行政部門物品管理制度?總則目的為加強公司行政部門物品管理，規范物品采購、使用、保管及處置流程，提高物品使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政部門辦公設備、辦公用品、低值易耗品等各類物品的管理。管理原則1.統一管理原則：行政部門負責公司物品的統一采購、調配、保管和處置。2.合理配置原則：根據工作需要，合理配置物品資源，避免浪費。3.節約使用原則：倡導員工節約使用物品，降低消耗，延長物品使用壽命。4.責任到人原則：明確各環節的責任人，確保物品管理工作的規范、有序進行。物品采購管理采購計劃制定1.定期盤點：行政部門定期對庫存物品進行盤點，根據庫存數量、使用情況及業務發展需求，制定物品采購計劃。2.需求收集：各部門每月末向行政部門提交下月物品需求清單，包括物品名稱、規格、數量等信息。行政部門匯總各部門需求后，結合庫存情況，對采購計劃進行調整和完善。采購流程1.供應商選擇：行政部門根據采購計劃，通過招標、詢價、議價等方式選擇合格的供應商。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、產品質量、價格、交貨期等情況，定期對供應商進行評估和考核。2.采購申請：采購人員根據批準的采購計劃，填寫采購申請表，詳細注明采購物品的名稱、規格、數量、預算金額、預計到貨日期等信息，報部門負責人審核。3.審批流程：采購申請表經部門負責人審核后，報分管領導審批。金額較大的采購項目需報總經理審批。4.采購執行：采購人員按照審批后的采購申請表與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購人員跟蹤采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。采購驗收1.到貨通知：物品到貨前，采購人員通知行政部門相關人員準備驗收。2.驗收標準：行政部門根據采購合同和相關標準對到貨物品進行驗收，檢查物品的規格、型號、數量、質量等是否符合要求。3.驗收記錄：驗收人員填寫驗收報告，記錄驗收情況。對驗收合格的物品，辦理入庫手續；對驗收不合格的物品，及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。物品庫存管理倉庫管理1.倉庫規劃：行政部門根據物品的類別、用途、存儲條件等因素，對倉庫進行合理規劃，劃分不同的存儲區域，設置明顯的標識牌。2.入庫管理：物品到貨后，倉庫管理人員根據驗收報告辦理入庫手續，將物品分類存放，并填寫庫存臺賬，記錄物品的入庫時間、名稱、規格、數量、供應商等信息。3.庫存盤點：倉庫管理人員定期對庫存物品進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點結果與庫存臺賬進行核對，如有差異，及時查明原因并進行調整。4.庫存安全：倉庫應保持整潔、通風良好，配備必要的消防器材和安全設施。加強對倉庫的安全管理，防止物品被盜、損壞、變質等情況發生。庫存控制1.庫存限額設定：行政部門根據物品的使用頻率、采購周期等因素，設定各類物品的庫存限額。當庫存數量低于限額時，及時發出采購預警。2.庫存分析：定期對庫存物品進行分析，了解物品的庫存周轉率、積壓情況等，為采購計劃的制定和庫存管理提供依據。對于長期積壓或不再使用的物品，及時進行清理和處置。物品使用管理領用制度1.領用流程：員工因工作需要領用物品時，填寫物品領用申請表，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，到倉庫領取。2.限量領用：根據工作實際需要，對部分常用物品實行限量領用制度，控制領用數量，避免浪費。3.貴重物品管理：對于貴重物品（如電腦、打印機、復印機等），實行專人專管制度，領用人員需在領用登記表上簽字確認，并負責物品的日常保管和維護。使用培訓1.新員工培訓：新員工入職時，行政部門組織開展物品使用培訓，介紹公司物品管理規定和各類物品的使用方法。2.定期培訓：定期對員工進行物品使用培訓，提高員工的操作技能和節約意識，確保物品的正確使用和安全操作。使用監督1.日常檢查：行政部門定期對各部門的物品使用情況進行檢查，發現問題及時督促整改。2.違規處理：對于違反物品使用規定，造成浪費、損壞等情況的員工，按照公司相關規定進行處理。物品維修與報廢管理維修管理1.維修申請：物品出現故障或損壞時，使用部門填寫物品維修申請表，詳細說明故障情況和維修要求，報行政部門審核。2.維修安排：行政部門根據維修申請表，聯系專業維修人員進行維修。對于無法現場維修的物品，安排送修或外借備用物品。3.維修記錄：維修人員填寫維修記錄，記錄維修時間、故障原因、維修方法、更換部件等信息。維修完成后，使用部門對維修情況進行確認。報廢管理1.報廢鑒定：對于已無法正常使用或維修成本過高的物品，由使用部門提出報廢申請，行政部門組織相關人員進行鑒定。2.報廢審批：報廢申請經鑒定后，報分管領導審批。金額較大的報廢項目需報總經理審批。3.報廢處置：經批準報廢的物品，由行政部門統一處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢處理等，處置收入上繳公司財務。4.報廢記錄：行政部門對報廢物品進行詳細記錄，包括報廢時間、物品名稱、規格、數量