裝飾公司文書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文書管理，確保文書的規范處理和有效傳遞，提高工作效率，保證公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各項目組及全體員工在日常工作中所涉及的各類文書管理。（三）基本原則1.準確規范原則：文書的格式、內容、語言表達等應符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定，確保準確無誤。2.及時高效原則：文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環節應嚴格按照規定的流程和時間要求進行，確保信息及時傳遞，工作高效開展。3.安全保密原則：加強文書的安全保密管理，防止文書內容泄露，確保公司商業秘密和敏感信息的安全。二、文書種類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。2.適用范圍：用于傳達公司決策、部署工作、溝通情況、請示匯報等行政事務。（二）業務文書1.定義：業務文書是公司在業務活動中形成的各類文書，如工程合同、設計方案、施工圖紙、報價清單、客戶訂單、項目進度報告等。2.適用范圍：用于指導和規范公司業務流程，記錄業務活動情況，保障業務工作的順利進行。（三）內部文件1.定義：內部文件是公司內部用于溝通信息、傳達指示、協調工作等的各類文書，如工作通知、內部通報、規章制度、會議記錄等。2.適用范圍：僅供公司內部員工查閱和使用，不對外公開。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除上述文書種類之外的各類文書，如信函、傳真、電子郵件、宣傳資料等。2.適用范圍：根據實際工作需要，靈活運用各類文書進行信息傳遞和溝通。三、文書管理職責（一）總經理1.負責審批重要文書，對文書的內容和決策方向進行最終把關。2.指導和監督公司文書管理工作，確保文書管理工作符合公司整體戰略和發展要求。（二）行政部門1.制定和完善公司文書管理制度，并負責組織實施和監督檢查。2.負責公司行政公文的起草、審核、編號、印發、歸檔等工作。3.統一管理公司各類文書檔案，定期進行整理、分類、保管和查閱服務。4.負責公司印章的管理和使用，按照規定流程進行印章的審批和蓋章操作。5.組織協調公司內部會議，負責會議通知、會議記錄、會議紀要的起草和發布等工作。（三）各部門負責人1.負責本部門業務文書的起草、審核、簽發等工作，確保文書內容符合本部門業務實際和公司要求。2.指導和督促本部門員工做好文書的起草、整理、歸檔等工作，提高本部門文書管理水平。3.對涉及本部門的重要文書進行審核把關，及時向總經理匯報相關工作進展和問題。（四）文書起草人員1.根據工作需要和領導要求，負責起草各類文書，確保文書內容準確、完整、清晰、有條理。2.認真收集和整理相關資料，進行充分的調查研究，為文書起草提供可靠依據。3.按照文書格式和規范要求，對起草的文書進行排版、校對，確保文書質量。四、文書起草（一）起草要求1.主題明確：文書應圍繞一個中心主題展開，避免內容分散、主題不明確的情況。2.內容準確：所涉及的數據、事實、政策法規等應準確無誤，不得虛假或誤導。3.邏輯嚴謹：文書的結構應合理，層次分明，段落之間過渡自然，邏輯連貫。4.語言簡潔：文字表達應簡潔明了，避免冗長、復雜的句子和不必要的修飾詞。5.格式規范：按照公司統一規定的文書格式進行起草，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）起草流程1.明確任務：根據工作安排和領導要求，確定文書起草的任務和目的。2.收集資料：收集與文書主題相關的各種資料，包括政策文件、業務數據、以往案例等。3.擬定提綱：根據文書的主題和內容要求，擬定詳細的提綱，明確文書的結構和各部分的主要內容。4.撰寫初稿：按照提綱進行文書初稿的撰寫，注意語言表達和格式規范。5.審核修改：初稿完成后，由起草人員進行自我審核，然后提交給本部門負責人或相關人員進行審核，根據審核意見進行修改完善。五、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文書內容是否符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定。2.準確性審核：審核文書中的數據、事實、文字表述等是否準確無誤。3.完整性審核：審核文書內容是否完整，是否涵蓋了應涉及的各個方面。4.規范性審核：審核文書的格式、排版、用語等是否符合公司規范要求。（二）審核流程1.部門審核：文書起草完成后，先由起草部門負責人進行審核，重點審核文書內容是否符合本部門業務實際和工作要求，語言表達是否準確，格式是否規范等。2.相關部門會簽：對于涉及多個部門的文書，需組織相關部門進行會簽。會簽部門應認真審核文書中涉及本部門的內容，提出意見和建議。3.行政部門審核：經部門審核和相關部門會簽后的文書，提交行政部門進行審核。行政部門主要審核文書的格式規范、行文邏輯、文字表述等方面是否符合要求。4.領導審批：審核通過的文書，按照公司審批流程提交給相應領導進行審批。領導審批應重點關注文書的決策方向、重要事項的處理意見等，對文書進行最終把關。六、文書審批（一）審批權限1.一般行政公文和內部文件，由部門負責人審核后，報分管領導審批。2.重要行政公文和涉及公司重大決策、重要事項的文書，由部門負責人審核后，經分管領導審核，報總經理審批。3.業務文書的審批權限根據公司業務流程和相關規定執行，一般由部門負責人或項目負責人審核后，報分管領導審批；涉及重大業務合同或項目的文書，需經總經理審批。（二）審批流程1.文書起草人員將審核后的文書提交給本部門負責人進行初審，部門負責人簽署初審意見后，提交給分管領導。2.分管領導對文書進行審核，提出審核意見并簽署審批意見。對于需要總經理審批的文書，分管領導審核后提交總經理。3.總經理對文書進行最終審批，簽署審批意見。審批通過的文書，按照規定流程進行印發或執行；審批不通過的文書，退回起草部門重新修改完善。七、文書印發（一）印發準備1.文書經審批通過后，行政部門負責進行印發準備工作，包括排版、校對、編號、裝訂等。2.排版應嚴格按照公司規定的格式要求進行，確保文書的字體、字號、行距、頁邊距等符合標準。3.校對人員應認真校對文書內容，確保文字表述準確無誤，格式規范統一。校對過程中如發現問題，及時與起草部門溝通修改。4.對印發的文書進行編號，編號應連續、唯一，便于文書的管理和查詢。（二）印發方式1.紙質印發：對于需要正式行文的行政公文、重要內部文件等，采用紙質印發的方式。由行政部門負責打印、裝訂，按照規定的范圍進行發放。2.電子印發：對于一般性的內部文件、通知等，可采用電子印發的方式。通過公司內部辦公系統、電子郵件等渠道發送給相關人員。電子文檔應確保格式正確、內容完整，便于接收人員查閱和保存。（三）印發記錄1.行政部門應建立文書印發記錄臺賬，詳細記錄文書的名稱、文號、印發時間、印發范圍、印發份數等信息。2.印發記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統計分析。八、文書傳遞與簽收（一）傳遞方式1.專人送達：對于重要、緊急的文書，可安排專人送達。送達人員應確保文書準確無誤地傳遞給收件人，并要求收件人簽收。2.郵寄送達：對于需要發送給外部單位或個人的文書，可采用郵寄方式送達。郵寄時應選擇可靠的快遞公司，并保留郵寄憑證。3.電子傳輸：對于一般性的文書，可通過公司內部辦公系統、電子郵件等電子方式進行傳輸。傳輸時應確保文書的完整性和準確性，并要求收件人及時查看和回復。（二）簽收要求1.收件人收到文書后，應在文書簽收登記簿上進行簽收。簽收登記簿應記錄文書的名稱、文號、送達時間、送達方式、收件人等信息。2.簽收時，收件人應仔細核對文書的內容和份數，如發現問題應及時與送達人員或發文部門聯系。3.對于電子傳輸的文書，收件人應在收到后及時進行查看，并在規定時間內回復確認已收到。九、文書歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類行政公文、業務文書、內部文件等在辦理完畢后，均應進行歸檔。2.與公司業務相關的重要資料、合同協議、會議記錄、項目文件等也應納入歸檔范圍。（二）歸檔要求1.歸檔的文書應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.按照文書的種類、年度、保管期限等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔的文書應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保存。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行定期備份，確保檔案的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.各部門在文書辦理完畢后，應及時將相關文書整理成冊，移交行政部門。2.行政部門對接收的文書進行審核，檢查文書的完整性和準確性，按照歸檔要求進行分類整理和編號。3.將整理好的文書裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標注檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.將檔案存入檔案室，并按照檔案管理系統的要求進行錄入和存儲，建立檔案索引，便于查詢和利用。十、文書查閱與借閱（一）查閱規定1.公司員工因工作需要查閱文書檔案，應填寫《文書查閱申請表》，注明查閱的文書名稱、文號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續。2.行政部門檔案管理人員應根據申請表的內容，提供相應的文書檔案，并在查閱現場進行監督，確保查閱人員遵守查閱規定，不得擅自復印、拍照、涂改、損壞文書檔案。3.查閱人員應在規定的時間和地點內查閱文書檔案，查閱完畢后應及時歸還，不得轉借他人。（二）借閱規定1.因特殊情況需要借閱文書檔案的，應填寫《文書借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、借閱期限、歸還時間等信息，經所在部門負責人和行政部門負責人簽字同意后，報分管領導審批。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的文書檔案，不得擅自復印、拍照、涂改、轉借、丟失或損壞。如因保管不善造成文書檔案丟失或損壞的，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還文書檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續。十一、文書保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息、財務數據等敏感信息的文書。2.公司內部尚未公開的決策、計劃、方案等重要文件。3.其他按照公司規定需要保密的文書。（二）保密措施1.加強對文書起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環節的保密管理，明確各環節的保密責任，采取必要的保密措施，防止文書內容泄露。2.對涉及保密內容的文書，應在文件上加蓋"秘密""機密""絕密"等保密標識，并按照相應的保密級別進行管理。3.嚴格限制保密文書的查閱和借閱范圍，未經批準，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。查閱和借閱保密文書時，應按照保密規定進行登記和審批，并在指定的地點查閱和借閱，不得帶出公司或在非保密場所查閱和借閱。4.對因工作需要接觸保密文書的人員，應進行保密教育和培訓，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。5.定期對保密文書進行清理和檢查，確保保密文書的安全和完整。對已失去保密價值的文書，應按照規定進行銷毀處理。十二、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文書檔案。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的重復、無效或錯誤的文書。3.其他按照公司規定需要銷毀的文書。（二）銷毀流程1.行政部門檔案管理人員定期對庫存文書檔案進行清查，確定需要銷毀的文書清單。2.填寫《文書銷毀申請表》，詳細注明銷毀文書的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息，經