規范房屋租賃管理制度?一、總則（一）目的為加強公司房屋租賃管理，規范租賃行為，保障公司合法權益，合理配置房屋資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房屋租賃活動，包括但不限于辦公用房、員工宿舍、商業用房等的租賃。（三）基本原則1.合法性原則：房屋租賃活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.經濟效益原則：在確保房屋安全、適用的前提下，實現房屋資源的合理利用，提高公司經濟效益。3.規范管理原則：建立健全房屋租賃管理流程，明確各部門職責，加強對租賃全過程的監督和管理。二、房屋租賃管理職責分工（一）行政部門1.負責制定房屋租賃管理制度和流程，并監督執行。2.負責公司房屋租賃需求的收集、整理和分析，結合公司實際情況提出租賃方案建議。3.負責租賃房屋的選址、洽談、合同簽訂、備案等工作。4.負責租賃房屋的日常管理，包括房屋維修、安全檢查、環境衛生等。5.負責協調處理與房東、租戶之間的關系，及時解決租賃過程中出現的問題。（二）財務部門1.負責審核房屋租賃預算，監督租賃費用的支付和核算。2.負責根據租賃合同約定，按時足額收取租金及其他相關費用，并進行賬務處理。3.負責對房屋租賃費用進行統計分析，為公司決策提供財務數據支持。（三）法務部門1.負責審查房屋租賃合同及相關法律文件，確保合同的合法性和有效性。2.為房屋租賃活動提供法律咨詢和法律風險防范建議。3.協助處理房屋租賃糾紛的法律事務，維護公司合法權益。（四）使用部門1.負責提出本部門房屋租賃需求，明確租賃房屋的用途、面積、期限等要求。2.配合行政部門做好租賃房屋的驗收、交接等工作。3.遵守公司房屋租賃管理制度，合理使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途或轉租。三、房屋租賃預算管理（一）預算編制1.行政部門應根據公司發展規劃和實際需求，結合市場行情，于每年年底前編制下一年度房屋租賃預算草案。2.預算草案應包括租賃房屋的種類、面積、期限、租金標準、租賃費用總額等內容，并詳細說明預算編制的依據和理由。3.財務部門對行政部門提交的預算草案進行審核，結合公司財務狀況和資金安排，提出審核意見。4.行政部門根據財務部門的審核意見，對預算草案進行修改完善，報公司領導審批后執行。（二）預算執行1.各部門應嚴格按照批準的房屋租賃預算執行，不得擅自超預算租賃房屋。2.行政部門應加強對房屋租賃預算執行情況的監控，定期對比實際租賃費用與預算金額，及時發現并解決預算執行過程中出現的問題。3.如因特殊情況需要調整房屋租賃預算，行政部門應提前提出預算調整申請，說明調整原因、調整內容及調整后的預算金額。4.財務部門對預算調整申請進行審核，報公司領導審批后執行。四、房屋租賃流程（一）需求申請1.使用部門根據工作需要，填寫《房屋租賃需求申請表》，詳細說明租賃房屋的用途、面積、期限、租金預算等要求，并提交至行政部門。2.《房屋租賃需求申請表》應經部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）需求審核1.行政部門收到《房屋租賃需求申請表》后，對申請內容進行審核，重點審核申請的合理性、必要性以及是否符合公司房屋租賃管理制度。2.行政部門結合公司房屋資源情況，對申請的租賃房屋進行初步篩選，確定可供選擇的房源。3.行政部門將審核后的《房屋租賃需求申請表》及篩選后的房源信息提交至財務部門，由財務部門審核租賃費用預算的合理性。（三）房源選擇與洽談1.根據財務部門的審核意見，行政部門組織相關人員對可供選擇的房源進行實地考察，綜合考慮房屋的位置、配套設施、租金價格等因素，選擇合適的租賃房屋。2.行政部門與房東就租賃房屋的相關事宜進行洽談，包括租金價格、租賃期限、付款方式、房屋維修責任、違約責任等，達成一致意見后，起草房屋租賃合同草案。（四）合同審核1.行政部門將起草好的房屋租賃合同草案提交至法務部門進行審核。2.法務部門對合同草案進行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規要求，是否存在法律風險，對合同草案提出修改意見。3.行政部門根據法務部門的修改意見，對合同草案進行修改完善，再次提交至法務部門審核，直至合同草案通過審核。（五）合同簽訂1.經法務部門審核通過的房屋租賃合同草案，由行政部門提交至公司領導審批。2.公司領導審批通過后，行政部門代表公司與房東簽訂房屋租賃合同。3.簽訂合同前，應確保合同雙方主體資格合法有效，合同內容明確具體、條款齊全、權利義務對等，合同簽訂過程應符合法律法規及公司相關規定。（六）合同備案1.房屋租賃合同簽訂后，行政部門應按照當地房地產管理部門的要求，及時辦理合同備案手續。2.辦理合同備案手續所需的材料包括房屋租賃合同、雙方身份證明文件等，行政部門應確保提交的材料真實、準確、完整。3.合同備案完成后，行政部門應妥善保管備案證明文件，以備查閱。（七）房屋交接1.合同簽訂后，行政部門應與房東協商確定房屋交接時間，并提前通知使用部門做好接收準備。2.房屋交接時，行政部門、使用部門與房東共同對房屋及附屬設施設備進行驗收，填寫《房屋交接清單》，明確房屋現狀及附屬設施設備的數量、規格、型號等信息。3.驗收合格后，雙方在《房屋交接清單》上簽字確認，完成房屋交接手續。（八）租金支付與管理1.財務部門根據房屋租賃合同約定，按時足額向房東支付租金及其他相關費用。2.支付租金前，財務部門應審核租金支付申請，確保申請支付的金額、支付方式等與合同約定一致。3.財務部門應建立房屋租賃費用臺賬，詳細記錄租金支付情況，包括支付日期、支付金額、支付方式等信息，定期與房東進行核對，確保賬目清晰準確。（九）租賃期間管理1.行政部門負責租賃房屋的日常管理，定期對房屋進行巡查，檢查房屋使用情況、安全狀況及附屬設施設備運行情況，發現問題及時通知房東進行維修。2.使用部門應合理使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途、結構或進行裝修改造，如需對房屋進行裝修改造，應提前向行政部門提出申請，經公司領導批準后，按照相關規定辦理手續。3.使用部門應遵守房屋租賃合同約定，按時足額支付租金及其他相關費用，如因特殊情況需要延期支付，應提前向行政部門提出申請，并經房東同意。4.行政部門應加強對租戶的管理，督促租戶遵守公司房屋租賃管理制度及相關規定，維護房屋及周邊環境的整潔、安全。（十）合同變更與終止1.在房屋租賃期間，如因特殊情況需要變更合同內容，如租金調整、租賃期限延長或縮短等，行政部門應與房東協商一致后，簽訂合同變更協議，并按照合同簽訂流程進行審核、審批和備案。2.房屋租賃合同期滿或因其他原因需要終止合同的，行政部門應提前通知房東，并按照合同約定辦理終止手續。3.合同終止后，行政部門、使用部門與房東共同對房屋及附屬設施設備進行再次驗收，如發現房屋及附屬設施設備存在損壞或丟失情況，應按照合同約定由責任方進行賠償。4.驗收合格后，雙方辦理房屋交接手續，行政部門收回房屋鑰匙及相關證件，并清理房屋內的物品。五、房屋租賃風險管理（一）風險識別1.行政部門、法務部門等相關人員應定期對公司房屋租賃活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如合同風險、法律風險、市場風險、安全風險等。2.風險識別應結合公司房屋租賃業務特點、市場環境變化、法律法規調整等因素進行全面、深入的分析，確保風險識別的準確性和完整性。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行風險評估，確定風險發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性與定量相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等，對風險進行排序，明確重點風險領域。（三）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于合同風險，應加強合同審核管理，確保合同條款合法合規、明確具體，避免合同漏洞和風險隱患；對于法律風險，應加強法律咨詢和法律培訓，提高公司員工的法律意識和風險防范能力；對于市場風險，應密切關注市場動態，合理確定租金價格和租賃期限，降低市場波動對公司租賃業務的影響；對于安全風險，應加強房屋安全管理，定期進行安全檢查，確保房屋及附屬設施設備的安全運行。（四）風險監控1.建立健全房屋租賃風險監控機制，定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時發現并解決風險監控過程中出現的問題。2.風險監控應重點關注風險因素的變化情況，如市場行情波動、法律法規調整、租戶經營狀況變化等，及時調整風險應對策略，確保公司房屋租賃業務的穩定運行。六、房屋租賃檔案管理（一）檔案收集1.行政部門負責收集房屋租賃活動過程中產生的各類文件資料，包括房屋租賃合同、租賃需求申請表、房屋交接清單、租金支付憑證、維修記錄、安全檢查記錄等。2.檔案收集應確保文件資料的完整性和準確性，對于重要文件資料應進行原件收集，如無法收集原件的，應收集復印件并注明原件存放處。（二）檔案整理1.行政部門對收集到的文件資料進行整理，按照文件資料的類別、時間順序等進行分類編號，建立檔案目錄。2.檔案整理應確保文件資料的分類合理、編號規范、目錄清晰，便于查閱和管理。（三）檔案歸檔1.將整理好的文件資料按照檔案目錄順序進行裝訂成冊，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.檔案歸檔應確保文件資料存放有序、安全可靠，便于長期保存和查閱。（四）檔案保管1.行政部門應指定專人負責房屋租賃檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管應建立嚴格的檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續、借閱期限等要求，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.定期對檔案進行檢查和維護，如發現檔案存在破損、霉變等情況，應及時進行修復或更換。（五）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱房屋租賃檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續。2.行政部門檔案管理人員應對查閱申請進行審核，審核通過后，按照檔案借閱制度為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案保管規定，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案內容，如需復印檔案資料，應經行政部門檔案管理人員同意，并按照規定進行登