行政公文會務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政公文與會務(wù)管理工作，提高工作效率，確保信息傳遞準確、及時，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)的行政公文處理與會務(wù)組織安排。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則行政公文的格式、內(nèi)容、文種等應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求執(zhí)行，確保公文的準確性和規(guī)范性；會務(wù)組織應(yīng)嚴謹有序，保證會議目標明確、流程清晰。2.及時高效原則公文處理應(yīng)及時、迅速，嚴格按照規(guī)定的流程和時限辦理，不得拖延積壓；會務(wù)安排應(yīng)緊湊高效，合理安排時間，提高會議效率，確保會議決議能夠及時貫徹執(zhí)行。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的公文與會務(wù)信息進行妥善保管，防止信息泄露，確保公司信息安全。二、行政公文管理（一）公文種類1.公司文件用于傳達公司決策、部署工作、發(fā)布規(guī)章制度等重要事項，具有較高的權(quán)威性和指導(dǎo)性。包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.部門文件由公司各部門根據(jù)工作需要制發(fā)，用于本部門內(nèi)部工作安排、溝通協(xié)調(diào)等，其效力僅限于本部門。一般包括部門通知、工作簡報、業(yè)務(wù)函件等。3.會議紀要記載會議主要內(nèi)容、決議事項和工作要求等，是會議成果的集中體現(xiàn)，具有較強的紀實性和指導(dǎo)性。4.簡報反映公司工作動態(tài)、經(jīng)驗交流、重要信息等的內(nèi)部刊物，具有信息傳遞快、內(nèi)容簡潔明了的特點，用于公司內(nèi)部溝通與交流。（二）公文格式1.通用格式公文一般由發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。2.排版要求頁面設(shè)置：一般采用A4紙型，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。字體字號：標題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有特定格式要求，按照規(guī)定執(zhí)行。段落格式：行距一般為固定值28磅，首行縮進2個字符。（三）公文擬制1.起草公文起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容準確、邏輯嚴謹、文字精煉。起草部門應(yīng)深入調(diào)研，充分收集相關(guān)資料，確保公文所涉及的事項真實可靠，提出的措施和建議具有可操作性。重要公文的起草，起草部門應(yīng)與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見，必要時可組織專題會議進行研究討論。2.審核公文起草完成后，應(yīng)由起草部門負責人進行審核，重點審核公文內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)、工作實際和行文規(guī)范，文字表述是否準確、簡潔，格式是否規(guī)范等。涉及多個部門的公文，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再由起草部門負責人審核。重要公文需報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。3.簽發(fā)公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；部門文件由部門負責人簽發(fā)。涉及重大事項、重要決策或需公司統(tǒng)一部署的公文，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱公文內(nèi)容，對公文的真實性、準確性、合法性負責，并簽署明確的意見和姓名、日期。（四）公文辦理1.收文辦理簽收登記：公司辦公室負責公文的簽收、登記工作。收到來文后，應(yīng)認真核對來文份數(shù)、日期、密級等信息，在《收文登記簿》上詳細記錄，并及時分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱辦。初審：辦公室對收文進行初審，重點審核公文的來文渠道、文種、格式等是否符合要求，對不符合規(guī)定的公文，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系溝通，要求其補充或修正。承辦：承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)按照公文要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理相關(guān)事項。涉及多個部門的公文，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門協(xié)商，共同推進工作落實。傳閱：需要傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示的范圍和順序進行傳閱，并在《傳閱登記簿》上記錄傳閱情況。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱畢，并簽署姓名和日期，不得擅自橫傳、積壓公文。催辦：辦公室對承辦部門的公文辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文按時限要求辦理完畢。對超過辦理時限的公文，應(yīng)及時向承辦部門了解原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。答復(fù)：承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時予以答復(fù)。答復(fù)公文應(yīng)按照公文格式要求撰寫，經(jīng)部門負責人審核后，送辦公室統(tǒng)一發(fā)文。2.發(fā)文辦理擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草公文，按照公文格式和擬制要求進行撰寫，并經(jīng)部門負責人審核。審核：擬稿部門將公文送辦公室審核，辦公室重點審核公文內(nèi)容、格式、行文規(guī)則等是否符合規(guī)定，對不符合要求的公文，退回擬稿部門修改完善。簽發(fā)：審核通過的公文，按照規(guī)定的簽發(fā)程序進行簽發(fā)。登記編號：辦公室對簽發(fā)后的公文進行登記編號，編號應(yīng)遵循唯一性原則，以便于公文的管理和查詢。排版印制：辦公室負責公文的排版印制工作，確保公文格式規(guī)范、印刷清晰。涉及密級的公文，應(yīng)按照保密要求進行印制。用印分發(fā)：公文印制完成后，辦公室加蓋公司印章，并按照規(guī)定的范圍進行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)做好簽收登記工作，確保公文安全送達。（五）公文歸檔與保管1.歸檔范圍公司所有具有保存價值的行政公文，包括收文、發(fā)文、會議紀要、簡報等，均應(yīng)進行歸檔。2.歸檔要求公文歸檔應(yīng)齊全完整，遵循公文形成的規(guī)律和特點，保持公文之間的有機聯(lián)系。歸檔公文應(yīng)分類整理，按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行編號、裝訂，編制歸檔目錄。3.保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。具有重要查考利用價值的公文，列為永久保管；在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的公文，列為長期保管（保管期限為16年至50年）；在較短時期內(nèi)具有查考利用價值的公文，列為短期保管（保管期限為5年以下）。4.保管與利用公司辦公室負責公文的保管工作，應(yīng)建立健全公文保管制度，配備必要的保管設(shè)施，確保公文安全存放。查閱、借閱公文應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，查閱人不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播公文內(nèi)容。三、會務(wù)管理（一）會議分類1.公司級會議公司年度工作會議：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務(wù)，表彰先進集體和個人，明確公司發(fā)展目標和工作重點。公司季度工作會議：分析公司季度工作進展情況，研究解決存在的問題，安排下一階段工作。公司專題會議：針對公司某一專項工作或重要問題召開的會議，如安全生產(chǎn)會議、財務(wù)工作會議、市場拓展會議等。2.部門級會議部門周例會：各部門每周召開的工作會議，總結(jié)上周工作完成情況，安排本周工作計劃，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作。部門專項會議：部門根據(jù)工作需要召開的專項工作會議，如項目推進會、業(yè)務(wù)研討會等。（二）會議組織1.會前籌備確定會議主題和議程：根據(jù)公司工作安排和實際需要，由會議發(fā)起部門提出會議主題和初步議程，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定。確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，由會議發(fā)起部門負責通知參會人員。重要會議應(yīng)提前向參會人員發(fā)送會議通知和相關(guān)資料。會議場地安排：根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，選擇合適的會議場地。如需使用公司會議室，由辦公室統(tǒng)一安排；如需租用外部場地，由相關(guān)部門負責辦理。會議資料準備：會議發(fā)起部門負責準備會議所需的資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表等，并提前分發(fā)給參會人員，確保參會人員有足夠時間熟悉資料內(nèi)容。會議設(shè)備調(diào)試：辦公室負責會議設(shè)備的調(diào)試工作，確保音響、投影儀、麥克風等設(shè)備正常運行，視頻會議系統(tǒng)連接暢通。2.會中組織簽到入場：會議開始前，安排專人負責簽到工作，引導(dǎo)參會人員有序入場就座。會議主持：根據(jù)會議性質(zhì)和議程安排，確定會議主持人。主持人應(yīng)熟悉會議主題和議程，把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，確保會議順利進行。會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論情況、決議事項等。會議記錄應(yīng)客觀、準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。會議服務(wù)：會中提供必要的茶水、飲料等服務(wù)，確保會議環(huán)境舒適。對于重要會議或大型會議，可安排專門的會議服務(wù)人員。會議秩序維護：保持會議現(xiàn)場秩序，提醒參會人員將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，確保會議正常進行。3.會后跟進會議紀要整理與發(fā)布：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，按照規(guī)定的范圍和程序進行發(fā)布。會議紀要應(yīng)明確會議決議事項、責任部門和完成時限，確保會議精神得到有效傳達和落實。會議決議執(zhí)行情況跟蹤：由會議發(fā)起部門或相關(guān)責任部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報執(zhí)行進展情況。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決議能夠得到有效執(zhí)行。會議資料歸檔：會議結(jié)束后，會議發(fā)起部門應(yīng)將會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要等相關(guān)資料進行整理歸檔，以便日后查閱和參考。（三）會議紀律1.按時參會：參會人員應(yīng)提前安排好工作，準時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并說明原因。2.認真聽講：參會人員應(yīng)集中精力，認真聽取會議內(nèi)容，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、看報紙等做與會議無關(guān)的事情。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)圍繞會議主題，積極發(fā)表意見和建議，參與討論。發(fā)言應(yīng)簡明扼要、重點突出，不得偏離主題或