公司人事章管理制度?總則目的為加強公司人事章的管理，規(guī)范人事章的使用流程，維護公司人事管理工作的嚴肅性和權(quán)威性，保障公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)在人事管理工作中涉及人事章使用的相關事宜。定義1.人事章：指公司用于人事管理工作的印章，包括但不限于員工入職證明章、離職證明章、勞動合同專用章、人事調(diào)動章等。2.使用人：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用人事章的部門負責人、人事專員及其他相關人員。人事章的刻制、啟用與廢止刻制1.人事章的刻制由公司行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司人事管理工作的實際需要，提出刻制申請。2.申請刻制人事章時，需填寫《人事章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息，并經(jīng)公司分管領導審批后，交由行政部門辦理刻制手續(xù)。3.人事章刻制完成后，行政部門應及時將印章移交至公司人事部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方需在《人事章交接登記表》上簽字確認。啟用1.人事章啟用前，人事部門應在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、規(guī)格、用途、啟用日期等信息。2.啟用通知應抄送公司各部門及分支機構(gòu)，確保相關人員知曉人事章的啟用情況。3.人事章啟用時，應由公司人事部門負責人在《人事章啟用登記表》上簽字確認，并注明啟用日期。廢止1.因公司人事管理工作調(diào)整、印章?lián)p壞或其他原因需要廢止人事章時，由公司人事部門提出廢止申請，并填寫《人事章廢止申請表》。2.申請廢止人事章時，需詳細說明廢止原因，并經(jīng)公司分管領導審批后，交由行政部門辦理廢止手續(xù)。3.人事章廢止后，行政部門應及時將印章收回，并妥善保管。收回的印章應在《人事章廢止登記表》上注明廢止日期，并由行政部門負責人簽字確認。4.人事章廢止后，人事部門應在公司內(nèi)部發(fā)布廢止通知，明確印章的廢止日期及相關事宜。廢止通知應抄送公司各部門及分支機構(gòu)，確保相關人員知曉人事章的廢止情況。人事章的保管保管原則1.人事章應指定專人負責保管，確保印章的安全存放。2.人事章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章保管和使用規(guī)定。3.人事章保管人員不得將印章隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，特殊情況需經(jīng)公司分管領導批準。保管地點人事章應存放在公司人事部門指定的保險柜或其他安全設施內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全、干燥、通風。保管人員職責1.負責保管人事章，確保印章的安全存放，不得擅自將印章交予他人保管。2.嚴格按照印章使用流程和審批權(quán)限，辦理印章使用手續(xù)，對印章使用情況進行登記。3.定期檢查人事章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等異常情況，應及時報告公司人事部門負責人，并采取相應措施。4.協(xié)助公司人事部門完成與印章相關的其他工作，如印章的更換、廢止等。人事章的使用使用原則1.人事章的使用必須嚴格按照規(guī)定的范圍和流程進行，確保印章使用的合法性、真實性和嚴肅性。2.人事章使用前，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自使用。3.人事章使用時，應確保印章與文件內(nèi)容一致，不得在空白紙張或其他未填寫完整的文件上加蓋印章。使用范圍1.員工入職證明章：用于為新入職員工開具入職證明。2.離職證明章：用于為離職員工開具離職證明。3.勞動合同專用章：用于簽訂、解除勞動合同等相關事宜。4.人事調(diào)動章：用于員工內(nèi)部調(diào)動、崗位調(diào)整等相關事宜。5.其他人事管理工作中需要使用人事章的情況，如員工晉升、獎勵、處罰等相關文件的蓋章。使用流程1.申請：使用人事章時，需由使用人填寫《人事章使用申請表》，詳細注明印章名稱、使用日期、使用部門、使用事由、文件名稱及文號等信息，并附上相關文件或材料。2.審批：《人事章使用申請表》經(jīng)使用部門負責人簽字確認后，報公司人事部門負責人審批。人事部門負責人應根據(jù)印章使用范圍和審批權(quán)限，對申請事項進行審核，并簽署審批意見。對于涉及重要人事決策或重大事項的印章使用申請，需報公司分管領導審批。3.蓋章：經(jīng)審批同意后，人事章保管人員應按照審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋人事章，并確保印章清晰、端正。4.登記：人事章保管人員應在《人事章使用登記表》上詳細記錄印章使用情況，包括使用日期、使用部門、使用事由、文件名稱及文號、蓋章人等信息。登記完成后，將《人事章使用申請表》、相關文件或材料及《人事章使用登記表》一并存檔保管。使用注意事項1.人事章使用時，應確保蓋章位置準確無誤，不得蓋在文件的空白處或其他不相關的位置。2.人事章使用后，應及時將印章歸還保管人員，并辦理交接手續(xù)。交接雙方需在《人事章使用登記表》上簽字確認。3.如因特殊情況需要在異地使用人事章，應提前與人事章保管人員溝通，并按照公司相關規(guī)定辦理異地使用手續(xù)。異地使用人事章時，應確保印章使用過程的安全、規(guī)范，并及時將蓋章后的文件或材料寄回公司存檔。人事章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司人事部門負責對人事章的使用情況進行監(jiān)督檢查，定期對人事章的保管和使用記錄進行核對，確保印章使用的合法性、真實性和嚴肅性。2.公司審計部門有權(quán)對人事章的管理和使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。3.公司員工有權(quán)對人事章的管理和使用情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章的行為，可向公司人事部門或?qū)徲嫴块T舉報。檢查內(nèi)容1.人事章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點是否安全、印章存放是否規(guī)范等。2.人事章的使用情況，包括使用流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.人事章的刻制、啟用與廢止情況，包括相關手續(xù)是否齊全、文件是否存檔等。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用人事章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用人事章給公司或他人造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。3.對于在人事章管理和使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應及時采取措施進行整改，完善相關制度和流程，防止類似問題再次發(fā)