項目公司合同管理制度?一、總則（一）目的為加強項目公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項目公司及所屬各部門在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于工程建設合同、物資采購合同、服務合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規性、完整性進行審核。參與合同談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.業務部門負責合同的發起、談判、起草等工作。對合同的履行情況進行跟蹤和管理，及時解決合同履行過程中出現的問題。配合法務部門進行合同審查，提供相關業務資料和信息。3.財務部門參與合同涉及財務條款的審核，提出財務方面的意見和建議。負責合同款項的收付管理，監督合同資金的使用情況。協助業務部門進行合同執行情況的財務分析。（二）合同管理人員職責1.合同管理員應熟悉合同管理流程和相關法律法規，具備良好的溝通協調能力和責任心。2.負責合同的登記、編號、歸檔等日常管理工作。3.跟蹤合同履行情況，及時提醒相關部門和人員履行合同義務。4.協助處理合同糾紛，提供必要的合同資料和信息。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同發起業務部門根據業務需要發起合同申請，填寫合同申請表，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、價款、履行期限等內容，并附上相關背景資料和初步擬定的合同條款。2.部門審核業務部門負責人對合同申請表及相關資料進行審核，重點審核合同的必要性、可行性、業務條款的合理性等，簽署審核意見后提交給法務部門。法務部門對合同進行法律審查，重點審查合同條款的合法性、合規性、完整性，是否存在法律風險等，提出法律審查意見后反饋給業務部門。財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、資金預算等，提出財務審核意見后反饋給業務部門。3.合同談判業務部門根據審核意見與對方當事人進行合同談判，就合同條款進行協商和溝通，爭取對公司有利的條款。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。4.合同起草與修訂業務部門根據談判結果起草合同文本，合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、價款、履行期限、違約責任等主要條款。起草完成后，提交法務部門進行法律審核。法務部門根據審核意見提出修改建議，業務部門對合同文本進行修訂，確保合同條款符合法律法規和公司要求。5.合同審批修訂后的合同文本提交公司領導審批。審批流程根據合同金額、重要程度等因素確定，一般合同由項目公司負責人審批，重大合同需提交公司董事會或股東會審批。審批通過后，合同方可簽訂。6.合同簽訂合同經審批通過后，由業務部門與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人簽字（蓋章）齊全，合同文本內容與審批通過的文本一致。合同簽訂后，合同管理員應及時進行登記、編號和歸檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查在簽訂合同前，應仔細審查對方當事人的主體資格，包括營業執照、經營范圍、法定代表人身份證明等，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款審查合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。合同標的應明確，包括名稱、規格、型號、數量、質量等內容。價款和酬金應明確，包括金額、計算方式、支付方式、支付時間等內容。履行期限、地點和方式應明確，確保雙方對合同履行的時間、地點和方式有清晰的約定。違約責任應明確，包括違約情形、違約金金額或計算方式等，以保障合同的順利履行。3.合同形式要求合同一般應采用書面形式簽訂，包括合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現所載內容的形式。以電子數據交換、電子郵件等方式能夠有形地表現所載內容，并可以隨時調取查用的數據電文，視為書面形式。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業務部門負責合同履行的跟蹤管理，建立合同履行臺賬，及時記錄合同的履行情況，包括合同的執行進度、款項收付情況、質量驗收情況等。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。對于可能影響合同履行的重大事項，應及時向公司領導匯報，并采取相應的措施進行處理。（二）合同款項收付管理1.財務部門負責合同款項的收付管理，嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行款項收付。2.在款項收付前，財務部門應審核相關業務憑證，確保款項收付的準確性和合規性。3.對于逾期未付款項，財務部門應及時提醒業務部門，并協助業務部門采取措施催收款項。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂合同變更協議。2.合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審批，審批通過后，方可生效。3.合同變更后，合同管理員應及時對合同文本和相關檔案進行更新，確保合同管理的準確性。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，業務部門應及時與對方當事人協商解除合同，并簽訂合同解除協議。2.合同解除協議應明確雙方的權利義務、解除合同的原因、解除時間等內容，并按照合同簽訂流程進行審批。3.合同解除后，業務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料和款項，確保公司權益不受損失。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門會同業務部門、財務部門等相關部門定期對合同進行風險識別和評估，分析合同可能存在的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險等。2.根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低合同風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.法律風險應對加強合同法律審查，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律漏洞。對于重大合同或法律風險較高的合同，可聘請專業律師提供專項法律服務，降低法律風險。及時關注法律法規的變化，對合同進行修訂和完善，確保合同的合法性和有效性。2.市場風險應對加強市場調研和分析，及時了解市場動態和價格變化，合理確定合同價格和條款。在合同中約定價格調整條款，根據市場變化情況對合同價格進行調整，降低市場風險對公司的影響。與供應商、客戶等建立長期穩定的合作關系，共同應對市場風險。3.信用風險應對加強對對方當事人的信用調查和評估，了解其信用狀況和履約能力。在合同中約定擔保條款或違約責任條款，增加對方當事人的違約成本，降低信用風險。對逾期未付款項或存在違約行為的對方當事人，及時采取法律措施進行催收和維權，維護公司合法權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，合同管理員應及時收集合同文本、相關附件、審批文件、談判紀要、履行記錄等資料，并進行整理。2.整理后的合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，確保檔案的系統性和完整性。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應妥善保管，建立專門的檔案庫房或使用電子檔案管理系統進行存儲，確保檔案的安全和保密。2.嚴格限制合同檔案的查閱權限，未經授權人員不得查閱合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經批準后方可查閱。查閱過程中應做好記錄，不得擅自復制、涂改、銷毀合同檔案。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由合同管理員提出銷毀申請，經審批后進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應按照規定的程序進行，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。銷毀記錄應妥善保存，以備查考。七、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和履行要求進行操作，確保合同的順利履行，減少糾紛的發生。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現和解決潛在的糾紛隱患。3.加強與對方當事人的溝通和協調，及時了解對方的需求和意見，妥善處理合同履行過程中出現的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理流程1.糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據資料，包括合同文本、履行記錄、往來函件、會議紀要等，并進行整理和分析。2.業務部門會同法務部門對糾紛進行評估，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應根據糾紛的性質、嚴重程度、可能的處理結果等因素進行綜合考慮，選擇合適的處理方式，如協商、調解、仲裁或訴訟等。3.根據糾紛處理方案，業務部門與對方當事人進行協商或調解，爭取通過友好協商解決糾紛。