供應管理制度規(guī)范書?一、總則（一）目的為加強公司供應管理工作，規(guī)范供應流程，確保物資供應的及時性、準確性和質量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度規(guī)范書。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資采購、供應商管理、庫存管理等供應相關活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營和項目需求，合理安排物資采購，避免盲目采購和積壓。2.質量優(yōu)先原則：確保所采購物資符合相關標準和要求，優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證物資質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等降低采購成本。4.公平公正原則：在供應商選擇、采購招標等活動中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。5.協(xié)作配合原則：供應部門與其他部門密切協(xié)作，共同完成物資供應任務，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預測各部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度等提前預測物資需求，并定期向供應部門提交物資需求計劃。供應部門應結合歷史數(shù)據(jù)、市場動態(tài)等因素，對各部門提交的需求計劃進行分析和審核，確保需求預測的準確性。2.采購計劃制定供應部門根據(jù)審核后的需求計劃，結合庫存情況，制定月度、季度和年度采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等詳細信息，并經(jīng)相關領導審批后執(zhí)行。（二）采購流程1.采購申請各部門如需采購物資，應填寫采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交至供應部門。采購申請表應經(jīng)部門負責人簽字確認，對于金額較大或重要物資的采購申請，還需經(jīng)公司領導審批。2.供應商選擇供應部門收到采購申請后，根據(jù)物資特點和采購要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績信譽等方面，建立供應商檔案。采用招標、詢價、邀請報價等方式選擇合適的供應商，對于重要物資或采購金額較大的項目，應組織招標采購。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務、物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。3.采購執(zhí)行供應部門根據(jù)采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。對于采購過程中出現(xiàn)的變更、延遲等問題，供應部門應及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應措施解決，如調整交貨期、更換物資規(guī)格等，并向相關部門反饋。4.到貨驗收物資到貨前，供應部門應通知相關部門做好驗收準備工作。到貨時，由采購人員、質量檢驗人員、使用部門人員等共同對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等是否符合合同要求。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（三）采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方權利義務，內容應符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。合同簽訂前，供應部門應會同法務部門等對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和嚴謹性。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。2.合同執(zhí)行供應部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除，應按照合同約定的程序辦理相關手續(xù)，并及時通知相關部門。3.合同結算采購人員應根據(jù)合同約定和驗收情況，及時辦理貨款結算手續(xù)。結算時，應提供合法有效的發(fā)票和相關結算憑證，經(jīng)審核無誤后支付貨款。三、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.開發(fā)計劃供應部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和物資采購需求，制定供應商開發(fā)計劃，明確開發(fā)目標、范圍、方式等。2.信息收集通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品特點、生產(chǎn)能力、質量控制、價格水平等。3.實地考察對初步篩選出的潛在供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術水平、售后服務等情況。實地考察結束后，撰寫考察報告，對供應商進行綜合評價，確定是否納入合格供應商名錄。（二）供應商評估1.評估指標建立供應商評估指標體系，包括質量、價格、交貨期、服務、信譽等方面。質量指標主要考察供應商提供物資的合格率、質量穩(wěn)定性等；價格指標主要比較供應商報價與市場價格水平；交貨期指標考核供應商按時交貨的能力；服務指標評估供應商的售前、售中、售后服務質量；信譽指標考量供應商的商業(yè)信譽、合同履行情況等。2.評估周期定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次，對于重要供應商或出現(xiàn)質量、交貨等問題的供應商，應增加評估頻率。3.評估方法采用定量與定性相結合的評估方法，通過數(shù)據(jù)分析、問卷調查、現(xiàn)場評審、客戶反饋等方式收集評估信息，對供應商進行綜合打分。根據(jù)評估結果，將供應商分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商三個等級。（三）供應商激勵與淘汰1.激勵措施對于優(yōu)秀供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、合作開發(fā)新產(chǎn)品等，以鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作表現(xiàn)。定期組織供應商交流活動，分享合作經(jīng)驗，共同探討改進措施，增進雙方合作關系。2.淘汰機制對于不合格供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應予以淘汰，并從合格供應商名錄中刪除。對因供應商原因給公司造成重大損失的，依法追究其法律責任。四、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.庫存分類根據(jù)物資的重要性、使用頻率、價值等因素，將庫存物資分為A、B、C三類。A類物資為重要物資，價值高、使用頻率高，應重點管理，嚴格控制庫存數(shù)量；B類物資為次重要物資，價值和使用頻率適中，管理力度適中；C類物資為一般性物資，價值低、使用頻率低，可采用較為寬松的管理方式。2.庫存定額制定供應部門結合歷史數(shù)據(jù)、市場需求、生產(chǎn)計劃等因素，制定各類物資的庫存定額。庫存定額應包括最高庫存、最低庫存、安全庫存等指標，確保庫存既能滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求，又能避免積壓浪費。（二）庫存日常管理1.入庫管理物資到貨后，倉庫管理人員應及時根據(jù)驗收結果辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息。入庫物資應按照規(guī)定的存儲位置存放，做到分類存放、標識清晰，便于查找和管理。2.庫存盤點定期對庫存物資進行盤點，盤點周期一般為每月或每季度一次，年終進行全面盤點。盤點采用實地盤點的方式，核對庫存物資的實際數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，檢查物資的質量狀況、存儲條件等。對盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損壞等情況，應及時查明原因，填寫盤點報告，并按照規(guī)定的審批程序進行處理。3.出庫管理各部門領用物資時，應填寫領料單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。倉庫管理人員根據(jù)領料單發(fā)放物資，核對物資數(shù)量、規(guī)格型號等，確保發(fā)放物資的準確性。發(fā)放物資后，及時更新庫存臺賬，記錄物資的出庫日期、領用部門等信息。（三）庫存控制1.預警機制建立庫存預警系統(tǒng)，根據(jù)庫存定額和實際庫存情況，設置不同級別的預警指標。當庫存水平接近或達到預警線時，系統(tǒng)自動發(fā)出預警信息，提醒供應部門及時采取措施，如采購補貨、調整生產(chǎn)計劃等。2.庫存優(yōu)化定期對庫存結構進行分析，評估各類物資的庫存合理性。根據(jù)分析結果，采取相應的庫存優(yōu)化措施，如調整采購計劃、處理積壓物資、優(yōu)化庫存布局等，提高庫存周轉率，降低庫存成本。五、物流管理（一）物流方式選擇1.根據(jù)物資特點、采購數(shù)量、交貨期、運輸成本等因素，選擇合適的物流方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸、水路運輸?shù)取?.對于緊急物資或價值高、體積小的物資，優(yōu)先選擇航空運輸或公路快運；對于大批量、重量大的物資，可考慮鐵路運輸或水路運輸。（二）物流供應商管理1.建立物流供應商名錄，對物流供應商進行資格審查和評估，選擇信譽良好、服務質量高、價格合理的物流供應商。2.與物流供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權利義務、運輸費用、運輸時間、貨物安全保障等條款。3.定期對物流供應商的服務質量進行考核，如運輸及時性、貨物完好率、服務態(tài)度等，對于考核不合格的物流供應商，及時進行整改或更換。（三）貨物運輸跟蹤1.在物資運輸過程中，供應部門應及時跟蹤物流信息，掌握貨物的運輸狀態(tài)，如運輸車輛位置、預計到達時間等。2.如遇運輸延誤、貨物損壞等異常情況，供應部門應及時與物流供應商溝通協(xié)調，采取相應措施解決，并向相關部門反饋。六、信息管理（一）供應信息系統(tǒng)建設1.建立完善的供應信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃、供應商管理、庫存管理、物流管理等模塊的信息化管理。2.供應信息系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、預警等功能，提高供應管理工作的效率和準確性。（二）信息共享與溝通1.供應部門應與其他部門實現(xiàn)信息共享，及時傳遞物資需求、采購進度、庫存情況等信息，確保各部門之間信息暢通。2.定期召開供應協(xié)調會議，通報供應工作進展情況，協(xié)調解決工作中存在的問題，加強部門之間的溝通與協(xié)作。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.定期對供應相關數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購數(shù)量、供應商供貨情況、庫存周轉率等。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)供應管理工作中的問題和規(guī)律，為制定采購策略、優(yōu)化庫存管理、改進供應商管理等提供決策依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對供應管理工作進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、庫存管理等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.供應部門內部應建立自查制度，定期對采購項目、供應商管理、庫存管理等工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）考核機