公司報賬員管理制度?總則目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范報賬員行為，確保公司財務(wù)工作的準(zhǔn)確、高效運行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體報賬員。基本原則1.依法合規(guī)原則：報賬工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度。2.準(zhǔn)確及時原則：報賬信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，及時提交報賬申請，不得拖延。3.責(zé)任明確原則：報賬員對所報賬事項的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。報賬員職責(zé)財務(wù)知識與制度學(xué)習(xí)1.積極參加公司組織的財務(wù)知識培訓(xùn)，及時了解國家財務(wù)法規(guī)和公司財務(wù)制度的變化，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.熟悉報賬流程、審批權(quán)限、費用標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)定，并向所在部門員工進行宣傳和解釋。報賬準(zhǔn)備工作1.收集、整理各類原始憑證，確保憑證的真實性、合法性和完整性。原始憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、審批單等，且發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)規(guī)定，具備發(fā)票專用章、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額等要素。2.對原始憑證進行初步審核，檢查憑證內(nèi)容是否填寫齊全、數(shù)字計算是否準(zhǔn)確、大小寫金額是否一致、審批手續(xù)是否完備等。對于不符合要求的原始憑證，應(yīng)及時退回經(jīng)辦人進行更正或補充。報賬申請?zhí)峤?.根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照公司報賬系統(tǒng)的要求準(zhǔn)確錄入報賬信息，包括報賬日期、報賬項目、金額、摘要、附件張數(shù)等。確保錄入信息與原始憑證一致，不得虛報、瞞報。2.將錄入好的報賬申請?zhí)峤恢凉矩攧?wù)審批流程中，按照規(guī)定的審批順序依次提交給各級審批人。在提交過程中，應(yīng)密切關(guān)注審批進度，及時跟進審批意見。溝通協(xié)調(diào)1.與公司財務(wù)部門保持密切溝通，及時了解報賬過程中的問題和要求。對于財務(wù)部門提出的疑問或需要補充的資料，應(yīng)積極配合，及時解答和提供。2.與所在部門員工進行溝通，收集他們的報賬需求，解答他們在報賬過程中遇到的問題，協(xié)助他們正確填寫報銷單和準(zhǔn)備相關(guān)憑證。檔案管理1.負(fù)責(zé)整理、裝訂已報賬的憑證和相關(guān)資料，按照會計檔案管理的要求進行妥善保管。會計檔案應(yīng)包括記賬憑證、原始憑證、報表、合同等，保管期限應(yīng)符合國家規(guī)定。2.建立報賬檔案臺賬，記錄報賬憑證的編號、日期、報賬項目、金額、經(jīng)辦人等信息，便于查詢和核對。財務(wù)分析與反饋1.定期對所在部門的報賬情況進行分析，統(tǒng)計各項費用的支出情況，如費用類型、金額分布、變化趨勢等。通過分析，發(fā)現(xiàn)報賬過程中存在的問題和不合理支出，及時向部門負(fù)責(zé)人反饋，并提出改進建議。2.根據(jù)財務(wù)分析結(jié)果，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人制定合理的費用預(yù)算和控制措施，提高部門財務(wù)管理水平。報賬流程費用報銷流程1.經(jīng)辦人填寫報銷單：經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照報銷單格式要求填寫報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷項目、金額、摘要等信息，并在報銷單上簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人提交的報銷事項進行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實性、合理性和必要性。審核通過后，在報銷單上簽署審批意見并簽字。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷單及原始憑證進行審核，重點審核憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定的費用標(biāo)準(zhǔn)。對于不符合要求的報銷單，財務(wù)部門應(yīng)注明原因并退回經(jīng)辦人。審核通過后，財務(wù)人員在報銷單上簽字。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，屬于分管領(lǐng)導(dǎo)審批范圍的報銷事項，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。5.總經(jīng)理審批：重大費用支出或超出一定金額的報銷事項，需經(jīng)總經(jīng)理審批簽字。6.報銷支付：經(jīng)各級審批通過后的報銷單，由財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排報銷支付。支付方式可采用現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等。借款流程1.借款人填寫借款單：借款人因業(yè)務(wù)需要借款時，應(yīng)填寫借款單，注明借款日期、借款部門、借款人姓名、借款金額、借款用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對借款事項進行審核，確認(rèn)借款用途的合理性和必要性。審核通過后，在借款單上簽署審批意見并簽字。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門對借款單進行審核，重點審核借款金額是否在規(guī)定額度內(nèi)、借款用途是否符合公司規(guī)定等。審核通過后，財務(wù)人員在借款單上簽字。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，屬于分管領(lǐng)導(dǎo)審批范圍的借款事項，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。5.總經(jīng)理審批：大額借款或特殊借款事項，需經(jīng)總經(jīng)理審批簽字。6.借款支付：經(jīng)各級審批通過后的借款單，由財務(wù)部門按照審批金額支付借款給借款人。差旅費報銷流程1.出差申請：員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差日期、目的地、出差事由、預(yù)計出差天數(shù)等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.出差歸來報銷：出差結(jié)束后，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫差旅費報銷單，按照費用報銷流程依次提交部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。報銷時應(yīng)提供出差期間的交通票據(jù)、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等原始憑證，并在報銷單上詳細(xì)注明各項費用的發(fā)生情況。3.差旅費標(biāo)準(zhǔn)：公司制定了明確的差旅費標(biāo)準(zhǔn)，包括交通、住宿、餐飲等方面的費用限額。報賬員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)審核差旅費報銷單，對于超出標(biāo)準(zhǔn)的部分，應(yīng)要求出差人員說明原因并提供相關(guān)審批文件。報賬審批權(quán)限一般費用審批權(quán)限1.單筆報銷金額在[x]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.單筆報銷金額在[x]元至[x]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.單筆報銷金額在[x]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。重大費用審批權(quán)限對于重大項目支出、固定資產(chǎn)購置、對外投資等重大費用事項，無論金額大小，均需經(jīng)過總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可進行報賬支付。報賬時間規(guī)定日常報賬時間1.報賬員應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后的[x]個工作日內(nèi)完成原始憑證的收集、整理和報賬申請的錄入工作，并提交至財務(wù)審批流程。2.公司財務(wù)部門每周[具體日期]集中處理報賬申請，報賬員應(yīng)確保在規(guī)定時間前提交申請，以便及時進行審批和支付。月度報賬時間1.每月末最后[x]個工作日為月度報賬截止時間，報賬員應(yīng)在截止時間前完成當(dāng)月所有業(yè)務(wù)的報賬工作。2.對于月度結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的需要調(diào)整或補充報賬的事項，應(yīng)在下個月的前[x]個工作日內(nèi)提交報賬申請，并按照規(guī)定的審批流程進行處理。報賬憑證要求原始憑證基本要求1.原始憑證必須是真實、合法、有效的票據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章或收款單位公章。2.原始憑證的內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。3.原始憑證的大小寫金額必須一致，不得涂改、挖補。如有錯誤，應(yīng)由出具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。發(fā)票要求1.發(fā)票應(yīng)按照國家稅務(wù)規(guī)定開具，不得開具虛假發(fā)票或與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛增或虛減業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額。3.對于增值稅專用發(fā)票，報賬員應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票上的開票信息、密碼區(qū)、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼等內(nèi)容，確保發(fā)票的真實性和有效性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時退回開票單位重新開具。報銷單填寫要求1.報銷單應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，不得自行更改或使用其他格式。2.報銷單上的各項內(nèi)容應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，不得漏填、錯填。報銷人姓名、報銷部門、報銷日期、報銷項目、金額、摘要等信息應(yīng)與原始憑證一致。3.報銷單上的附件張數(shù)應(yīng)填寫準(zhǔn)確，所附原始憑證應(yīng)與報銷單上填寫的內(nèi)容相符。報賬監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門定期對報賬員的工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括報賬流程的執(zhí)行情況、原始憑證的審核情況、報賬信息的準(zhǔn)確性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求報賬員進行整改。2.公司審計部門不定期對報賬業(yè)務(wù)進行審計，重點審查報賬事項的真實性、合法性、合規(guī)性以及費用支出的合理性。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。外部監(jiān)督1.接受國家財政、稅務(wù)、審計等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供財務(wù)資料和報賬信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時進行整改，完善公司報賬管理制度和流程。報賬違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.報賬員故意虛報、瞞報費用，提供虛假原始憑證或報賬信息的。2.未經(jīng)審批擅自報賬，或未按照規(guī)定的審批流程進行報賬的。3.違反公司費用標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)報銷費用的。4.對原始憑證審核不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的憑證入賬的。5.其他違反公司報賬管理制度的行為。處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)報賬違規(guī)行為的報賬員，公司將給予警告，并要求其立即整改。同時，對違規(guī)報銷的費用不予支付，并追回已支付的款項。2.對于多次出現(xiàn)報賬違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的報賬員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于扣發(fā)績效獎金、降職、辭退