居住簿管理制度?總則目的為規范公司居住簿的管理，準確記錄員工居住信息，加強公司與員工之間的溝通與聯系，保障員工的居住安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。基本原則1.準確性原則：確保居住簿所記錄的員工居住信息真實、準確、完整。2.保密性原則：嚴格保護員工居住信息的安全與隱私，未經員工同意，不得隨意泄露。3.動態更新原則：員工居住信息發生變化時，應及時進行更新，保證居住簿信息的時效性。居住簿的建立信息收集1.新員工入職時，人力資源部門應向其發放居住信息登記表，要求員工如實填寫本人及同住家屬的姓名、性別、身份證號碼、聯系電話、居住地址等詳細信息。2.員工應在入職后的[X]個工作日內將填寫完整的居住信息登記表提交至人力資源部門。信息錄入人力資源部門收到員工居住信息登記表后，應在[X]個工作日內安排專人將相關信息錄入公司居住簿管理系統。錄入過程中要認真核對信息，確保準確無誤。居住簿的審核與確認1.居住簿信息錄入完成后，人力資源部門負責人應進行審核，對信息的準確性、完整性進行把關。2.審核通過后的居住簿信息應反饋給員工進行確認，員工需在收到反饋后的[X]個工作日內對信息進行確認。如發現信息有誤，應及時通知人力資源部門進行修改。居住簿的內容員工基本信息包括員工姓名、性別、身份證號碼、所在部門、職位、入職日期等。居住地址信息詳細記錄員工的居住地址，具體到門牌號、小區名稱、所在城市及省份等。同住家屬信息如有同住家屬，應記錄其姓名、性別、與員工的關系、身份證號碼、聯系電話等。緊急聯系人信息填寫員工的緊急聯系人姓名、與員工的關系、聯系電話等，以便在緊急情況下能夠及時聯系到相關人員。居住簿的更新定期更新人力資源部門應每年對居住簿信息進行一次全面的核對與更新，確保信息的準確性。實時更新員工居住信息發生以下變化時，應在變化后的[X]個工作日內通知人力資源部門進行更新：1.居住地址變更；2.同住家屬信息變更（如新增同住家屬、同住家屬信息修改或減少同住家屬等）；3.緊急聯系人信息變更。更新流程1.員工填寫居住信息變更申請表，詳細說明變更內容及原因，并簽字確認。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應在[X]個工作日內完成審核，并簽字確認。3.審核通過后，員工將申請表交至人力資源部門，人力資源部門在[X]個工作日內完成信息更新，并將更新后的居住簿信息反饋給員工進行確認。居住簿的使用與管理使用權限1.人力資源部門負責人有權查閱和使用居住簿信息，用于公司內部管理和溝通等工作需要。2.涉及員工居住信息的其他部門或人員，如行政部門、安全管理部門等，在工作需要時，經人力資源部門負責人同意后，可查閱相關信息，但不得擅自復制、傳播或用于其他非工作目的。信息查詢1.員工本人如需查詢自己的居住簿信息，可向人力資源部門提出申請，人力資源部門應在[X]個工作日內提供相關信息。2.因工作需要查詢其他員工居住簿信息的部門或人員，應填寫信息查詢申請表，注明查詢原因及所需信息內容，經人力資源部門負責人審批通過后，方可進行查詢。查詢過程中應嚴格遵守保密規定，不得泄露員工居住信息。安全管理1.公司應采取必要的技術措施和管理措施，保障居住簿管理系統的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。2.居住簿信息應進行定期備份，備份數據應妥善保存，保存期限不少于[X]年。保密措施1.所有接觸居住簿信息的人員均應嚴格遵守保密制度，不得將員工居住信息泄露給無關人員。2.嚴禁在非工作場所談論或傳播員工居住信息。3.因工作需要使用居住簿信息時，應嚴格按照規定的流程和權限進行操作，使用完畢后應及時歸還或銷毀相關信息資料。考核與獎懲考核1.人力資源部門負責對各部門員工居住信息更新情況進行考核，考核結果納入部門年度績效考核體系。2.考核指標包括員工居住信息更新的及時性、準確性等。具體考核標準如下：及時性：員工在規定時間內完成居住信息變更申請并提交的，得[X]分；每逾期[X]個工作日，扣[X]分。準確性：信息變更申請內容準確無誤的，得[X]分；每發現一處錯誤信息，扣[X]分。獎勵1.對于居住信息更新及時、準確，且積極配合公司居住簿管理工作的員工，公司將給予一定的獎勵，如頒發榮譽證書、給予績效加分、發放獎金等。2.對在居住簿管理工作中表現突出，提出合理化建議并被公司采納，有效提高管理效率或保障信息安全的員工，公司將給予特別獎勵。懲罰1.對于未按規定及時更新居住信息的員工，公司將給予警告處分，并在全公司范圍內進行通報批評。2.因員工未及時更新居住信息導致公司在工作中無法正常聯系到員工或出現其他不良后果的，公司將視情節輕重給予相應的經濟處罰，處罰金額為[X]元至[X]元不等。3.對于故意隱瞞或提供虛假居住信息的員工，公司將予以辭退處理，并依法追究其相關責任。附則解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。修訂與廢止1.本制度將根據公司實際情況和國家法律法規的變化適時進行修訂。修訂后的制度將及時公布并通知全體員工。2