銷售日常訂單管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司銷售日常訂單的管理流程，確保訂單處理的高效、準確與規(guī)范，提高客戶滿意度，保障公司銷售業(yè)務的順利開展，實現(xiàn)公司銷售目標，提升公司經(jīng)濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的管理，包括但不限于產(chǎn)品銷售訂單、服務銷售訂單等，涉及國內(nèi)銷售及國際銷售業(yè)務場景。3.基本原則準確性原則：訂單信息必須準確無誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、客戶信息等，以避免因信息錯誤導致的生產(chǎn)、交付等問題。及時性原則：訂單處理各環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的時間節(jié)點進行操作，確保訂單快速流轉，及時響應客戶需求，提高客戶滿意度。規(guī)范性原則：訂單管理過程應遵循統(tǒng)一的標準和流程，確保各項操作規(guī)范、有序，便于追溯和管理。責任明確原則：明確訂單處理各環(huán)節(jié)的責任人，確保責任落實到人，對于因個人原因導致的訂單問題承擔相應責任。二、訂單受理1.客戶咨詢與需求溝通銷售團隊職責：銷售代表負責接聽客戶咨詢電話、回復客戶郵件或接待客戶來訪，及時了解客戶需求，解答客戶疑問。對于客戶提出的產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期等問題，應準確、清晰地向客戶提供信息。需求記錄與反饋：銷售代表應詳細記錄客戶咨詢內(nèi)容及需求信息，填寫《客戶咨詢記錄表》。對于客戶特殊需求或復雜問題，應及時反饋給銷售經(jīng)理或相關部門負責人，共同商討解決方案，并及時回復客戶。2.訂單發(fā)起客戶下單方式：客戶可以通過以下方式發(fā)起訂單：書面訂單：客戶填寫公司提供的《銷售訂單》模板，簽字蓋章后傳真或郵寄至公司銷售部門。電子訂單：客戶通過公司指定的電子訂單系統(tǒng)提交訂單信息。電話訂單：客戶通過電話向銷售代表口述訂單內(nèi)容，銷售代表應認真記錄，并在訂單記錄完成后請客戶確認訂單信息。訂單信息審核：銷售代表收到客戶訂單后，應立即對訂單信息進行審核。審核內(nèi)容包括客戶信息、產(chǎn)品信息、數(shù)量、價格、交貨期等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或不準確，應及時與客戶溝通，要求客戶補充或修正訂單信息。訂單錄入系統(tǒng)：審核通過的訂單，銷售代表應及時將訂單信息錄入公司銷售訂單管理系統(tǒng)。錄入時應確保信息準確無誤，與客戶訂單內(nèi)容一致。錄入完成后，系統(tǒng)自動生成訂單編號，作為該訂單的唯一標識。三、訂單評審1.評審流程初審：銷售代表完成訂單錄入后，將訂單提交給銷售經(jīng)理進行初審。銷售經(jīng)理主要審核訂單的客戶信用狀況、訂單金額、交貨期要求等是否符合公司規(guī)定和銷售政策。對于信用狀況不佳的客戶，應謹慎處理訂單，并及時與相關部門溝通，評估風險。生產(chǎn)評審：銷售經(jīng)理初審通過后，將訂單提交給生產(chǎn)部門進行生產(chǎn)評審。生產(chǎn)部門根據(jù)訂單產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，評估生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計劃安排。如生產(chǎn)部門認為訂單生產(chǎn)存在困難或無法按時完成，應及時與銷售部門溝通，說明原因，并提出解決方案或調(diào)整建議。庫存評審：生產(chǎn)評審通過后，訂單流轉至庫存管理部門進行庫存評審。庫存管理部門核對訂單產(chǎn)品的庫存數(shù)量，確認是否能夠滿足訂單發(fā)貨需求。如庫存不足，應及時通知采購部門安排采購計劃，并向銷售部門反饋庫存情況，以便與客戶協(xié)商交貨期或解決方案。財務評審：庫存評審通過后，訂單提交給財務部門進行財務評審。財務部門主要審核訂單的價格、付款方式、應收賬款等財務條款是否符合公司財務政策。對于付款方式存在風險或應收賬款回收存在不確定性的訂單，應與銷售部門溝通，共同制定風險應對措施。2.評審結果處理通過評審：經(jīng)過各部門評審，如訂單各項要求均符合公司規(guī)定和銷售政策，且各部門均有能力滿足訂單需求，則訂單評審通過。銷售部門應及時通知客戶訂單已通過評審，并告知預計發(fā)貨日期等相關信息。部分通過評審：如訂單存在部分問題，需要與客戶協(xié)商解決或進行調(diào)整后才能通過評審，銷售部門應及時與客戶溝通，說明情況，并根據(jù)協(xié)商結果進行相應處理。處理完成后，重新提交訂單進行評審。未通過評審：如訂單存在嚴重問題，無法通過評審，銷售部門應及時與客戶溝通，說明原因，爭取客戶理解。對于因訂單問題導致客戶不滿的情況，應采取積極措施進行補救，如提供替代產(chǎn)品、調(diào)整交貨期等，以維護客戶關系。同時，相關部門應針對訂單未通過評審的原因進行分析總結，提出改進措施，避免類似問題再次發(fā)生。四、訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)安排生產(chǎn)計劃制定：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評審結果，結合公司生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計劃安排，制定詳細的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應明確產(chǎn)品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責任人等信息，確保生產(chǎn)過程有序進行。生產(chǎn)任務下達：生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃，將生產(chǎn)任務下達給各生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組。生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組應根據(jù)生產(chǎn)任務要求，組織生產(chǎn)人員進行生產(chǎn)操作，確保產(chǎn)品質量和生產(chǎn)進度。生產(chǎn)進度跟蹤：生產(chǎn)部門應建立生產(chǎn)進度跟蹤機制，定期對生產(chǎn)進度進行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進度滯后，應及時分析原因，采取有效措施進行調(diào)整，確保訂單能夠按時完成生產(chǎn)任務。2.采購管理采購需求確認：對于訂單生產(chǎn)所需的原材料、零部件等物資，采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，確認采購需求。如庫存不足，應及時制定采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。供應商選擇與采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購需求，選擇合格的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。確定供應商后，采購部門下達采購訂單，并與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購進度跟蹤與到貨驗收：采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通采購進度。在物資到貨前，提前通知質量檢驗部門做好到貨驗收準備工作。物資到貨后，質量檢驗部門按照相關標準和要求進行驗收，如驗收合格，辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，應及時與供應商協(xié)商處理，確保采購物資符合訂單生產(chǎn)要求。3.質量控制質量標準制定：質量控制部門根據(jù)產(chǎn)品特點和客戶要求，制定產(chǎn)品質量標準和檢驗規(guī)范。在訂單生產(chǎn)過程中，質量控制部門應按照質量標準和檢驗規(guī)范對產(chǎn)品質量進行全程監(jiān)控，確保產(chǎn)品質量符合要求。首件檢驗：在產(chǎn)品生產(chǎn)開始前，生產(chǎn)車間應進行首件檢驗。首件檢驗合格后，方可進行批量生產(chǎn)。首件檢驗由生產(chǎn)車間質檢員負責，檢驗內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、尺寸、性能等方面，確保首件產(chǎn)品符合質量標準。過程檢驗：在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，質量控制部門應定期對產(chǎn)品進行過程檢驗。過程檢驗可采用巡檢、抽檢等方式進行，及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的質量問題，并采取措施進行糾正。對于關鍵工序和質量控制點，應加強檢驗力度，確保產(chǎn)品質量穩(wěn)定。成品檢驗：產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)車間應進行成品檢驗。成品檢驗合格后，方可辦理入庫手續(xù)。成品檢驗由質量控制部門質檢員負責，檢驗內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、尺寸、性能、包裝等方面，確保成品質量符合質量標準和客戶要求。4.包裝與發(fā)貨包裝要求：產(chǎn)品包裝應符合公司規(guī)定和客戶要求。包裝材料應選擇合適的材質，確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞。包裝標識應清晰、準確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質期、客戶信息等內(nèi)容。包裝作業(yè)：生產(chǎn)車間或包裝部門按照包裝要求進行產(chǎn)品包裝作業(yè)。在包裝過程中，應注意保護產(chǎn)品，避免因包裝不當導致產(chǎn)品損壞。包裝完成后，對包裝好的產(chǎn)品進行清點和標識，確保數(shù)量準確、標識清晰。發(fā)貨安排：銷售部門根據(jù)訂單交貨期要求，安排發(fā)貨計劃。發(fā)貨前，應核對訂單產(chǎn)品信息、包裝情況、數(shù)量等是否準確無誤。確認無誤后，通知物流部門安排發(fā)貨。物流部門應根據(jù)發(fā)貨計劃，選擇合適的運輸方式和物流公司，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達客戶手中。在發(fā)貨過程中，應做好發(fā)貨記錄，包括發(fā)貨時間、運輸單號、物流公司等信息，以便跟蹤查詢。五、訂單跟蹤與反饋1.訂單狀態(tài)跟蹤銷售部門職責：銷售代表負責跟蹤訂單的執(zhí)行狀態(tài)，及時了解訂單在生產(chǎn)、采購、質量控制、包裝、發(fā)貨等環(huán)節(jié)的進展情況。通過銷售訂單管理系統(tǒng)或與相關部門溝通，獲取訂單實時狀態(tài)信息，并定期向客戶反饋訂單進度。信息更新與共享：各部門應及時將訂單執(zhí)行過程中的相關信息錄入銷售訂單管理系統(tǒng)，確保訂單狀態(tài)信息的準確性和及時性。銷售部門應定期匯總訂單狀態(tài)信息，形成訂單跟蹤報表，向銷售經(jīng)理、公司管理層匯報訂單執(zhí)行情況。2.客戶反饋處理客戶溝通與反饋收集：銷售代表應主動與客戶保持溝通，及時了解客戶對訂單產(chǎn)品或服務的意見和建議。對于客戶反饋的問題，應認真記錄，并及時傳遞給相關部門進行處理。問題處理與反饋：相關部門接到客戶反饋問題后，應迅速組織人員進行分析和處理。對于能夠立即解決的問題，應及時給予客戶答復和解決方案；對于需要一定時間處理的問題，應向客戶說明原因，并告知預計解決時間，定期向客戶反饋問題處理進度。問題處理完成后，將處理結果及時反饋給銷售代表，由銷售代表向客戶反饋處理結果，確?？蛻魸M意度。六、訂單變更管理1.變更申請變更原因：客戶或公司內(nèi)部原因可能導致訂單需要變更，如產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、數(shù)量增減、交貨期變更、價格調(diào)整、客戶信息變更等。變更申請流程：如需對訂單進行變更，申請人應填寫《訂單變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。變更申請表經(jīng)相關部門負責人審核簽字后，提交給銷售部門。2.變更評審評審流程：銷售部門收到訂單變更申請表后，按照訂單評審流程組織相關部門進行變更評審。評審內(nèi)容包括變更對生產(chǎn)、采購、質量控制、財務等方面的影響。各部門應根據(jù)評審結果，提出意見和建議，評估變更的可行性和風險。評審結果處理：經(jīng)過評審，如變更申請通過評審，相關部門應按照變更要求進行處理；如變更申請未通過評審，銷售部門應及時與申請人溝通，說明原因，協(xié)商解決方案或調(diào)整變更申請內(nèi)容。3.變更執(zhí)行與通知變更執(zhí)行：變更申請通過評審后，相關部門按照變更要求進行訂單變更執(zhí)行。生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計劃，采購部門調(diào)整采購計劃，質量控制部門調(diào)整質量檢驗標準，銷售部門調(diào)整訂單信息等。在變更執(zhí)行過程中，各部門應密切配合，確保變更后的訂單能夠順利完成。變更通知：銷售部門應及時將訂單變更情況通知客戶，說明變更原因、變更內(nèi)容、預計對交貨期的影響等信息，爭取客戶理解和同意。如客戶對變更有異議，應與客戶進一步溝通協(xié)商，妥善解決問題。七、訂單結算與收款管理1.訂單結算方式結算方式選擇：公司與客戶協(xié)商確定訂單結算方式，常見的結算方式包括現(xiàn)金結算、支票結算、銀行轉賬結算、信用證結算等。在選擇結算方式時，應綜合考慮客戶信用狀況、交易金額、交易風險等因素，確保公司資金安全和及時回籠。結算條款約定：銷售合同或訂單中應明確結算方式、結算期限、付款賬號等結算條款。銷售部門應嚴格按照結算條款執(zhí)行，確?？蛻舭磿r付款。2.收款流程應收賬款跟蹤：銷售部門應建立應收賬款跟蹤機制，定期對客戶應收賬款進行核對和跟蹤。銷售代表應及時了解客戶付款情況，對于逾期未付款的客戶，應及時與客戶溝通，了解原因，催促客戶付款。收款通知：在結算期限到達前，銷售部門向客戶發(fā)送收款通知，提醒客戶按時付款。收款通知應明確訂單金額、結算期限、付款方式等信息，告知客戶逾期付款的后果?？铐棿呤眨喝缈蛻粲馄谖锤犊睿N售部門應采取有效措施進行款項催收。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收等。對于多次催收仍未付款的客戶，應及時將情況反饋給銷售經(jīng)理或公司管理層，共同商討解決方案，必要時可通過法律途徑解決。3.收款記錄與核銷收款記錄：財務部門收到客戶款項后，應及時進行收款記錄。收款記錄應包括收款日期、收款金額、付款客戶名稱、付款方式等信息，確保收款信息準確無誤。應收賬款核銷：財務部門根據(jù)收款記錄，對應收賬款進行核銷。核銷時應核對訂單金額、收款金額、客戶信息等是否一致，確保應收賬款余額準確反映公司實際債權情況。對于已核銷的應收賬款，應進行標記和存檔，便于查詢和追溯。八、訂單檔案管理1.檔案內(nèi)容訂單文件：包括客戶訂單、銷售合同、訂單變更申請表、訂單跟蹤報表、發(fā)貨記錄、收款記錄等與訂單相關的文件資料。溝通記錄：與客戶就訂單進行溝通的郵件、電話記錄、會議紀要等。評審記錄：訂單評審過程中各部門的評審意見、評審報告等。其他相關資料：如產(chǎn)品質量檢驗報告、包裝清單、運輸文件等與訂單執(zhí)行相關的資料。2.檔案整理與歸檔整理要求：訂單檔案資料應按照時間順序、訂單編號等進行分類整理，確保資料齊全、完整、有序。對于每份訂單檔案，應編制檔案目錄，便于查找和查閱。歸檔流程：訂單執(zhí)行完畢后，銷售部門負責將訂單相關檔案資料收集整理，移交至公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定，對訂單檔案進行妥善保管，確保檔案安全。3.檔案查閱與借閱查閱權限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱時應在檔案管理部門指定地點進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料。借閱權限：因特殊原因需要借閱