軟件項目合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司軟件項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權益，提高項目管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有軟件項目合同的管理，包括但不限于軟件開發(fā)、軟件定制、軟件維護、軟件外包等相關合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.風險防控原則：注重對合同風險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。3.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作由公司統(tǒng)一歸口管理，各部門協(xié)同配合。4.全程跟蹤原則：對合同的全過程進行跟蹤管理，確保合同順利履行。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求提出軟件項目立項申請，填寫《軟件項目立項申請表》，詳細說明項目背景、目標、功能需求、時間要求、預算等內(nèi)容。2.立項申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、資源狀況等因素，對立項申請進行評估，做出是否批準的決定。（二）合同起草1.立項申請批準后，業(yè)務部門負責起草軟件項目合同。合同應明確雙方的權利和義務、項目內(nèi)容、技術要求、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，如有特殊情況需要修改模板，應經(jīng)法務部門審核同意。3.在合同起草過程中，業(yè)務部門應與對方充分溝通，確保合同條款符合雙方意愿，并具有可操作性。（三）合同審核1.合同起草完成后，應按照以下流程進行審核：業(yè)務部門負責人審核：對合同的業(yè)務條款進行審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求。技術部門審核：對合同的技術條款進行審核，評估項目的技術可行性和合理性。財務部門審核：對合同的付款方式、預算等財務條款進行審核，確保公司財務利益得到保障。法務部門審核：對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，防范法律風險。2.各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與對方簽訂合同。簽訂合同前，應仔細核對合同文本，確保合同內(nèi)容與審核通過的版本一致。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如技術部門、財務部門、法務部門等，以便各部門做好項目實施和管理工作。三、合同履行管理（一）項目啟動1.合同簽訂后，業(yè)務部門應組織召開項目啟動會議，明確項目團隊成員的職責分工，制定項目計劃和進度安排。2.技術部門應根據(jù)合同要求，組建項目開發(fā)團隊，開展項目開發(fā)工作。項目開發(fā)團隊應按照項目計劃和技術要求，按時完成軟件項目的開發(fā)任務。（二）項目執(zhí)行1.在項目執(zhí)行過程中，項目團隊應定期召開項目進度會議，匯報項目進展情況，及時解決項目中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務部門應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求變化，協(xié)調(diào)項目團隊進行相應調(diào)整。3.技術部門應嚴格按照軟件開發(fā)規(guī)范和合同要求進行項目開發(fā)，確保軟件質(zhì)量。同時，應做好項目文檔的編寫和管理工作，保證項目文檔的完整性和準確性。（三）項目監(jiān)控1.公司應建立項目監(jiān)控機制，對軟件項目的進度、質(zhì)量、成本等進行監(jiān)控。項目負責人應定期向公司管理層匯報項目進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目中存在的問題。2.財務部門應按照合同約定，對項目款項的收付情況進行監(jiān)控，確保公司資金安全。3.法務部門應對項目履行過程中的法律風險進行監(jiān)控，及時提供法律意見和建議。（四）項目驗收1.軟件項目完成開發(fā)后，業(yè)務部門應及時組織客戶進行驗收。驗收前，項目團隊應進行內(nèi)部測試，確保軟件系統(tǒng)的功能、性能等符合合同要求。2.驗收時，應按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，雙方應簽訂《軟件項目驗收報告》。如驗收不合格，項目團隊應根據(jù)客戶意見進行整改，直至驗收合格。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因業(yè)務需求變化、技術調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應填寫《軟件項目合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進度和成本的影響等。2.變更申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)變更的必要性、合理性等因素，做出是否批準變更的決定。（二）變更評估1.變更申請批準后，業(yè)務部門應組織相關部門對變更進行評估。評估內(nèi)容包括變更對項目進度、質(zhì)量、成本、技術等方面的影響。2.技術部門應評估變更對軟件技術架構和開發(fā)難度的影響，提出技術實現(xiàn)方案。3.財務部門應評估變更對項目成本的影響，重新核算項目預算。4.法務部門應評估變更的合法性和合規(guī)性，確保變更后的合同符合法律法規(guī)要求。（三）變更實施1.根據(jù)變更評估結果，如變更可行，業(yè)務部門應與對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、雙方的權利和義務、項目進度調(diào)整、付款方式變更等條款。2.合同變更協(xié)議簽訂后，項目團隊應按照變更后的要求進行項目實施。技術部門應及時調(diào)整項目開發(fā)計劃和技術方案，確保項目順利進行。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方權利和義務已全部實現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以終止合同。3.一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同，合同自解除通知送達對方時終止。4.經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以提前終止合同。（二）終止流程1.合同終止時，業(yè)務部門應填寫《軟件項目合同終止申請表》，說明合同終止的原因、時間等。2.合同終止申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司管理層審批。管理層批準后，業(yè)務部門應及時通知對方。3.合同終止后，業(yè)務部門應組織相關部門對項目進行清理和結算。技術部門應提交項目文檔，財務部門應核對款項收付情況，法務部門應審查合同終止的合法性。4.如因合同終止給公司造成損失的，公司應按照合同約定追究對方的違約責任，維護公司合法權益。六、合同文檔管理（一）文檔分類1.合同文本：包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.項目文檔：包括項目立項申請表、項目計劃、需求文檔、設計文檔、測試報告、驗收報告等。3.往來文件：包括雙方的溝通函件、會議紀要、通知等。（二）文檔保管1.合同文檔由業(yè)務部門負責收集、整理和保管。業(yè)務部門應指定專人負責合同文檔的管理工作，確保合同文檔的完整性和安全性。2.合同文檔應按照類別和時間順序進行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.合同文檔的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同文檔的保管期限為自合同終止之日起[X]年。（三）文檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔的，應填寫《合同文檔查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到業(yè)務部門查閱。2.查閱合同文檔時，應在業(yè)務部門指定的地點進行，不得擅自將合同文檔帶出公司或進行復印、拍照等行為。如有特殊情況需要復印、拍照的，應經(jīng)業(yè)務部門負責人同意，并進行登記。3.外部人員因工作需要查閱合同文檔的，應經(jīng)公司管理層批準，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應有公司人員陪同，確保合同文檔的安全。七、合同風險管理（一）風險識別1.公司應建立合同風險識別機制，定期對軟件項目合同進行風險識別。風險識別內(nèi)容包括合同條款風險、對方信用風險、項目技術風險、項目進度風險、項目質(zhì)量風險、項目成本風險、法律風險等。2.業(yè)務部門、技術部門、財務部門、法務部門等應密切配合，共同做好合同風險識別工作。各部門應根據(jù)自身職責，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行分析和判斷。（二）風險評估1.對識別出的合同風險，應進行風險評估。風險評估應采用定性和定量相結合的方法，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，將合同風險分為高、中、低三個等級。對于高風險合同，應采取重點監(jiān)控和防范措施；對于中風險合同，應加強管理和監(jiān)控；對于低風險合同，可進行常規(guī)管理。（三）風險應對1.針對不同等級的合同風險，應制定相應的風險應對措施。風險應對措施包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.對于高風險合同，如存在重大法律風險或?qū)Ψ叫庞脿顩r不佳等情況，應考慮風險規(guī)避，如拒絕簽訂合同或終止合同履行。3.對于中風險合同，可采取風險減輕措施，如加強合同條款審核、增加擔保條款、加強項目監(jiān)控等，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。4.對于低風險合同，可采取風險接受措施，如按照常規(guī)流程進行管理，但仍需關注風險變化情況。5.對于一些風險較高的合同，可考慮通過購買保險等方式進行風險轉(zhuǎn)移，將部分風險轉(zhuǎn)移給保險公司。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立合同管理監(jiān)督檢查機制，定期對軟件項目合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同變更和終止的合規(guī)性、合同文檔的管理情況等。3.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。檢查結果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應建立合同管理考核評價機制，對各部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的及時性、合同履行的質(zhì)量、合同變更和終止的合規(guī)性、合