酒店直撥材料管理制度?一、總則1.目的為加強酒店直撥材料的管理，規范采購、驗收、儲存、發放及使用等環節的工作流程，確保酒店運營所需物資的及時供應，保證物資質量，控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各類直撥材料的管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程維修材料等。3.職責分工采購部門負責根據酒店各部門需求，編制直撥材料采購計劃，選擇合格供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。確保采購物資符合質量要求，按時、按質、按量到貨。驗收部門負責對直撥材料進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格等是否與采購合同一致。對驗收合格的物資辦理入庫手續，對不合格物資及時與供應商協商處理。倉庫管理部門負責直撥材料的儲存管理，建立物資臺賬，定期盤點，確保物資安全、完好。根據各部門領料單及時發放物資，保證物資發放的準確性和及時性。使用部門負責根據實際需求填寫領料單，注明所需物資的名稱、規格、數量等。合理使用直撥材料，避免浪費，及時反饋物資使用情況。二、采購管理1.采購計劃編制各部門應根據本部門業務需求和庫存情況，每月[具體日期]前向采購部門提交下月直撥材料需求計劃。需求計劃應詳細列出物資名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。采購部門匯總各部門需求計劃后，結合庫存狀況，編制酒店直撥材料采購總計劃。采購總計劃應考慮市場供應情況、價格波動等因素，確保物資的合理采購量。2.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行綜合評估。定期對供應商進行考核，對于考核不合格的供應商及時淘汰，并補充新的合格供應商。在選擇供應商時，應優先選擇具有良好口碑、產品質量可靠、價格合理且能提供優質售后服務的供應商。3.采購談判與合同簽訂采購人員與供應商進行采購談判時，應明確物資的質量標準、價格、交貨期、付款方式等條款。根據談判結果，簽訂采購合同。采購合同應符合《中華人民共和國民法典》等相關法律法規的要求，明確雙方的權利和義務。采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本分發給驗收部門、倉庫管理部門等相關部門，以便各部門做好相應準備工作。4.采購執行與跟蹤采購人員按照采購合同要求，及時跟蹤供應商的生產進度和發貨情況，確保物資按時到貨。如因供應商原因導致物資不能按時到貨，采購人員應及時與供應商溝通協調，采取相應措施，如催促發貨、變更運輸方式等，減少對酒店運營的影響。物資到貨前，采購人員應通知驗收部門做好驗收準備工作。三、驗收管理1.驗收準備驗收部門在收到采購人員的到貨通知后，應安排驗收人員，并準備好驗收所需的工具和場地。驗收人員應熟悉采購合同中規定的物資質量標準、規格、數量等要求，以便準確進行驗收。2.數量驗收驗收人員按照送貨單或發票核對物資的數量，確保實際到貨數量與采購合同一致。如發現數量不符，應及時與供應商聯系核實，并做好記錄。3.質量驗收驗收人員根據采購合同要求和相關質量標準，對物資的質量進行檢驗。對于食品、飲料等物資，應檢查其生產日期、保質期、外觀、口感等；對于客房用品、辦公用品等物資，應檢查其規格、型號、材質等是否符合要求。對于驗收不合格的物資，驗收人員應填寫《物資驗收不合格報告》，詳細說明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商處理。4.驗收記錄與入庫驗收人員對驗收合格的物資填寫《物資驗收單》，詳細記錄物資名稱、規格、數量、質量狀況、供應商名稱等信息。《物資驗收單》經驗收人員、倉庫管理人員簽字確認后，作為物資入庫的依據。倉庫管理人員根據《物資驗收單》辦理物資入庫手續，將物資存放至指定倉庫位置，并更新物資臺賬。四、儲存管理1.倉庫布局規劃根據酒店直撥材料的類別、特點和使用頻率，合理規劃倉庫布局。將物資分為食品庫、飲料庫、客房用品庫、辦公用品庫、工程維修材料庫等不同區域，并設置明顯的標識牌。倉庫內應保持通風良好、干燥、整潔，溫度、濕度應符合各類物資儲存要求。2.物資入庫倉庫管理人員根據《物資驗收單》對驗收合格的物資進行入庫操作。將物資按照類別、規格整齊擺放，遵循先進先出的原則，便于物資的發放和盤點。對入庫物資建立詳細的物資臺賬，記錄物資的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。3.物資保管倉庫管理人員應定期對物資進行檢查，查看物資的儲存狀況，如有無損壞、變質等情況。對于易受潮、易變質的物資，應采取相應的防潮、防蟲、防霉等措施，如密封保存、放置干燥劑等。對貴重物資和易燃易爆物資應單獨存放，并采取特殊的安全保管措施。4.庫存盤點倉庫管理人員應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。盤點前，倉庫管理人員應整理物資，核對物資臺賬，確保盤點數據的準確性。盤點過程中，應認真清點物資數量，檢查物資質量狀況。如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告》。根據盤點結果，調整物資臺賬，對盤盈、盤虧的物資進行相應處理。五、發放管理1.領料申請使用部門根據實際需求填寫領料單，領料單應注明物資名稱、規格、數量、用途等信息。領料單應由使用部門負責人簽字審核后，提交至倉庫管理部門。2.領料審批倉庫管理人員收到領料單后，應檢查領料單的填寫是否完整、準確，審批手續是否齊全。對于貴重物資、限量發放物資等，倉庫管理人員應根據相關規定進行審批，報上級領導批準后才能發放。3.物資發放倉庫管理人員按照領料單的要求，從倉庫中領取相應物資，并與領料人員進行當面核對。發放物資時，應遵循先進先出的原則，確保物資的質量。物資發放后，倉庫管理人員應在領料單上簽字確認，并更新物資臺賬，記錄物資的發放日期、數量等信息。4.退料管理使用部門對于多余或不再使用的物資，應及時填寫退料單，注明物資名稱、規格、數量、退料原因等，提交至倉庫管理部門。倉庫管理人員對退料進行驗收，檢查物資的質量和數量。如退料物資符合要求，辦理退料入庫手續，并更新物資臺賬。六、成本控制1.采購成本控制采購部門在采購直撥材料時，應通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商，爭取優惠的采購價格。定期分析市場價格走勢，合理安排采購時機，避免因價格波動導致采購成本增加。與供應商協商建立長期合作關系，爭取更有利的采購條款，如批量折扣、延長付款期等。2.庫存成本控制倉庫管理部門應合理控制庫存水平，根據物資的使用頻率、采購周期等因素，確定合理的安全庫存和補貨點。避免庫存積壓或缺貨現象的發生，減少庫存占用資金和倉儲成本。對于滯銷物資，應及時與相關部門溝通協調，采取促銷、退貨等措施進行處理，降低庫存成本。3.使用成本控制使用部門應合理使用直撥材料，避免浪費。加強員工培訓，提高員工對物資節約使用的意識。建立物資使用考核制度，對各部門物資使用情況進行定期考核，對節約使用物資表現突出的部門和個人給予獎勵，對浪費嚴重的部門和個人進行處罰。七、監督與檢查1.內部審計監督酒店內部審計部門定期對直撥材料的采購、驗收、儲存、發放等環節進行審計監督。檢查各項制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查采購部門、驗收部門、倉庫管理部門等應定期對本部門工作進行自查，確保各項工作符合制度要求。酒店運營管理部門應不定期對直撥材料管理情況進行檢查，發現問題及時督促相關部門整改。3.投訴與處理酒店員工如發現直撥材料管理過程中存在問題，可向相關