規范公章公文管理制度?總則目的為加強公司公章、公文的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和公文處理的規范化、標準化，維護公司的利益和形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位。基本原則1.依法依規原則：公章使用和公文處理必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.審批規范原則：嚴格執行審批流程，未經批準不得擅自使用公章和處理公文。3.安全保密原則：確保公章和公文的安全，防止遺失、被盜用或泄露機密信息。公章管理公章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力和承擔責任的印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同的印章。3.財務專用章：用于財務收支、結算等相關業務的印章。4.法定代表人章：代表法定代表人行使職權的印章。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于部門內部業務。公章刻制1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章由公司辦公室統一負責刻制。2.部門章由各部門提出申請，經公司分管領導批準后，由辦公室統一刻制。3.公章刻制必須選擇具有合法資質的印章制作單位，確保印章質量和安全性。公章登記1.辦公室對新刻制的公章進行詳細登記，包括印章名稱、編號、規格、啟用日期、領取人等信息。2.建立公章使用臺賬，記錄每次公章使用的時間、事由、批準人、使用人等情況。公章保管1.公司公章由辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.公章保管人必須妥善保管公章，不得隨意放置或交他人代管。如因工作需要暫時離開崗位，應將公章交辦公室主任或其指定人員代管。3.公章保管人應確保公章存放地點安全，配備必要的防盜、防火、防潮設施。公章使用1.使用申請各部門或個人需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內容、用章范圍等。涉及合同簽訂、重要文件發布等重大事項的用章申請，需經公司分管領導審核，總經理批準。一般性事項的用章申請，由部門負責人審核，分管領導批準。2.用章審批審批人應認真審核用章申請，確保用章事項合法合規、真實有效。對于不符合規定的申請，應予以退回并說明理由。經批準的用章申請，審批人應簽署明確的意見，并注明批準日期。3.用章操作公章保管人憑經批準的《公章使用申請表》用章，用章時應嚴格按照申請表上的內容進行蓋章，不得擅自更改。蓋章位置應準確、清晰，不得模糊或遺漏。蓋章后，應對用章情況進行登記，并將申請表存檔。4.特殊情況處理如遇緊急情況，無法提前辦理用章審批手續時，申請人應電話請示相關領導同意后先行用章，并在事后及時補辦審批手續。因工作失誤導致蓋錯章的，應及時采取補救措施，如收回已蓋章的文件、重新開具證明等，并向公司領導報告。公章停用與銷毀1.公章因磨損、遺失、損壞或公司名稱變更等原因需要停用的，由保管人填寫《公章停用申請表》，經公司領導批準后，交辦公室統一封存。2.停用的公章由辦公室負責組織銷毀，銷毀過程應進行登記，并由兩人以上在場監督，確保銷毀徹底。3.銷毀后的公章應在公章使用臺賬上注明銷毀日期和銷毀方式。公文管理公文種類1.上行文：用于向上級機關匯報工作、請示問題等，如報告、請示等。2.下行文：用于向下級機關傳達指示、部署工作等，如決定、通知、通報等。3.平行文：用于同級機關或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題等，如函。公文格式1.公文應符合國家規定的公文格式標準，包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。2.標題應準確概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。3.主送機關應明確、規范，頂格書寫在標題下空一行位置。4.正文應內容完整、條理清晰、表述準確，符合語法規范。5.發文機關署名應使用全稱或規范化簡稱，并加蓋公章。6.成文日期應使用阿拉伯數字，年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。公文起草1.公文起草由相關部門或人員負責，起草人應深入了解發文意圖，準確把握公文主旨，確保公文內容真實、準確、完整。2.起草公文應使用規范的語言文字，避免使用生僻字、模糊語言和口語化表述。3.涉及多個部門的公文，起草部門應主動與相關部門溝通協調，共同研究起草內容，確保公文的一致性和可操作性。公文審核1.公文起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括公文格式、內容準確性、邏輯合理性、語言規范性等。2.部門負責人審核通過后，將公文送辦公室進行核稿。辦公室核稿主要對公文格式、文字表述、排版等進行進一步審核，確保公文符合規范要求。3.重要公文或涉及重大事項的公文，應經公司分管領導審核，總經理審批。公文簽發1.公文經審核通過后，由法定代表人或其授權人簽發。2.簽發人應認真審閱公文內容，簽署明確的意見，并注明簽發日期。公文印發1.辦公室根據簽發后的公文進行編號、排版、印刷。2.公文印發份數應根據實際需要確定，嚴格控制印發范圍，不得隨意擴大。3.印發的公文應加蓋公章，并按照規定的格式和要求進行裝訂。公文收發與傳遞1.公司設立公文收發室，負責公文的收發、登記、傳遞等工作。2.外來公文由收發室統一簽收、登記，按照公文內容和性質及時分送相關部門或領導閱辦。3.公司內部公文由起草部門或承辦部門負責傳遞，確保公文及時、準確送達。傳遞過程中應注意保密，不得丟失或泄露公文內容。公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應及時將公文整理歸檔。歸檔范圍包括公文的正本、副本、附件、領導批示等相關材料。2.歸檔公文應按照年度、保管期限、文種等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查閱和管理。3.公司檔案管理部門負責對歸檔公文進行集中保管，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和安全性。公文保密1.公文處理過程中涉及的機密信息，相關人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.涉密公文應按照國家保密規定進行管理，標明密級和保密期限，采取相應的保密措施，如專人保管、專柜存放等。3.借閱涉密公文應經公司領導批準，并辦理借閱手續，借閱人應妥善保管公文，不得擅自轉借、復印或摘抄。監督與檢查監督部門公司辦公室負責對公章、公文管理制度的執行情況進行監督檢查。檢查內容1.公章使用是否符合審批流程，有無未經批準擅自使用公章的情況。2.公文處理是否規范，包括起草、審核、簽發、印發、歸檔等環節。3.公章和公文的保管是否安全，有無遺失、被盜用或泄露機密信息的情況。檢查方式1.定期檢查：辦公室定期對公章使用和公文處理情況進行全面檢查，發現問題及時整改。2.不定期抽查：辦公室不定期對部分部門的公章使用和公文處理情況進行抽查，對違規行為進行嚴肅處理。違規處理1.對于違反公章、公文管理制度的行為，視情節輕重給予批評教育、責令改正、通報批評等處理。2.因違規使用公章或處理公文給公司造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償