規范涉密檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案管理，確保公司秘密信息的安全與完整，維護公司合法權益，根據國家有關法律法規和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在涉及公司涉密檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉密檔案采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.全程管控原則：對涉密檔案的生命周期進行全程監控和管理。3.合法合規原則：遵守國家法律法規及公司相關規定，確保管理活動合法合規。（四）定義1.涉密檔案：是指公司在經營管理活動中形成的，涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密等，依照國家保密規定需要保密的各類文件、資料、圖表、數據等。2.國家秘密：是關系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。3.商業秘密：是指不為公眾所知悉、能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采取保密措施的技術信息和經營信息。4.工作秘密：是指公司在工作中產生的，不屬于國家秘密和商業秘密，在一定時間和范圍內不宜公開的事項。二、涉密檔案的范圍與密級劃分（一）涉密檔案的范圍1.涉及國家秘密的檔案與國家重大決策、國防建設、國家安全等相關的文件資料。國家機關交辦的，要求公司保密的文件及事項。2.涉及商業秘密的檔案公司的產品研發資料，包括技術方案、設計圖紙、實驗數據等。客戶信息，如客戶名單、聯系方式、交易記錄、需求偏好等。公司的營銷計劃、市場策略、銷售渠道等資料。財務信息，如財務報表、成本核算、資金流向等。公司的管理模式、組織架構、運營流程等內部管理資料。3.涉及工作秘密的檔案公司內部的工作計劃、總結、報告等文件。員工的人事檔案、薪酬信息、績效考核資料等。尚未公開的會議紀要、決議等。（二）密級劃分1.絕密級一旦泄露會使公司的權益遭受特別嚴重損害的重要涉密檔案。涉及國家核心秘密，對國家安全和利益有重大影響的信息。2.機密級一旦泄露會使公司的權益遭受嚴重損害的重要涉密檔案。涉及國家重要秘密，對國家政治、經濟、國防等方面有較大影響的信息。3.秘密級一旦泄露會使公司的權益遭受損害的一般涉密檔案。涉及公司內部重要信息，對公司正常運營有一定影響的資料。三、涉密檔案管理職責（一）公司保密委員會1.負責審定公司涉密檔案管理制度及相關保密措施。2.監督、檢查公司涉密檔案管理工作的執行情況。3.對重大涉密檔案管理事項進行決策。（二）檔案管理部門1.負責制定和完善公司涉密檔案管理的具體操作規程。2.集中統一管理公司涉密檔案，建立涉密檔案臺賬。3.對涉密檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。4.負責涉密檔案的存儲、保管、查閱、借閱、歸還等日常管理工作。5.定期對涉密檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。（三）各部門負責人1.為本部門涉密檔案管理工作的第一責任人，負責組織實施本部門涉密檔案的管理工作。2.對本部門產生的涉密檔案進行審核，確保文件資料的密級劃分準確、保密措施得當。3.督促本部門員工嚴格遵守公司涉密檔案管理制度，對違規行為進行糾正和處理。（四）員工個人1.嚴格遵守公司涉密檔案管理制度，妥善保管個人涉及的涉密檔案資料。2.在工作中產生的涉密檔案，及時移交公司檔案管理部門或按規定進行妥善處理。3.未經批準，不得擅自復制、傳播、銷毀涉密檔案。四、涉密檔案的收集與整理（一）收集1.各部門在工作活動中形成的涉密文件資料，應及時收集并整理，確保齊全完整。2.對于外來的涉密文件，如上級部門下發的涉密文件、合作單位提供的涉密資料等，應指定專人負責簽收、登記，并及時送交檔案管理部門。3.員工離職或崗位變動時，應將個人持有的涉密檔案全部移交所在部門或檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的涉密檔案進行分類整理，按照密級、年度、保管期限等進行排列。2.對涉密檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。3.編制涉密檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、密級、保管期限等信息，確保目錄準確、清晰。4.對涉密檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。五、涉密檔案的保管（一）存儲場所1.設立專門的涉密檔案庫房，庫房應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防磁等安全防護設施。2.庫房應安裝監控設備，確保24小時監控無死角。3.庫房應設置門禁系統，嚴格限制無關人員進入。（二）存儲方式1.涉密檔案應分類存放，不同密級的檔案應分開保管。2.采用紙質存儲的涉密檔案，應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應堅固、密封，并標注密級。3.采用電子存儲的涉密檔案，應存儲在專門的涉密計算機或存儲設備中，存儲設備應進行加密處理，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，確保數據安全。（三）保管要求1.檔案管理部門應指定專人負責涉密檔案的日常保管工作，保管人員應具備較強的保密意識和責任心。2.定期對涉密檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。3.嚴格控制涉密檔案的查閱、借閱數量，確保檔案在可控范圍內流轉。六、涉密檔案的利用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱涉密檔案，應填寫《涉密檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人審核，報檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱涉密檔案應在檔案管理部門指定的查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員應遵守保密規定，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復制、拍照、錄像。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱涉密檔案，應填寫《涉密檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的涉密檔案，不得轉借他人，不得在非保密場所存放。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門。（三）復制1.因工作需要復制涉密檔案，應填寫《涉密檔案復制申請表》，注明復制的內容、用途、數量等，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導批準后，方可復制。2.復制涉密檔案應使用公司指定的設備和存儲介質，復制件應與原件密級相同，并按原件的管理要求進行保管。3.復制過程中產生的廢件、廢料等，應及時銷毀，不得隨意丟棄。（四）攜帶外出1.因工作需要攜帶涉密檔案外出，應填寫《涉密檔案攜帶外出申請表》，注明攜帶檔案的內容、密級、用途、去向、期限等，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導批準后，方可攜帶外出。2.攜帶涉密檔案外出應采取必要的保密措施，如使用專用的保密箱、袋等，確保檔案安全。3.攜帶涉密檔案外出期間，應嚴格遵守保密規定，不得在公共場所談論檔案內容，不得擅自將檔案交與他人。七、涉密檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續保存價值的涉密檔案。2.因各種原因需要銷毀的涉密檔案，如文件資料不再使用、電子數據已更新不再需要等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的涉密檔案進行清查、登記，編制《涉密檔案銷毀清單》。2.《涉密檔案銷毀清單》應經檔案管理部門負責人、公司分管領導審核批準。3.采用紙質形式銷毀的涉密檔案，應在公司保密委員會指定的地點，由專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。4.采用電子形式銷毀的涉密檔案，應使用專用的銷毀軟件或設備，對存儲設備進行擦除、格式化等處理，確保數據無法恢復。（三）銷毀記錄1.對涉密檔案的銷毀過程進行詳細記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數量、密級等。2.銷毀記錄應保存[x]年以上，以備查考。八、涉密檔案管理的監督與檢查（一）內部監督1.公司保密委員會定期對公司涉密檔案管理工作進行檢查，發現問題及時督促整改。2.檔案管理部門定期對各部門涉密檔案管理情況進行檢查，對違規行為進行糾正和處理。3.各部門負責人應定期對本部門涉密檔案管理工作進行自查，確保本部門管理工作符合要求。（二）外部監督1.接受國家保密行政管理部門、上級主管部門等的監督檢查，積極配合做好相關工作。2.根據外部監督檢查意見，及時整改存在的問題，完善涉密檔案管理制度。九、責任追究（一）違規行為界定1.未經批準擅自查閱、借閱、復制、傳播、銷毀涉密檔案。2.在非保密場所存放涉密檔案。3.擅自將涉密檔案帶出公司或轉借他人。4.未按規定對涉密檔案進行保管，導致檔案損壞、丟失。5.違反涉密檔案管理其他規定的行為。（二）責任追究方式1.對違規行為較輕的員工，給予批評教育、警告處分。2.對違規行為造成一定后果的員工，給予記過、記大過處分，并處以一定金額的罰款。3.對違規行為情節嚴重，給公司造成重大損失或不良影響的員工，給予降職、撤職、開除處分，并依法追究法律責任。（三）責任追究程序1.發現員工存在違