飯店協會檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強飯店協會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在協會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于飯店協會機關各部門、各分支機構及全體工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指飯店協會在各項工作中直接形成的對國家、社會和協會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則飯店協會檔案管理遵循統一領導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理部門設立飯店協會綜合檔案室，負責協會檔案的集中統一管理。（二）綜合檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定協會檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管協會各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架，建立科學的檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為協會工作提供決策支持。7.對各部門檔案工作進行業務指導和監督檢查，組織檔案業務培訓。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準確。2.定期向綜合檔案室移交檔案，并辦理交接手續。3.協助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息。4.接受綜合檔案室的業務指導，遵守檔案管理制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協會召開的各種會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要、記錄等。2.協會制定的各類規章制度、工作計劃、總結、統計報表等文件材料。3.協會開展業務活動形成的文件材料，如調研資料、行業標準、規范、合同協議、項目申報與審批文件等。4.協會的人事檔案材料，包括干部職工的任免、考核、獎懲、工資、職稱等方面的文件。5.協會的財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.協會與上級主管部門、其他單位及社會組織往來的文件材料。7.協會組織或參加的各類培訓、講座、研討會等活動的文件材料。8.協會獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案及相關照片、音像資料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章手續齊全。3.對重要文件材料應進行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業務工作類、財務工作類、人事工作類等類別。2.立卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，每個案卷應具有相對獨立性和完整性。3.編號：對整理好的案卷進行編號，編號應遵循唯一性、系統性和穩定性的原則。4.編目：編制案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具，詳細記錄檔案的內容和存放位置。四、檔案的保管（一）保管條件綜合檔案室應具備適宜的檔案保管環境，保持溫濕度相對穩定，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等工作。配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案盒、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。（二）檔案存放按照檔案類別和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別和存放范圍。（三）檔案清查定期對檔案進行清查，核對檔案數量、內容和存放位置，確保檔案的完整與安全。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應措施進行處理。（四）檔案保密嚴格遵守檔案保密制度，對涉及國家機密、協會商業秘密和個人隱私的檔案，應采取保密措施，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為協會各項工作提供服務。（二）利用范圍1.協會工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關單位及社會組織因工作需要查閱與協會相關的檔案。3.司法機關因辦案需要查閱協會檔案。4.其他符合規定的查閱利用情況。（三）利用手續1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室審批。2.綜合檔案室對查閱申請進行審核，批準后安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合檔案室同意，并辦理相關手續。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱利用情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、利用目的等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地、發展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關業務部門人員及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否涉及國家機密、協會商業秘密和個人隱私。2.檔案的形成時間、來源、形式、載體等是否具有保存價值。3.檔案與協會當前及今后工作的關聯程度。（四）鑒定結果處理1.對具有保存價值的檔案，繼續進行保管。2.對已失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，經檔案鑒定小組審核、協會領導批準后，進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、銷毀檔案名稱、數量、銷毀方式等，記錄材料應歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現飯店協會檔案管理的信息化，建立檔案信息數據庫，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化加工，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統建設：選用合適的檔案管理軟件，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業務流程的信息化管理。3.信息安全保障：采取數據備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理軟件的操作，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.定期對檔案管理系統進行維護和升級，保證系統的正常運行。3.加強對檔案信息的安全管理，防止信息泄露、篡改等情況發生。八、檔案管理人員職責與培訓（一）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業道德，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.積極參加檔案業務培訓，不斷提高業務水平和綜合素質。4.負責檔案管理設備的維護和管理，確保設備正常運行。5.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。（二）檔案管理培訓1.定期組織檔案管理人員參加業務培訓，培訓內容包括檔案法律法規、