銷售小樣發貨管理制度?總則目的為規范公司銷售小樣發貨流程，確保銷售小樣能夠準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有銷售小樣的發貨管理，包括但不限于產品小樣的包裝、運輸、交付等環節。基本原則1.準確性原則：確保發貨信息準確無誤，包括產品名稱、規格、數量、客戶信息等。2.及時性原則：按照客戶要求的時間節點安排發貨，確保小樣能夠及時送達。3.安全性原則：在發貨過程中，采取必要的措施確保產品安全，防止損壞、丟失等情況發生。4.責任明確原則：明確各環節的責任人和職責，確保發貨流程順暢。發貨流程訂單接收1.銷售部門負責接收客戶的小樣訂單，訂單內容應包括產品名稱、規格、數量、客戶信息、交貨時間等。2.銷售部門對訂單進行審核，確認訂單信息準確無誤后，將訂單錄入公司的銷售管理系統。庫存核對1.倉儲部門根據銷售管理系統中的訂單信息，核對庫存情況，確認是否有足夠的產品小樣可供發貨。2.如庫存不足，倉儲部門應及時通知銷售部門，并說明預計補貨時間。銷售部門與客戶溝通，協商調整交貨時間或解決方案。包裝準備1.根據產品小樣的特性和客戶要求，倉儲部門選擇合適的包裝材料進行包裝。2.包裝材料應確保能夠有效保護產品，防止在運輸過程中受到損壞。同時，包裝上應標明產品名稱、規格、數量、客戶信息等。3.在包裝過程中，應注意產品的擺放整齊，避免相互擠壓、碰撞。發貨通知1.倉儲部門完成包裝后，填寫發貨通知單，通知物流部門安排發貨。發貨通知單應包括訂單編號、產品名稱、規格、數量、客戶信息、交貨時間、發貨地址等。2.物流部門收到發貨通知單后，安排車輛或快遞進行發貨，并及時更新物流信息。發貨運輸1.物流部門選擇合適的運輸方式，確保產品能夠安全、及時地送達客戶手中。對于貴重或易損產品，應選擇有保險的運輸方式。2.在運輸過程中，應采取必要的防護措施，如防震、防潮、防盜等，確保產品安全。3.物流部門應及時跟蹤物流信息，如發現異常情況，應及時與客戶溝通，并采取相應的措施解決問題。交貨簽收1.產品送達客戶后，物流人員應要求客戶在送貨單上簽字確認。送貨單應包括訂單編號、產品名稱、規格、數量、客戶信息、交貨時間、簽收時間等。2.客戶簽收后，物流人員應及時將送貨單反饋給銷售部門和倉儲部門。銷售部門負責將客戶簽收信息錄入銷售管理系統，作為訂單完成的依據。發貨管理職責銷售部門1.負責接收客戶的小樣訂單，并進行審核和錄入。2.與客戶溝通交貨時間和發貨細節，及時協調解決客戶問題。3.跟蹤訂單發貨情況，及時反饋給客戶和其他相關部門。倉儲部門1.負責核對庫存，確保有足夠的產品小樣可供發貨。2.按照要求進行產品小樣的包裝，確保包裝質量。3.填寫發貨通知單，通知物流部門安排發貨。4.負責發貨后的庫存管理和賬目核對。物流部門1.根據發貨通知單安排車輛或快遞進行發貨，確保發貨及時。2.選擇合適的運輸方式，確保產品安全運輸。3.跟蹤物流信息，及時反饋物流狀態，解決物流過程中出現的問題。質量部門1.對發貨的產品小樣進行質量抽檢，確保產品質量符合標準。2.如發現質量問題，及時通知相關部門采取措施解決。發貨異常處理庫存不足1.當庫存不足時，倉儲部門應及時通知銷售部門，銷售部門與客戶溝通，協商調整交貨時間或解決方案。2.如客戶同意調整交貨時間，銷售部門應及時更新訂單信息，并通知倉儲部門和物流部門。3.如客戶不同意調整交貨時間，銷售部門應與客戶協商其他解決方案，如提供替代產品或部分發貨等。產品質量問題1.在發貨前，質量部門發現產品質量問題，應及時通知倉儲部門停止發貨，并對問題產品進行處理。2.如已發貨的產品小樣出現質量問題，物流部門應及時通知客戶，并協助客戶處理問題。銷售部門負責與客戶溝通解決方案，如換貨、退貨等。3.質量部門對質量問題進行調查分析，找出原因，采取措施防止類似問題再次發生。物流延誤1.如因物流原因導致發貨延誤，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并說明延誤原因和預計到貨時間。2.銷售部門負責與客戶溝通，協商解決方案，如給予客戶一定的補償或其他優惠措施。3.物流部門應采取措施加快運輸速度，盡快將產品小樣送達客戶手中。貨物丟失或損壞1.如在運輸過程中發生貨物丟失或損壞，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并提供相關證明材料。2.銷售部門負責與客戶溝通解決方案，如按照合同約定進行賠償或重新發貨等。3.物流部門配合銷售部門進行調查，確定責任歸屬，并采取措施加強運輸管理，防止類似問題再次發生。發貨記錄與檔案管理發貨記錄1.銷售部門、倉儲部門和物流部門應分別建立發貨記錄臺賬，記錄訂單發貨的詳細信息，包括訂單編號、產品名稱、規格、數量、客戶信息、發貨時間、交貨時間、簽收時間等。2.發貨記錄應及時更新，確保數據的準確性和完整性。檔案管理1.銷售部門負責收集、整理發貨過程中產生的各類文件和資料，包括訂單、發貨通知單、送貨單、物流憑證、質量檢驗報告等。2.按照檔案管理規定，對發貨檔案進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。3.發貨檔案的保存期限應符合公司檔案管理要求，以便日后查詢和追溯。考核與獎懲考核指標1.發貨準確性：考核發貨信息的準確性，包括產品名稱、規格、數量、客戶信息等。2.發貨及時性：考核是否按照客戶要求的時間節點安排發貨。3.發貨安全性：考核發貨過程中產品的安全情況，是否發生損壞、丟失等情況。4.客戶滿意度：考核客戶對發貨服務的滿意度。考核方式1.銷售部門、倉儲部門和物流部門每月對發貨情況進行自評，并提交自評報告。2.公司定期對各部門的發貨情況進行抽查和評估，結合客戶反饋意見，綜合確定各部門的考核得分。獎懲措施1.對于發貨工作表現優秀的部門和個人，公司給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于發貨工作中出現失誤或違規行為的部門和個人，公司視情節輕重給予批評、警告、罰款等處罰。如因發貨問題給公司造成重大損失的，將追究相關人員的法律責任。培訓與溝通培訓1.公司定期組織發貨流程培訓，提高相關人員的業務水平和操作技能。培訓內容包括發貨流程、包裝要求、物流知識、質量標準等。2.新員工入職時，應進行發貨流程的專項培訓，確保其熟悉發貨工作的各項要求。溝通1.銷售部門、倉儲部門和物流部門之間應建立良好的溝通機制，及時溝通發貨過程中的問題和信息。2.定期召開發貨協調會議，總結發貨工作中的經