酒店招標采購管理制度?一、總則1.目的為了規范酒店招標采購活動，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店所有物資、設備、服務等項目的招標采購活動。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定進行采購活動。公平競爭原則：營造公平的市場競爭環境，讓所有符合條件的供應商有機會參與投標。效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最低，實現經濟效益最大化。誠信原則：采購過程中各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃和采購預算。組織實施招標采購活動，包括發布招標公告、資格預審、招標文件編制、開標、評標、定標等工作。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。2.需求部門根據酒店實際需求，提出采購申請，明確采購物資、設備或服務的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購項目的技術規格制定、評標標準確定等工作。協助采購部門進行驗收工作，對采購物資、設備或服務的質量進行評價。3.財務部門參與采購預算的編制和審核。負責采購資金的支付和結算管理，對采購項目進行財務核算和監督。協助采購部門對采購成本進行分析和控制。4.審計部門對采購項目進行審計監督，檢查采購活動是否符合法律法規和酒店制度規定。參與重大采購項目的開標、評標過程監督。對采購項目的合同執行情況、資金使用情況等進行審計檢查。三、招標采購流程1.采購申請需求部門根據酒店經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、型號、數量、用途、預算金額等內容，并提交相關技術文件或資料。《采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。對于金額較大或重要的采購項目，需報總經理批準。2.采購計劃制定采購部門根據批準的采購申請，結合酒店庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的實施時間、采購方式、采購進度安排等。采購計劃報分管領導審核，經總經理批準后實施。3.供應商選擇與管理供應商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。供應商資格預審：對潛在供應商進行資格預審，審查其營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況、信譽狀況等，確保供應商具備合法經營資格和良好的履約能力。供應商評估：定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平、合作態度等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。供應商淘汰：對于出現嚴重質量問題、交貨期延誤、售后服務差等情況的供應商，及時進行淘汰，并從供應商信息庫中刪除其信息。4.招標采購方式確定根據采購項目的性質、金額大小、市場競爭情況等因素，確定招標采購方式。常見的招標采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目；邀請招標適用于具有特定資格要求、供應商數量有限的項目；競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標、技術復雜或性質特殊、不能確定詳細規格和具體要求等情況；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情況；詢價采購適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。5.招標文件編制對于采用招標方式采購的項目，采購部門負責編制招標文件。招標文件應包括招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、技術規格、投標文件格式等內容。招標文件應明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準等，確保招標活動的公平、公正、公開。招標文件編制完成后，報分管領導審核，經總經理批準后發布。6.發布招標公告（或投標邀請書）采用公開招標方式的，在指定的媒體上發布招標公告，公告內容包括采購項目名稱、招標內容、投標人資格要求、獲取招標文件的方式和時間、投標截止時間、開標時間和地點等。采用邀請招標方式的，向符合資格條件的供應商發出投標邀請書，邀請書內容與招標公告基本相同。7.資格審查在開標前，對投標人的資格進行審查。審查內容包括營業執照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本、法定代表人授權書、投標保證金繳納憑證、業績證明材料、產品質量認證證書等。通過資格審查的投標人方可進入評標環節。8.開標按照招標文件規定的時間和地點進行開標。開標由采購部門主持，邀請需求部門、財務部門、審計部門等相關人員參加。開標時，由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的其他主要內容等。開標過程應記錄在案，并由參加開標的各方簽字確認。9.評標評標由評標委員會負責。評標委員會由采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等相關人員以及技術、經濟等方面的專家組成。評標委員會成員人數應為單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。評標委員會按照招標文件規定的評標辦法進行評標，對投標文件的技術部分、商務部分進行評審，綜合比較各投標人的報價、技術方案、售后服務等因素，推薦中標候選人。評標過程應嚴格保密，評標委員會成員不得泄露評標情況和中標候選人推薦情況。10.定標根據評標委員會推薦的中標候選人，采購部門報分管領導審核，經總經理批準后確定中標人。向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。11.合同簽訂采購部門與中標人按照招標文件和中標人的投標文件簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資、設備或服務的規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，報財務部門備案。12.驗收采購物資、設備或服務到貨后，需求部門負責組織驗收。驗收人員應根據合同要求和相關標準，對采購物資、設備或服務的數量、質量、規格、型號等進行檢驗。驗收合格后，由驗收人員填寫《驗收報告》，經需求部門負責人簽字確認。對于金額較大或重要的采購項目，還需審計部門進行審計驗收。如發現采購物資、設備或服務存在質量問題或其他不符合合同要求的情況，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到合同要求。13.付款財務部門根據合同約定和驗收報告，辦理采購資金的支付手續。付款時，應審核采購合同、發票、驗收報告等相關憑證，確保支付款項的準確性和合規性。對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應按照合同約定在供應商發貨前支付預付款；對于采用貨到付款方式的采購項目，在驗收合格后支付貨款；對于采用分期付款方式的采購項目，按照合同約定的付款期限和比例支付款項。四、招標采購文件管理1.采購部門負責招標采購文件的編制、審核、批準、發布、存檔等工作。2.招標采購文件應包括招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、技術規格、投標文件格式等內容。3.招標采購文件應明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準等，確保招標活動的公平、公正、公開。4.招標采購文件編制完成后，應報分管領導審核，經總經理批準后發布。5.對于已發布的招標采購文件，如因特殊原因需要修改或補充的，采購部門應及時發布變更通知，并以書面形式通知所有潛在投標人。6.招標采購活動結束后，采購部門應將招標采購文件整理歸檔，保存期限按照酒店檔案管理規定執行。五、監督與考核1.內部監督審計部門負責對采購項目進行審計監督，檢查采購活動是否符合法律法規和酒店制度規定。審計部門應參與重大采購項目的開標、評標過程監督，對采購項目的合同執行情況、資金使用情況等進行審計檢查。對于發現的違規行為，審計部門應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。2.外部監督接受酒店內部員工、供應商及社會公眾的監督。對于投訴和舉報，應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給相關人員。3.考核建立采購部門和采購人員的考核機制，對采購工作的質量、效率、成本控制等方面進行考核。考核內容包括采購計劃完成率、采購成