餐館日常采購管理制度?一、總則1.目的為規范餐館日常采購工作流程，確保采購物品的質量、價格合理，滿足餐館經營需求，加強采購環節的監督與管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本餐館所有食材、調料、餐具、設備及其他相關物品的采購活動。3.基本原則質量第一原則：所采購的物品必須符合國家相關標準和餐館經營要求，確保食品安全、質量可靠。性價比最優原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和方式，降低采購成本，獲取最優的性價比。誠信合作原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，公平交易。監督制衡原則：采購過程中各環節相互監督、相互制約，防止舞弊行為發生。二、采購組織與職責1.采購部門設置及人員配置設立采購部，設采購經理一名，負責采購部的整體管理工作。根據采購業務需求，配備若干采購專員，負責具體的采購任務。2.采購經理職責全面負責采購部的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度及流程，確保采購工作規范、高效運行。拓展采購渠道，開發優質供應商，建立供應商評估體系，定期對供應商進行考核評價。審核采購訂單、合同，控制采購成本，協調解決采購過程中的問題。與其他部門溝通協調，了解業務需求，及時調整采購策略，保障餐館經營的順利進行。3.采購專員職責根據采購計劃和需求，負責具體采購任務的執行，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、下單等。對采購物品進行質量檢驗，確保所采購物品符合質量要求。整理采購相關資料，如供應商信息、采購訂單、發票等，及時歸檔保存。跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決訂單執行過程中的問題，確保按時交貨。協助采購經理進行供應商管理，收集供應商反饋信息，提出改進建議。三、采購流程1.采購申請餐館各部門根據經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明所需采購物品的名稱、規格、數量、用途等信息。部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性和必要性，簽字后提交至采購部。2.采購審批采購經理收到采購申請表后，對采購申請進行進一步審核，重點審核采購預算、采購時間要求等。根據采購金額大小，按照餐館的審批權限規定，報相關領導審批。一般采購金額較小的由采購經理審批，金額較大的需報總經理審批。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購申請的物品信息，通過多種渠道尋找合適的供應商。常見渠道包括網絡搜索、行業推薦、參加供應商展會、供應商主動聯系等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，確保供應商具備合法經營資格。邀請至少三家供應商進行報價，采購專員與供應商溝通采購物品的規格、質量要求、價格、交貨期等條款，并要求供應商提供詳細的報價單。采購專員對各供應商的報價進行整理、分析和比較，綜合考慮價格、質量、信譽、售后服務等因素，選擇至少兩家供應商作為候選對象。采購經理組織采購專員對候選供應商進行實地考察評估，了解供應商的生產能力、質量管理體系、物流配送能力等情況。實地考察結束后，采購專員填寫《供應商評估報告》，對供應商的綜合情況進行評價，采購經理根據評估結果確定最終合作供應商。4.采購合同簽訂采購專員與選定的供應商協商采購合同條款，合同應明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。采購專員將擬定好的采購合同提交給采購經理審核，采購經理審核無誤后，報相關領導審批。合同審批通過后，采購專員與供應商簽訂正式采購合同，并加蓋餐館公章。合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的準備工作。5.采購訂單下達根據采購合同的約定，采購專員在系統中下達采購訂單，詳細填寫訂單信息，包括采購物品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點、供應商信息等。采購訂單下達后，采購專員應及時將訂單發送給供應商，確保供應商能夠準確接收訂單信息。同時，采購專員應跟蹤訂單的發送情況，如有問題及時與供應商溝通解決。6.采購物品驗收采購物品到貨前，倉庫管理部門應根據采購訂單的要求，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。采購物品到貨時，采購專員應及時通知倉庫管理部門進行驗收。驗收人員按照合同約定的質量標準和驗收流程對采購物品進行逐一驗收，檢查物品的數量、規格、質量、外觀等是否符合要求。對于需要檢驗檢測的物品，如食材、調料等，應按照相關規定進行抽樣送檢，檢驗合格后方可入庫。驗收過程中如發現采購物品存在質量問題或數量不符等情況，驗收人員應及時填寫《采購物品驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購專員與供應商協商解決。采購專員應在規定時間內與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保問題得到妥善處理。7.采購付款采購物品驗收合格后，采購專員應及時收集整理發票、送貨單、驗收單等相關憑證，并提交給財務部。財務部根據采購合同和相關憑證進行審核，確認無誤后按照合同約定的付款方式辦理付款手續。對于貨到付款的采購業務，財務部在收到采購專員提交的付款申請及相關憑證后，經審核無誤后直接付款給供應商。對于月結等其他付款方式的采購業務，財務部應按照合同約定的付款時間和金額進行付款操作。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部根據餐館的年度經營計劃和實際需求，制定年度采購預算草案。采購預算應涵蓋各類采購物品的預計采購金額、采購時間等信息。采購預算草案編制完成后，提交給財務部進行審核。財務部根據餐館的財務狀況、資金安排等因素對采購預算進行審核，提出修改意見。采購部根據財務部的審核意見對采購預算草案進行調整和完善，形成正式的年度采購預算。年度采購預算經采購經理審核、總經理審批后執行。2.采購預算執行與控制采購專員應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得隨意超預算采購。如因特殊原因需要超預算采購，應提前填寫《超預算采購申請表》，詳細說明超預算的原因、采購物品的名稱、規格、數量、預計采購金額等信息，并按照餐館的審批權限規定報相關領導審批。采購經理應定期對采購預算的執行情況進行檢查和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行調整和糾正。如發現采購預算執行偏差較大，應及時與相關部門溝通協調，共同分析原因，制定改進措施，確保采購預算的順利執行。3.采購預算調整在采購預算執行過程中，如遇市場價格波動較大、經營計劃調整等原因導致原采購預算無法滿足實際需求時，采購部應及時提出采購預算調整申請。采購預算調整申請應包括調整的原因、調整的項目、調整的金額等詳細信息，并附上相關的證明材料。采購預算調整申請經采購經理審核、總經理審批后，方可進行預算調整。五、供應商管理1.供應商開發采購部應積極拓展采購渠道，通過多種方式開發新的供應商。如參加行業展會、網絡搜索、供應商推薦、同行交流等。對于潛在供應商，采購專員應收集其基本信息，包括公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量等，并建立供應商信息檔案。采購專員對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合要求的供應商，對符合基本條件的供應商進行進一步的調查和了解。2.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估與考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、信譽等方面。采購專員根據供應商的日常表現，每月填寫《供應商月度評估表》，對供應商的各項指標進行評分。采購經理根據評估表對供應商進行綜合評價，對于表現優秀的供應商給予表揚和獎勵，對于表現不佳的供應商提出整改意見，并視情況采取警告、暫停合作、終止合作等措施。每季度末，采購部組織對供應商進行全面考核，根據季度內供應商的綜合表現，評選出優秀供應商、合格供應商和不合格供應商。對于優秀供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對于不合格供應商，予以淘汰，并在供應商信息檔案中注明。3.供應商關系維護采購部應與供應商保持密切溝通，定期與供應商召開溝通會議，了解供應商的生產經營情況、產品質量狀況、市場動態等信息，同時向供應商反饋餐館的需求變化和意見建議。采購專員應及時處理供應商的反饋信息和問題，對于供應商提出的合理訴求，應積極協調解決，維護良好的合作關系。在供應商遇到困難時，采購部應給予適當的支持和幫助，如協助供應商解決資金周轉問題、提供市場信息等，增強供應商的合作意愿和忠誠度。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，常見的風險包括質量風險、價格風險、交貨期風險、供應商違約風險等。采購專員根據采購業務的實際情況，分析每種風險可能產生的影響和發生的概率，并填寫《采購風險評估表》。采購經理對評估表進行審核，確定主要風險因素，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施質量風險應對措施：加強對采購物品的質量檢驗，嚴格按照質量標準驗收，選擇質量可靠的供應商，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務。對于重要的采購物品，可增加檢驗頻次或進行第三方檢驗檢測。價格風險應對措施：建立市場價格監測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，與供應商協商合理的價格條款。通過招標、詢價、比價等方式選擇合適的供應商，爭取最優的采購價格。同時，簽訂價格調整條款，根據市場價格波動情況適時調整采購價格。交貨期風險應對措施：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。采購專員定期跟蹤供應商的生產進度和物流配送情況，及時與供應商溝通協調，確保按時交貨。對于可能影響交貨期的因素，如自然災害、原材料短缺等，提前制定應急預案，采取備用供應商、調整采購計劃等措施，降低交貨期風險。供應商違約風險應對措施：在選擇供應商時，對供應商的信譽和經營狀況進行充分調查評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利義務和違約責任。加強對供應商的日常監督和管理，及時發現供應商的違約行為，并采取相應的措施進行處理，如要求供應商承擔違約責任、更換供應商等。七、采購信息管理1.采購資料歸檔采購專員應及時整理采購過程中產生的各類資料，包括采購申請表、采購訂單、采購合同、發票、送貨單、驗收單、供應商評估報告等，并按照類別和時間順序進行歸檔保存。采購資料應妥善保管，確保資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限應符合國家相關法律法規和餐館的規定要求，一般采購資料保存期限為[X]年。2.采購數據分析采購部定期對采購數據進行分析，如采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布等，以便了解采購業務的運行情況，發現存在的問題和潛在的風險。通過采購數據分析，采購部可以優化采購策略，如調整采購批量、優化供應商結構、降低采購成本等。同時，采購數據分析結果也可為餐館的經營決策提供參考依據。3.采購信息共享采購部應與其他相關部門建立信息共享機制，及時將采購信息傳遞給倉庫管理部門、財務部、廚房等部門，確保各部門之間信息暢通，協調配合。倉庫管理部門根據采購訂單和驗收單做好物品入庫工作，并及時更新庫存信息；財務部根據采購發票和付款申請進行財務核算和付款操作；廚房根據采購物品的到貨情況合理安排食材使用，避免浪費。八、監督與檢查1.內部監督餐館內部設立獨立的審計部門或指定專人對采購業務進行定期審計和監督檢查，確保采購工作符合相關制度和流程要求。審計部門或監督人員應檢查采購申請的審批程序是否合規、采購合同的簽訂與執行情況、采購物品的驗收情況、采購付款的準確性等內容。對于審計和監督檢查過程中發現的問題，應及時提