公司檔案管理制度版?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件、資料的收集、積累和整理。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交至公司檔案管理部，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等。3.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：涉及市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等。6.技術(shù)研發(fā)類：有技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目資料、專利證書、技術(shù)方案、圖紙等。7.物資采購(gòu)類：包含采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收記錄等。8.合同管理類：涉及公司各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)資料。9.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件資料。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用"分類號(hào)+年度+順序號(hào)"的編碼方式，具體如下：1.分類號(hào)：按照上述檔案分類，分別用兩位數(shù)字表示，如行政管理類為"01"，人事管理類為"02"等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如"2023"。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字編號(hào)，從"001"開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號(hào)為"012023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司舉辦或參加的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、資料、照片、影像等。4.公司員工的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。5.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司技術(shù)研發(fā)成果、專利證書、技術(shù)方案、圖紙等。7.公司物資采購(gòu)、設(shè)備管理等方面的文件資料。8.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交至公司檔案管理部。3.檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。4.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.檔案管理部收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（二）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放地點(diǎn)。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部查閱。2.檔案管理部應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、抄錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員查閱或借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并嚴(yán)格控制查閱或借閱范圍。2.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱或借閱。如因工作需要必須查閱或借閱的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并采取必要的保密措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部應(yīng)定期對(duì)已保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)保管；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息。2.通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和借閱申請(qǐng)審批，提高檔案利用效率。3.利用系統(tǒng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部、各部門負(fù)責(zé)人為成員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、保管等工作質(zhì)量。3.檔案查閱、借閱手續(xù)的辦理情況。4.檔案庫(kù)房的安全管理情況。5.檔案信息化管理工作進(jìn)展情況。（三）檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對(duì)檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題