項目資料日常管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目資料的規(guī)范化管理，確保項目資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，有效支持項目的順利開展、驗收及后續(xù)維護，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在建項目，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目等，涉及項目資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：項目資料應如實反映項目實施過程和實際情況，確保資料內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋項目從啟動到結束全過程所產(chǎn)生的各類資料，保證資料不缺失。3.規(guī)范性原則：資料的格式、填寫、分類等應符合公司統(tǒng)一規(guī)定和行業(yè)標準。4.及時性原則：項目資料應隨項目進展同步收集、整理，及時歸檔，避免積壓延誤。二、職責分工（一）項目負責人1.全面負責項目資料管理工作的組織、協(xié)調和監(jiān)督。2.明確項目各階段資料收集、整理的責任人及要求，并確保落實。3.對項目資料的完整性、準確性和及時性負責。（二）資料收集整理人員1.按照項目負責人要求，及時收集、整理各自負責范圍內的項目資料，確保資料的真實性和完整性。2.對收集到的資料進行初步分類、編號，保證資料的規(guī)范性。3.定期將整理好的資料提交給項目負責人審核。（三）資料員1.負責項目資料的集中歸檔保管，建立資料臺賬，確保資料存放有序、便于查找。2.按照規(guī)定對資料進行分類、編目、裝訂，制作電子文檔備份。3.負責資料查閱、借閱的登記和管理工作，嚴格執(zhí)行相關審批流程。（四）部門負責人1.對本部門所承擔項目的資料管理工作進行指導和監(jiān)督。2.審核本部門提交的項目資料，確保資料符合要求。3.協(xié)調解決項目資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（五）公司管理層1.對項目資料管理工作提供必要的資源支持和政策指導。2.監(jiān)督檢查項目資料管理工作的執(zhí)行情況，對重大問題進行決策。三、項目資料分類及內容（一）項目前期資料1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目申請報告等。2.項目規(guī)劃資料：如項目規(guī)劃設計方案、效果圖、平面圖等。3.項目合同文件：與項目相關的各類合同，如工程承包合同、采購合同、技術服務合同等。4.項目招投標文件：招標公告、投標文件、評標報告、中標通知書等。（二）項目實施過程資料1.工程類項目施工管理資料：施工組織設計、施工方案、技術交底記錄、工程變更通知單等。工程進度資料：工程進度計劃、進度報表、工程月報等。工程質量資料：原材料檢驗報告、構配件質量證明文件、分項分部工程質量驗收記錄等。工程安全資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓資料、安全事故處理報告等。工程計量與支付資料：工程量清單、工程計量單、支付證書等。2.研發(fā)類項目研發(fā)計劃與方案：項目研發(fā)計劃、技術路線圖、實驗方案等。實驗數(shù)據(jù)與記錄：實驗原始數(shù)據(jù)、實驗報告、測試記錄等。技術文檔：設計圖紙、技術規(guī)格書、工藝文件、技術總結等。知識產(chǎn)權相關資料：專利申請文件、軟件著作權登記資料等。3.營銷類項目市場調研資料：市場調研報告、競爭對手分析報告、消費者需求調查資料等。營銷策劃方案：項目營銷策劃書、推廣方案、活動執(zhí)行方案等。銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計：銷售報表、客戶信息登記表、銷售合同等。宣傳資料：產(chǎn)品宣傳冊、海報、廣告文案、視頻資料等。（三）項目驗收資料1.驗收申請報告：項目完成后提交的驗收申請文件，說明項目完成情況及申請驗收的理由。2.驗收報告：由驗收小組出具的項目驗收報告，包括驗收依據(jù)、驗收標準、驗收結論等。3.項目總結報告：對項目實施過程、成果、經(jīng)驗教訓等進行全面總結的報告。4.項目成果證明材料：如產(chǎn)品樣本、技術鑒定證書、用戶反饋意見等。（四）項目后期維護資料1.項目維修記錄：記錄項目運行過程中的維修情況，包括維修時間、維修內容、維修人員等。2.項目改進資料：針對項目運行中出現(xiàn)的問題提出的改進措施及實施記錄。3.項目運行數(shù)據(jù)統(tǒng)計：如設備運行參數(shù)、系統(tǒng)性能指標等的定期統(tǒng)計資料。四、項目資料收集與整理（一）收集要求1.項目資料收集應遵循全面、及時、準確的原則，確保涵蓋項目各個方面的信息。2.資料收集人員應主動與項目相關方溝通協(xié)調，及時獲取所需資料，避免資料遺漏。3.對于外來文件，如合同、批復等，應在收到后及時進行登記，并確保文件的完整性和有效性。（二）整理要求1.資料整理應按照分類標準進行，確保資料分類清晰、層次分明。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.資料應保持整潔、清晰，如有破損、缺失應及時進行修復和補充。4.電子資料應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并建立相應的文件夾結構進行存放，確保電子資料與紙質資料一一對應。（三）資料收集與整理流程1.項目啟動階段，項目負責人組織制定項目資料收集清單，明確各階段資料收集的內容、要求和責任人。2.資料收集人員按照收集清單，在項目實施過程中及時收集相關資料，并進行初步整理。3.每周或每月定期將整理好的資料提交給項目負責人審核，項目負責人對資料的完整性、準確性進行審核，提出修改意見。4.資料收集人員根據(jù)審核意見進行修改完善后，將資料提交給資料員進行集中歸檔。五、項目資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料員應在收到審核通過的資料后及時進行歸檔，確保資料歸檔的及時性。2.歸檔資料應按照分類標準進行裝訂成冊，編制目錄清單，注明資料名稱、編號、日期等信息。3.電子資料應刻錄成光盤或存儲在服務器指定文件夾中，并建立索引目錄，便于檢索。（二）保管要求1.設立專門的資料檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮設施等，確保資料的安全保管。2.資料檔案室應保持整潔、通風良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。3.建立資料借閱登記制度，嚴格控制資料的借閱范圍和借閱期限，確保資料不丟失、不損壞。4.定期對資料進行清查盤點，核對資料的數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對于超過保管期限或已無保存價值的資料，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（三）資料歸檔與保管流程1.資料員收到資料后，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂、編目等工作。2.將紙質資料放入檔案柜中，并在檔案柜上標明資料類別和存放位置。3.同時，將電子資料按照規(guī)定的存儲方式進行存儲，并更新索引目錄。4.每月對資料進行一次清查盤點，填寫清查盤點表，如有問題及時報告處理。5.資料保管期限屆滿，由資料員提出銷毀申請，經(jīng)部門負責人和公司管理層審批后進行銷毀，并記錄銷毀情況。六、項目資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱項目資料的，應填寫《項目資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到資料員處查閱。2.資料員應按照申請表的要求提供資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保資料不被損壞、丟失或擅自復制。3.查閱人員不得在資料上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制部分資料，應經(jīng)資料員同意，并在規(guī)定的范圍內進行。4.查閱結束后，查閱人員應及時將資料歸還資料員，并在《項目資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱項目資料的，應填寫《項目資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和項目負責人簽字同意后，報公司管理層審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借資料，不得轉借他人，不得擅自將資料帶出公司或用于其他非工作目的。4.借閱人員歸還資料時，資料員應認真檢查資料的完整性和無損性，如有損壞或丟失，應照價賠償。（三）查閱與借閱流程1.查閱或借閱人員填寫申請表，提交給所在部門負責人簽字。2.部門負責人簽字后，申請表提交給項目負責人審核簽字。3.項目負責人審核通過后，申請表報公司管理層審批。4.經(jīng)公司管理層審批同意后，查閱或借閱人員持申請表到資料員處辦理查閱或借閱手續(xù)。5.資料員按照規(guī)定提供資料，并做好登記工作。6.查閱或借閱人員使用完畢后，及時歸還資料，資料員進行核對確認，并在登記表上簽字。七、項目資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、項目計劃、客戶信息等敏感信息的項目資料。2.未經(jīng)公司授權公開的項目成果、數(shù)據(jù)、文件等。（二）保密措施1.對涉及保密的項目資料，應在資料封面或顯著位置標注"保密"字樣。2.嚴格控制保密資料的查閱和借閱范圍，僅限于經(jīng)過授權的人員。3.與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。4.在資料傳輸、存儲過程中，應采取加密等安全措施，防止信息泄露。5.加強對辦公區(qū)域的安全管理，限制無關人員進入資料檔案室等存放保密資料的場所。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密規(guī)定，泄露項目資料機密的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.如因資料泄露給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究相關人員的賠償責任。3.構成犯罪的，將移交司法機關依法追究刑事責任。八、項目資料信息化管理（一）建立項目資料管理信息系統(tǒng)1.公司應建立專門的項目資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)項目資料的電子化存儲、檢索、共享等功能。2.信息系統(tǒng)應具備完善的用戶權限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責和權限訪問相應的資料模塊。（二）資料錄入與維護1.資料員應及時將紙質資料錄入信息系統(tǒng)，確保電子資料與紙質資料的一致性和及時性。2.定期對信息系統(tǒng)中的資料進行更新維護，保證資料的準確性和完整性。（三）信息化管理優(yōu)勢1.提高資料查詢和使用效率，減少人工查找資料的時間成本。2.便于資料的共享和協(xié)同工作，促進項目團隊成員之間的信息交流。3.實現(xiàn)對項目資料的遠程訪問和管理，提高工作靈活性。4.有利于對項目資料進行統(tǒng)計分析，為項目管理決策提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項目資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料抽查、人員訪談等方式進行。（二）考核辦法1.建立項目資料管