大學文件管理制度?一、總則（一）目的為加強學校文件管理工作，確保文件的規范生成、傳遞、存儲與利用，提高學校管理效率和工作質量，依據國家有關法律法規及學校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各學院、各直屬單位以及全體教職員工。（三）文件管理原則1.集中統一管理原則：學校文件管理工作由學校辦公室負責統籌協調，實行集中統一管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.準確及時原則：文件的起草、審核、印發、傳遞、歸檔等環節要準確無誤，及時高效，確保文件能夠及時傳達和執行。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。4.便于利用原則：文件管理要便于查詢、檢索和利用，提高文件的使用價值。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學校發布的決定、命令、通知、通報、報告、請示、批復等各類行政公文。2.黨務文件：包括學校黨委發布的決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等各類黨務公文。3.教學文件：包括教學計劃、教學大綱、課程標準、教案、講義、試卷等與教學相關的文件。4.科研文件：包括科研項目申報書、立項批復、研究報告、學術論文、著作等與科研相關的文件。5.學生工作文件：包括學生管理規定、學生獎勵與處分辦法、學生就業指導文件等與學生工作相關的文件。6.其他文件：除上述文件類別外的其他各類文件，如后勤保障文件、財務管理文件等。（二）文件編號1.行政文件編號：采用"學校簡稱+年份+發文順序號"的形式，如"XX大學[20XX]XX號"。2.黨務文件編號：采用"學校簡稱+年份+黨字+發文順序號"的形式，如"XX大學[20XX]黨字XX號"。3.教學文件編號：采用"學校簡稱+學科門類+年份+教學文件類別+發文順序號"的形式，如"XX大學[20XX]教字（文科）XX號"。4.科研文件編號：采用"學校簡稱+年份+科研文件類別+發文順序號"的形式，如"XX大學[20XX]科字XX號"。5.學生工作文件編號：采用"學校簡稱+年份+學字+發文順序號"的形式，如"XX大學[20XX]學字XX號"。6.其他文件編號：根據文件性質和管理需要，參照上述編號規則進行編號。三、文件起草與審核（一）文件起草1.主辦部門負責文件的起草工作。起草文件應符合國家法律法規和學校政策要求，內容準確、清晰、簡潔，邏輯嚴謹，語言規范。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門會同相關部門共同起草。相關部門應積極配合，提供必要的資料和意見。3.文件起草應明確文件的主題、目的、依據、主要內容、執行要求等要素。如有附件，應在文件中注明附件名稱和數量。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交本部門負責人進行初審。初審主要審查文件內容是否符合要求，格式是否規范，語言是否準確等。2.初審通過后，文件應提交學校辦公室進行審核。學校辦公室審核主要審查文件的合法性、合規性、規范性以及與其他相關文件的協調性等。3.涉及重要事項、重大決策的文件，還應提交學校領導進行審批。學校領導審批主要審查文件的必要性、可行性以及對學校工作的影響等。4.文件審核過程中，審核人員應提出明確的審核意見，起草部門應根據審核意見進行修改完善。修改后的文件應再次提交審核，直至審核通過。四、文件印發與傳遞（一）文件印發1.文件審核通過后，由學校辦公室負責印發。印發文件應嚴格按照規定的格式和份數進行印制，確保文件質量。2.文件印發前，學校辦公室應進行排版、校對等工作，確保文件內容準確無誤。文件印發后，應加蓋學校公章或相關部門印章。3.對于需要緊急印發的文件，應優先安排印制，確保文件能夠及時傳達和執行。（二）文件傳遞1.文件印發后，學校辦公室應及時將文件傳遞給相關部門和人員。傳遞方式可采用紙質文件傳遞、電子文件傳遞等方式。2.對于紙質文件，應通過專人送達、機要交換、郵政快遞等方式進行傳遞，確保文件安全、及時送達。3.對于電子文件，應通過學校內部辦公系統、電子郵件等方式進行傳遞。傳遞電子文件時，應確保文件的完整性和可讀性，并注明文件的密級和緊急程度。4.文件傳遞過程中，應做好文件的簽收、登記等工作，確保文件傳遞的準確性和可追溯性。五、文件存儲與歸檔（一）文件存儲1.學校辦公室應建立文件存儲管理制度，對各類文件進行分類存儲。存儲方式可采用紙質檔案存儲、電子檔案存儲等方式。2.對于紙質文件，應按照文件類別、年份、保管期限等進行分類整理，裝入檔案盒或檔案柜進行存儲。檔案盒或檔案柜應標明文件類別、年份、保管期限等信息，便于查詢和檢索。3.對于電子文件，應按照文件類別、年份、保管期限等進行分類存儲，并建立電子文件目錄。電子文件應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。4.文件存儲場所應保持干燥、通風、防火、防盜、防蟲等，確保文件的安全存儲。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應齊全完整、真實準確、格式規范，并符合檔案管理的要求。2.歸檔文件應按照文件類別、年份、保管期限等進行分類整理，編制歸檔目錄。歸檔目錄應包括文件編號、文件名稱、發文日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。3.歸檔文件應移交學校檔案管理部門進行統一管理。檔案管理部門應按照檔案管理的規定，對歸檔文件進行整理、編目、裝訂、上架等工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。4.對于重要文件和長期保存的文件，應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔，確保檔案的完整性和可靠性。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.學校教職員工因工作需要查閱文件，可到學校辦公室或檔案管理部門進行查閱。查閱時應填寫文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱日期、查閱人等信息。2.查閱文件時，應在指定的場所進行，不得擅自將文件帶出查閱場所。查閱過程中應愛護文件，不得涂改、損壞、丟失文件。3.對于涉及國家秘密、學校機密的文件，應嚴格按照保密規定進行查閱，未經批準不得擅自復印、摘抄、傳播文件內容。（二）文件借閱1.學校教職員工因工作需要借閱文件，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱日期、借閱期限、借閱人等信息，并提交所在部門負責人審批。2.借閱申請表經審批通過后，借閱人應到學校辦公室或檔案管理部門辦理借閱手續。借閱手續應包括填寫借閱登記表、簽訂借閱協議等。3.借閱文件時，應按照借閱協議規定的期限及時歸還文件。如需延期歸還，應提前辦理延期手續。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、摘抄、傳播文件內容。如發現文件丟失、損壞等情況，應及時報告學校辦公室或檔案管理部門，并承擔相應的責任。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.學校教職員工應嚴格遵守國家保密法律法規和學校保密制度，對涉及國家秘密、學校機密的文件進行嚴格保密。2.對于涉及國家秘密、學校機密的文件，應按照保密規定進行標識、保管和傳遞。文件的起草、審核、印發、傳遞、存儲等環節應采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.學校教職員工在工作中接觸到涉及國家秘密、學校機密的文件時，應嚴格遵守保密規定，不得擅自擴大知悉范圍，不得在非工作場所談論文件內容，不得將文件帶回家中或轉借他人。4.對于不再需要的涉及國家秘密、學校機密的文件，應按照保密規定進行銷毀，不得隨意丟棄或出售。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的文件，應及時進行銷毀。銷毀文件應填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀日期等信息，并提交學校辦公室或檔案管理部門審批。2.文件銷毀申請表經審批通過后，學校辦公室或檔案管理部門應組織專人對文件進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內容無法恢復。3.文件銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，應填寫文件銷毀登記表，注明銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀日期、監督人等信息。4.對于涉及國家秘密、學校機密的文件，應按照保密規定進行銷毀，銷毀過程應在保密場所進行，銷毀記錄應妥善保存。八、文件管理監督與考核（一）監督檢查1.學校辦公室應定期對各部門的文件管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件起草、審核、印發、傳遞、存儲、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等環節的執行情況。2.監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查結果應及時反饋給被檢查部門，并要求其限期整改。3.對于違反文件管理制度的行為，學校辦公室應及時進行糾正，并按照學校有關規定進行處理。情節嚴重的，應追究相關人員的責任。（二）考核評價1.學校應將文件管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.考核評價內容包括文件管