餐飲設備采購管理制度?一、總則1.目的為規范餐飲設備采購管理工作，確保采購的設備符合餐飲經營需求，提高設備采購的效率和質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下各餐飲門店及相關部門的設備采購活動。3.基本原則按需采購原則：根據餐飲業務的實際需求，合理確定設備采購的種類、數量和規格。質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合食品安全標準的設備。性價比原則：在保證設備質量的前提下，通過合理的采購渠道和方式，降低采購成本，提高性價比。規范流程原則：嚴格按照規定的采購流程進行操作，確保采購過程公開、公平、公正。二、采購計劃管理1.需求提出各餐飲門店根據經營發展規劃、菜品研發計劃、設備更新需求等，定期向公司總部相關部門提出設備采購需求。需求應明確設備的名稱、型號、規格、數量、用途、技術參數、預計采購時間等詳細信息。2.需求審核公司總部相關部門收到采購需求后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內容包括但不限于：是否符合餐飲業務發展戰略、是否與現有設備配套、是否有更經濟的解決方案等。對于不符合要求的需求，及時與提出部門溝通，說明原因并提出修改建議。3.采購計劃制定根據審核通過的采購需求，結合公司的資金狀況、市場供應情況等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、數量、預算金額、采購時間、責任人等信息。采購計劃需經公司相關領導審批后執行。三、采購流程管理1.供應商選擇供應商篩選：通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，篩選出合格的供應商。供應商準入：對于新的供應商，要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、生產許可證等相關資質文件。經審核通過后，納入供應商數據庫，并簽訂合作協議。供應商評價：定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等進行評價。對于表現優秀的供應商，給予獎勵和更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。2.采購詢價根據采購計劃，向至少三家合格供應商發出詢價函，要求其提供設備的報價、技術參數、交貨期、售后服務等詳細信息。詢價函應明確采購設備的具體要求，確保供應商報價具有可比性。3.報價評審成立報價評審小組，由采購部門、使用部門、財務部門等相關人員組成。評審小組對各供應商的報價進行綜合評審，評審內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面。根據評審結果，選擇最優的供應商，并與其進行商務談判。4.商務談判采購部門與選定的供應商就設備的價格、數量、交貨期、售后服務等條款進行商務談判。談判過程中，應明確雙方的權利和義務，確保談判結果符合公司利益。商務談判達成一致后，簽訂采購合同。5.合同簽訂采購合同應明確設備的名稱、型號、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂前，需經公司法務部門審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。6.采購執行采購部門根據采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購設備的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質、按量將設備送達指定地點。采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。7.驗收付款設備驗收：設備到貨后，使用部門應組織相關人員按照合同要求和驗收標準對設備進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格、型號、外觀、質量、性能等方面。驗收報告：驗收合格后，使用部門應填寫驗收報告，經相關人員簽字確認后存檔。付款申請：采購部門根據驗收報告和采購合同，向財務部門提交付款申請。財務部門審核無誤后，按照合同約定支付貨款。四、采購預算管理1.預算編制采購部門根據采購計劃，結合市場價格行情，編制年度采購預算。采購預算應包括采購項目的名稱、數量、預算金額等詳細信息。采購預算需經公司相關領導審批后執行。2.預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，確保采購支出控制在預算范圍內。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理制度的規定，履行相應的審批手續。3.預算監控財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。采購部門應定期向財務部門報送采購預算執行情況報告，接受財務部門的監督和檢查。五、采購風險管理1.風險識別采購部門應識別采購過程中可能面臨的風險，如市場風險、質量風險、交貨風險、合同風險等。針對不同的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和優先級。風險評估結果應作為制定風險應對措施的依據。3.風險應對根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可以通過市場調研、價格談判等方式降低風險；對于質量風險，可以加強供應商管理、嚴格驗收標準等方式進行控制；對于交貨風險，可以與供應商簽訂詳細的交貨條款、加強跟蹤監控等方式進行防范；對于合同風險，可以加強合同審核、規范合同執行等方式進行管理。4.風險監控對采購風險應對措施的執行情況進行監控，及時發現和解決風險應對過程中出現的問題。根據風險監控結果，適時調整風險應對措施，確保風險得到有效控制。六、采購檔案管理1.檔案收集采購部門負責收集采購過程中產生的各類文件和資料，包括采購計劃、詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、付款憑證等。檔案收集應及時、完整，確保檔案資料的真實性和準確性。2.檔案整理對收集到的檔案資料進行分類整理，按照采購項目的類別和時間順序進行編號和歸檔。檔案整理應規范、整齊，便于查閱和管理。3.檔案保管設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管期限按照公司檔案管理制度的規定執行，期滿后按照規定進行銷毀或存檔。4.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關領導審批后，到檔案保管部門查閱。檔案查閱應嚴格遵守檔案管理制度的規定，不得擅自復印、涂改、銷毀檔案資料。七、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購流程的執行情況、采購預算的控制情況、采購合同的履行情況等。對于監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.績效考核