效果評估結果，及時總結經驗教訓，針對存在的問題提出改進措施和建議。將評估結果和改進情況反饋給相關部門和人員，作為今后會議策劃和組織的參考依據，不斷提高會議質量和效果。五、會議相關人員職責（一）會議發起部門或人員職責1.明確會議需求，提交詳細的會議申請，包括會議主題、目的、時間、地點、參會人員范圍、會議預期成果等。2.配合會務策劃小組進行會議策劃工作，提供相關背景資料和信息，參與議程設計、資料準備等環節。3.負責組織本部門參會人員按時參加會議，確保參會人員提前了解會議內容和要求，做好發言準備。4.跟進會議決策事項在本部門的執行情況，及時向相關領導匯報執行進度和問題。（二）會務策劃小組職責1.全面負責會議的策劃組織工作，制定詳細的會議策劃方案，包括議程設計、資料準備、后勤保障等。2.協調各部門之間的工作，確保會議各項準備工作按時、高質量完成。3.組織會議預演，檢查會議場地、設備設施、資料等準備情況，及時發現并解決問題。4.在會議期間負責現場組織和協調工作，確保會議順利進行。（三）行政部門職責1.負責會議場地的預訂、設備設施的租賃和維護，確保場地和設備滿足會議需求。2.安排會議期間的餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，保證服務質量和安全。3.協助會務策劃小組進行會議通知發布、簽到統計、會議記錄整理等工作。4.負責會議相關費用的預算編制、報銷審核等財務管理工作。（四）參會人員職責1.按時參加會議，如有特殊情況不能參會，需提前向會議發起部門或主持人請假，并說明原因。2.認真閱讀會議通知和相關資料，提前準備發言內容，積極參與會議討論，發表真實、客觀的意見和建議。3.嚴格遵守會議紀律，不得遲到、早退、中途無故離場，不得在會議期間從事與會議無關的事情。4.按照會議決策和工作安排，認真落實相關工作任務，及時反饋執行情況。六、會議費用管理（一）預算編制1.根據會議規模、性質、時間、地點等因素，由行政部門會同會議發起部門編制會議費用預算。預算內容包括場地租賃費用、設備設施租賃費用、餐飲費用、住宿費用、交通費用、資料印刷費用、專家費用、其他雜項費用等。2.會議費用預算應詳細列出各項費用的預計金額，并說明費用計算依據和標準。預算編制完成后，提交至相關領導審核批準。（二）費用控制1.嚴格按照預算控制會議費用支出，各項費用支出應符合公司財務制度和相關規定。如遇特殊情況需要超出預算支出，需提前提交費用追加申請，經審批同意后方可支出。2.在會議組織過程中，行政部門應密切關注費用支出情況，及時與相關供應商溝通協調，爭取優惠價格和優質服務，降低會議成本。3.對于費用較高的會議或重要會議，可實行費用審批制度，每筆費用支出需經相關領導簽字確認后方可報銷。（三）費用報銷1.會議結束后，行政部門應及時整理會議費用報銷憑證，