進貨查驗記錄管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購產品的質量控制，規范進貨查驗記錄工作，確保所采購的產品符合相關標準和規定要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購產品的進貨查驗記錄管理，包括原材料、輔助材料、包裝材料、零部件、設備及辦公用品等。（三）職責分工1.采購部門負責采購產品的選型、供應商選擇與管理，確保所采購的產品符合公司需求和質量要求。向供應商索取與采購產品相關的質量證明文件，并及時傳遞給質量檢驗部門。協助質量檢驗部門做好進貨查驗記錄工作，提供必要的采購信息。2.質量檢驗部門制定進貨查驗計劃和檢驗標準，組織實施進貨檢驗工作。對采購產品進行嚴格的質量檢驗，判定產品是否合格，并做好檢驗記錄。對不合格品進行標識、隔離、評審和處置，并跟蹤處理結果。定期對進貨查驗記錄進行整理、分析和總結，向相關部門反饋質量信息。3.倉庫管理部門負責采購產品的接收、入庫和儲存管理，確保產品在儲存過程中的質量不受影響。配合質量檢驗部門做好進貨查驗工作，提供必要的倉儲條件和協助。根據進貨查驗記錄和入庫憑證，辦理產品的入庫手續，并做好庫存管理工作。4.使用部門參與對采購產品的質量驗收，提供使用過程中的質量反饋信息。根據生產經營需要，合理提出采購產品的需求計劃，并協助采購部門做好供應商選擇和產品質量控制工作。二、進貨查驗記錄要求（一）查驗內容1.產品外觀：檢查產品的包裝是否完好、標識是否清晰、有無破損、變形等缺陷。2.產品規格型號：核對所采購產品的規格型號是否與采購合同或訂單要求一致。3.產品數量：清點所采購產品的數量是否與送貨清單或采購合同一致。4.質量證明文件：索取并查驗供應商提供的產品質量合格證明文件，如產品合格證、質量檢驗報告、質量認證證書等，確保產品質量符合相關標準和規定要求。（二）查驗方法1.檢驗：采用各種檢測設備和工具，對采購產品的質量特性進行檢驗，如物理性能、化學性能、電氣性能等。2.試驗：對某些產品進行特定的試驗，以驗證其質量是否符合要求，如壽命試驗、可靠性試驗、環境適應性試驗等。3.核對：將采購產品的實際情況與質量證明文件、采購合同或訂單要求進行核對，確保產品的各項信息一致。（三）記錄要求1.記錄內容采購產品的名稱、規格型號、數量、批次、供應商名稱及聯系方式。進貨日期、到貨時間、檢驗日期。質量檢驗結果，包括合格、不合格及不合格項目描述。檢驗人員簽名、審核人員簽名。質量證明文件編號及內容摘要。2.記錄方式進貨查驗記錄應采用紙質記錄或電子記錄的方式進行保存，確保記錄清晰、完整、可追溯。紙質記錄應使用鋼筆或中性筆填寫，不得隨意涂改；如需涂改，應在涂改處加蓋涂改人印章或簽名，并注明涂改日期。電子記錄應進行備份，并設置權限管理，防止數據丟失或被篡改。（四）記錄保存期限進貨查驗記錄應保存至產品保質期屆滿后[X]年；沒有明確保質期的產品，記錄保存期限不得少于[X]年。三、進貨查驗流程（一）采購申請1.使用部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購產品的名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨期等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對《采購申請表》進行審核，確認采購需求的合理性和必要性，如有疑問及時與使用部門溝通。審核通過后，采購部門負責組織實施采購活動。（二）供應商選擇與采購1.采購部門根據采購產品的要求，選擇合格的供應商。對新供應商，應進行實地考察和評估，確保其具備穩定的生產能力和良好的質量信譽。2.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同或訂單，明確雙方的權利和義務，包括產品規格型號、數量、價格、交貨期、質量要求、付款方式等條款。3.在采購過程中，采購部門應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。（三）到貨通知與準備1.采購產品到貨前，供應商應提前通知采購部門，采購部門及時將到貨信息傳遞給質量檢驗部門和倉庫管理部門。2.質量檢驗部門根據采購產品的特點和檢驗要求，制定進貨查驗計劃，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗人員等，并準備好相應的檢驗設備和工具。3.倉庫管理部門根據到貨信息，安排好貨物的接收場地和儲存設施，確保產品到貨后能夠及時、妥善地進行接收和保管。（四）進貨查驗1.采購產品到貨后，倉庫管理部門首先對產品的外包裝進行檢查，確認包裝是否完好、標識是否清晰，如有破損或標識不清的情況，應及時通知采購部門與供應商溝通處理。2.倉庫管理部門根據送貨清單核對產品的數量，并填寫《到貨驗收單》，注明到貨產品的名稱、規格型號、數量、供應商名稱等信息，簽字確認后交質量檢驗部門。3.質量檢驗部門按照進貨查驗計劃和檢驗標準，對采購產品進行質量檢驗。檢驗人員應認真仔細地對產品進行檢驗，如實記錄檢驗結果。對于需要進行試驗的產品，應按照規定的試驗方法和程序進行試驗，并記錄試驗數據和結果。4.檢驗過程中，如發現采購產品存在質量問題或與采購合同要求不符，檢驗人員應立即停止檢驗，并對不合格產品進行標識、隔離，防止其混入合格品中。同時，填寫《不合格品報告》，詳細描述不合格產品的情況，包括不合格項目、數量、批次等信息，并及時通知采購部門和相關部門。（五）結果判定與處理1.質量檢驗部門根據進貨查驗結果，對采購產品進行合格與否的判定。對于檢驗合格的產品，檢驗人員在《到貨驗收單》上簽字確認，并注明"合格"字樣；對于不合格產品，應在《不合格品報告》上明確判定意見，并提出處理建議。2.對于合格產品，倉庫管理部門根據質量檢驗部門的確認結果，辦理入庫手續，將產品存放到指定的倉庫區域，并做好庫存管理工作。3.對于不合格產品，采購部門應及時與供應商溝通，協商處理方式。一般情況下，供應商應負責更換合格產品、退貨或采取其他補救措施。在處理不合格產品的過程中，應做好相關記錄，包括與供應商的溝通記錄、處理結果等。4.質量檢驗部門應定期對不合格產品的處理情況進行跟蹤和驗證，確保不合格產品得到妥善處理，防止再次流入公司。（六）記錄與存檔1.進貨查驗過程中產生的各種記錄，如《采購申請表》、《采購合同》或訂單、《到貨驗收單》、《不合格品報告》、質量檢驗報告等，應按照規定的格式和內容要求進行填寫，并及時整理、歸檔。2.進貨查驗記錄應妥善保存，以便于追溯和查詢。倉庫管理部門應建立進貨臺賬，記錄采購產品的出入庫情況；質量檢驗部門應建立質量檢驗檔案，記錄采購產品的檢驗結果和質量狀況。四、不合格品管理（一）不合格品的標識與隔離1.質量檢驗部門在發現不合格品時，應立即對其進行標識，采用掛牌、粘貼標識、隔離存放等方式，確保不合格品易于識別，防止其與合格品混淆。2.不合格品應存放在指定的隔離區域，并有明顯的標識。隔離區域應具備必要的防護措施，防止不合格品在隔離期間受到損壞或污染。（二）不合格品的評審與處置1.質量檢驗部門組織相關部門（如采購部門、生產部門、技術部門等）對不合格品進行評審，分析不合格品產生的原因，評估不合格品對產品質量、生產進度和客戶需求的影響程度，確定不合格品的處置方式。2.不合格品的處置方式主要包括：返工：對不合格品進行修復，使其符合質量要求。返工后應重新進行檢驗，確保產品質量合格。返修：對不合格品進行局部修復，使其能夠滿足使用要求，但不能完全達到原質量標準。返修后的產品應進行標識，并在產品使用說明書或相關文件中注明返修情況。讓步接收：在不影響產品最終質量和使用性能的前提下，經相關部門批準，對不合格品采取讓步接收的方式。讓步接收的不合格品應明確標識，并在產品使用過程中加強質量監控。退貨：對于嚴重不合格或無法修復的不合格品，應及時通知供應商辦理退貨手續，要求供應商承擔相應的責任。3.不合格品的處置應填寫《不合格品處置單》，詳細記錄不合格品的基本信息、評審情況、處置方式及責任人等內容。《不合格品處置單》應經相關部門負責人審批后生效，并作為不合格品處置的依據和記錄。（三）不合格品處置結果的跟蹤與驗證1.質量檢驗部門負責對不合格品處置結果進行跟蹤和驗證，確保處置措施得到有效執行。對于返工、返修后的產品，應重新進行檢驗，驗證其是否符合質量要求；對于讓步接收的產品，應在產品使用過程中進行質量監控，收集用戶反饋信息，評估讓步接收對產品質量和用戶滿意度的影響。2.如發現不合格品處置后仍存在質量問題或未達到預期的處置效果，質量檢驗部門應及時組織相關部門進行分析和處理，采取進一步的糾正措施，直至問題得到徹底解決。五、培訓與監督（一）培訓1.人力資源部門應定期組織與進貨查驗記錄管理相關的培訓活動，提高員工對進貨查驗記錄工作重要性的認識，增強員工的質量意識和責任意識。2.培訓內容包括進貨查驗記錄管理制度、檢驗標準、檢驗方法、記錄要求、不合格品管理等方面的知識和技能，確保員工熟悉進貨查驗記錄工作的流程和要求，能夠準確、熟練地進行操作。3.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、現場實操培訓等多種形式，以滿足不同員工的學習需求。培訓結束后，應對員工進行考核，考核結果作為員工績效評價和晉升的參考依據。（二）監督1.質量保證部門負責對進貨查驗記錄工作進行日常監督檢查，確保進貨查驗記錄工作符合本制度的要求。監督檢查的內容包括進貨查驗計劃的執行情況、檢驗記錄的真實性和完整性、不合格品的管理情況等。2.定期對進貨查驗記錄工作進行內部審核，檢查進貨