運輸公司采購管理制度?總則目的為規范運輸公司采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的合法性、合理性、規范性和高效性，保障公司運營所需物資和服務的及時供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于運輸公司及下屬各部門所有物資采購、服務采購等相關活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，努力降低采購成本，追求采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權限。5.監督制約原則：建立健全采購監督機制，對采購全過程進行有效監督，防止違規行為發生。采購組織與職責采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財務部門負責人、運營部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目、采購預算、采購政策等，對采購工作進行宏觀決策和指導。采購歸口管理部門公司設立采購部作為采購歸口管理部門，負責公司采購工作的組織、實施和管理。采購部主要職責如下：1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.編制采購預算和采購計劃。3.組織供應商開發、評估、選擇和管理。4.執行采購談判、合同簽訂等采購業務操作。5.協調采購過程中的相關事宜，確保采購任務順利完成。6.負責采購物資和服務的驗收、付款等后續工作。7.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。其他相關部門職責1.需求部門：負責提出物資和服務的采購需求，明確規格、型號、數量、質量等要求，并對采購物資和服務進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購付款手續，對采購資金進行監督管理。3.法務部門：負責審查采購合同的合法性、合規性，提供法律咨詢和支持。采購預算管理預算編制1.采購部應根據公司年度經營計劃、運輸業務需求、車輛維修保養計劃等，結合市場價格變化情況，編制年度采購預算。2.采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報采購決策委員會審議通過。3.采購預算一經批準，應嚴格執行，不得隨意調整。如因特殊原因需要調整預算，應按照規定程序報采購決策委員會審批。預算執行與監控1.采購部應按照采購預算組織采購活動，嚴格控制采購支出，確保采購預算的有效執行。2.財務部門應定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.采購部應定期向采購決策委員會匯報采購預算執行情況，接受監督檢查。采購流程采購申請1.需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、采購時間等內容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，簽署意見后報采購部。采購審批1.采購部收到采購申請后，對采購申請的合理性、必要性進行審核。2.對于金額較小的采購申請，采購部負責人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部應提交采購決策委員會審批。采購實施1.供應商選擇采購部根據采購物資和服務的特點，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行評估和篩選，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面。采購部組織相關人員對篩選出的供應商進行實地考察，必要時可邀請需求部門、技術部門等相關人員參與考察。根據考察結果，確定合格供應商名單，并與其簽訂《供應商合作協議》。2.采購談判采購部與選定的供應商就采購物資和服務的價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行談判。談判過程中，采購部應充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。談判結果應形成《采購談判記錄》，經雙方簽字確認后作為采購合同的附件。3.采購合同簽訂采購部根據采購談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同經法務部門審查后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。采購部應及時將采購合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。采購驗收1.采購物資和服務到貨前，采購部應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同約定的質量標準和驗收程序，對采購物資和服務進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等方面。3.驗收合格后，需求部門應填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部與供應商協商解決，協商不成的，可按照采購合同約定追究供應商的違約責任。采購付款1.采購部根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，并附上相關發票、合同等憑證，報財務部門審核。2.財務部門對《付款申請單》及相關憑證進行審核，審核無誤后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續。供應商管理供應商開發1.采購部應根據公司業務發展需要，積極開發新的供應商。供應商開發渠道包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對新開發的供應商，采購部應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、產品質量檢測報告等相關資料，并進行初步審核。3.經初步審核合格的供應商，采購部應組織相關人員進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理水平、供應能力等情況。供應商評估1.采購部定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務、合同履行情況等方面。2.采購部根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，可給予更多的合作機會；對于表現較差的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。供應商考核1.采購部建立供應商考核機制，對供應商的日常表現進行考核。考核指標包括產品質量合格率、交貨及時率、售后服務滿意度等。2.采購部定期統計供應商的考核數據，并將考核結果反饋給供應商。對于考核不合格的供應商，采購部應要求其限期整改，整改仍不合格的，可終止合作關系。供應商激勵與約束1.激勵措施：對于表現優秀的供應商，采購部可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款、提供合作機會等。2.約束措施：對于違反采購合同約定或出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采購部應按照合同約定追究其違約責任，如扣除貨款、賠償損失、終止合作關系等。采購風險管理風險識別與評估1.采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.采購部應根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態，及時掌握市場價格變化情況，合理安排采購計劃，避免因市場價格波動導致采購成本增加。2.質量風險應對：加強對采購物資和服務的質量檢驗和驗收，嚴格按照采購合同約定的質量標準進行驗收，確保采購物資和服務符合要求。對于質量不合格的物資和服務，應及時與供應商協商解決，必要時可追究其違約責任。3.供應商風險應對：加強對供應商的管理和評估，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行考核。選擇信譽良好、實力較強的供應商進行合作，降低供應商違約風險。4.合同風險應對：采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、公平合理。加強對采購合同的審查和管理，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時解決。5.付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續，避免逾期付款。加強對采購資金的管理和監控，確保資金安全。采購監督與審計內部監督1.公司內部審計部門定期對采購工作進行審計監督，檢查采購活動是否符合公司采購管理制度和流程的要求，采購決策是否科學合理，采購合同是否合法合規，采購資金使用是否安全有效等。2.采購部應定期向公司內部審計部門報送采購工作情況報告，接受審計監督檢查。對于審計部門提出的問題和建議，采購部應及時整改落實。外部監督1.采購部應主動接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查，積極配合其開展工作。2.對于外部監督檢查中發現的問題，采購部應認真對待，及時整改，并將整改情況及時反饋給相關部門。采購信息化管理采購信息系統建設1.公司應建立采購信息系統，實現采購業務的信息化管理。采購信息系統應涵蓋采購申請、采購審批、供應商管理、采購合同管理、采購驗收、采購付款等采購全過程。2.采購信息系統應具備數據查詢、統計分析、報表生成等功能，為采購決策提供支持。信息共享與應用1.采購部應及時將采購相關信息錄入采購信息系統，確保信息的準確性和及時性。2.需求部門、財務部門等相關部門應通過采購信息系統共享采購信息，實現采購工作的協同辦公。3.采購