抽樣單管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司抽樣單的管理，確保抽樣工作的科學性、準確性和規范性，保證產品質量檢測的可靠性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及抽樣單管理的部門和人員，包括但不限于質量控制部門、生產部門、銷售部門、物流部門等在產品抽樣、送檢、留樣等環節中對抽樣單的使用和管理。（三）基本原則1.真實性原則：抽樣單所記錄的信息必須真實、準確地反映抽樣過程和樣品情況，不得偽造、篡改數據。2.完整性原則：抽樣單應包含抽樣所需的全部信息，如抽樣時間、地點、樣品名稱、規格型號、批次、抽樣數量、抽樣人等，確保信息完整無遺漏。3.及時性原則：抽樣單應在抽樣完成后及時填寫、傳遞和歸檔，不得拖延，以保證后續檢測工作的順利進行。4.可追溯性原則：通過抽樣單上的信息，能夠清晰地追溯樣品的來源、去向以及整個抽樣、檢測過程，便于質量問題的追蹤和處理。二、抽樣單的設計與格式（一）設計要求抽樣單的設計應根據公司產品特點、抽樣流程以及質量檢測需求進行，確保能夠全面、準確地記錄抽樣相關信息。設計過程中應充分征求各相關部門意見，保證其適用性和可操作性。（二）基本格式1.表頭部分抽樣單號：具有唯一性，用于標識每份抽樣單，方便查詢和管理。抽樣日期：記錄抽樣的具體年月日。抽樣部門：填寫負責抽樣的部門名稱。抽樣人：簽署抽樣人的姓名。2.樣品信息部分產品名稱：填寫所抽樣品的具體名稱。規格型號：明確產品的規格和型號。批次：注明產品的生產批次。抽樣數量：記錄抽取的樣品數量。3.抽樣信息部分抽樣地點：詳細說明抽樣的具體位置，如生產車間、倉庫、銷售門店等。抽樣基數：指出被抽樣產品的總量。抽樣方法：描述采用的抽樣方式，如隨機抽樣、分層抽樣等。4.送樣信息部分送樣部門：填寫送樣的部門名稱。送樣人：送樣人員的姓名。送樣日期：送樣的具體年月日。接收部門：注明接收樣品進行檢測的部門。5.備注部分：可用于記錄一些特殊情況或需要說明的事項，如樣品的特殊要求、抽樣過程中的異常情況等。三、抽樣單的填寫規范（一）填寫要求1.抽樣單應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。2.各項內容必須填寫完整、準確，不得有空缺或模糊不清的地方。如有不適用的項目，應在相應位置劃"/"表示。3.對于抽樣單號、抽樣日期、抽樣人、產品名稱、規格型號、批次、抽樣數量、抽樣地點等關鍵信息，必須如實填寫，不得隨意更改。如確有錯誤需要更正，應在原錯誤處劃雙線，并在其上方或旁邊填寫正確內容，同時由更正人在更正處簽名確認。（二）填寫細則1.抽樣單號：由公司質量管理部門按照一定的編號規則統一編制，編號應具有連續性和系統性，便于識別和管理。2.抽樣日期：按照實際抽樣的年月日填寫，精確到具體時間。3.抽樣部門：填寫實際負責抽樣工作的部門全稱。4.抽樣人：由執行抽樣操作的人員簽名，確保對抽樣行為負責。5.產品名稱：填寫產品的通用名稱或標準名稱，應與產品標識或相關標準一致。6.規格型號：準確填寫產品的規格和型號，可參考產品說明書或相關技術文件。7.批次：填寫產品的生產批次號，批次號應具有唯一性，能夠準確追溯產品的生產過程和質量情況。8.抽樣數量：按照實際抽取的樣品數量填寫，應符合相關標準或檢測要求。9.抽樣地點：詳細描述抽樣的具體位置，如某車間的某生產線、倉庫的某貨架等，確保能夠準確找到抽樣源頭。10.抽樣基數：填寫被抽樣產品的總數，以便了解抽樣的代表性。11.抽樣方法：明確說明采用的抽樣方式，并確保抽樣方法符合相關標準或規定。12.送樣信息部分：送樣部門、送樣人、送樣日期、接收部門等信息應如實填寫，確保樣品傳遞過程清晰可查。13.備注部分：對于抽樣過程中發現的任何特殊情況，如樣品外觀有缺陷、抽樣環境異常等，應在備注中詳細記錄，以便后續參考和分析。四、抽樣流程（一）抽樣計劃制定1.質量控制部門根據產品質量檢測計劃、生產進度、市場反饋等因素，制定抽樣計劃。抽樣計劃應明確抽樣的產品種類、規格型號、批次、抽樣數量、抽樣時間、抽樣地點等內容。2.抽樣計劃應提前通知相關部門，如生產部門、銷售部門、物流部門等，以便各部門做好準備工作。（二）抽樣準備1.抽樣人員接到抽樣任務后，應熟悉抽樣計劃和抽樣單的填寫要求，準備好必要的抽樣工具，如樣品袋、標簽、封條等。2.抽樣人員應了解被抽樣產品的特性、生產工藝、質量狀況等信息，以便在抽樣過程中能夠準確判斷樣品的代表性。（三）現場抽樣1.抽樣人員按照抽樣計劃到達抽樣地點后，應向被抽樣部門或單位出示有效證件，表明身份和來意。2.在被抽樣部門或單位相關人員的陪同下，抽樣人員按照規定的抽樣方法進行抽樣操作。抽樣過程中應注意保持樣品的完整性和真實性，避免樣品受到污染或損壞。3.抽樣人員在抽取樣品后，應立即對樣品進行編號、標識，并填寫抽樣單的相關信息。抽樣單應一式多份，分別由抽樣部門、送樣部門、接收部門等留存。（四）樣品封裝與傳遞1.抽樣人員將抽取的樣品裝入樣品袋或其他合適的容器中，使用標簽對樣品進行標識，注明樣品名稱、規格型號、批次、抽樣單號、抽樣日期等信息。2.對樣品袋或容器進行密封，并在封條上注明抽樣單號、抽樣人等信息。3.抽樣人員將封裝好的樣品及時傳遞給送樣人員，并辦理交接手續。送樣人員應在規定的時間內將樣品送達接收部門。（五）樣品接收1.接收部門在收到樣品后，應檢查樣品的封裝是否完好，標識是否清晰，抽樣單填寫的信息是否完整、準確。2.如發現樣品封裝破損、標識不清或抽樣單信息有誤等情況，接收部門應及時與送樣人員聯系，要求其重新抽樣或更正信息。3.接收部門在確認樣品和抽樣單無誤后，應在抽樣單上簽字確認，并將樣品妥善保管，按照規定的流程進行檢測。五、抽樣單的審核與審批（一）初審1.抽樣人員填寫完抽樣單后，應將抽樣單提交給所在部門負責人進行初審。部門負責人應對抽樣單的填寫內容進行審核，確保信息真實、準確、完整，抽樣過程符合規定要求。2.初審內容包括抽樣單號、抽樣日期、抽樣部門、抽樣人、產品名稱、規格型號、批次、抽樣數量、抽樣地點、抽樣方法等關鍵信息的填寫是否正確，抽樣過程是否合規等。（二）終審1.初審通過后，抽樣單應提交給質量控制部門負責人進行終審。質量控制部門負責人應對抽樣單進行全面審核，重點審核抽樣計劃的合理性、抽樣方法的科學性、樣品的代表性等方面。2.終審通過后，抽樣單方可生效，并進入后續的流轉和歸檔環節。如終審發現問題，質量控制部門負責人應及時與抽樣部門溝通，要求其進行整改，直至抽樣單符合要求。（三）審批權限1.對于一般性產品的抽樣單，初審由抽樣部門負責人審批，終審由質量控制部門負責人審批。2.對于重要產品或關鍵項目的抽樣單，初審由抽樣部門負責人審批后，還需提交公司主管領導進行終審，確保抽樣工作的嚴謹性和準確性。六、抽樣單的流轉與存檔（一）流轉流程1.抽樣人員完成抽樣并填寫抽樣單后，將抽樣單提交給所在部門負責人進行初審。2.初審通過后，抽樣部門將抽樣單連同樣品一起傳遞給送樣人員，送樣人員在規定時間內將樣品和抽樣單送達接收部門。3.接收部門在收到樣品和抽樣單后，進行檢查和確認，簽字接收后將抽樣單留存一份，并將樣品和抽樣單的復印件傳遞給質量控制部門。4.質量控制部門收到抽樣單復印件后，按照檢測計劃安排檢測工作，并在檢測完成后將抽樣單與檢測報告等資料一起歸檔保存。（二）存檔要求1.抽樣單應按照編號順序進行整理歸檔，確保每份抽樣單都能方便查閱。2.存檔的抽樣單應保持完整、整潔，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.抽樣單的存檔期限應根據公司相關規定執行，一般不少于產品的質量追溯期，以便在需要時能夠隨時查閱和追溯產品質量情況。4.存檔方式可采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式，電子檔案應進行備份，防止數據丟失。同時，應建立完善的檔案檢索系統，便于快速查找所需的抽樣單信息。七、抽樣單的查詢與追溯（一）查詢權限1.公司內部相關部門和人員因工作需要，可按照規定的權限查詢抽樣單信息。查詢權限應根據工作崗位和職責進行設定，確保信息的安全性和保密性。2.一般情況下，質量控制部門、生產部門、銷售部門等與產品質量相關的部門人員可查詢本部門涉及的抽樣單信息；公司管理層因決策需要，可在授權范圍內查詢相關抽樣單信息。（二）查詢方式1.紙質抽樣單查詢：可根據抽樣單號、抽樣日期、產品名稱等關鍵信息，在檔案室查找相應的紙質抽樣單。2.電子抽樣單查詢：通過公司內部的檔案管理系統或數據庫，輸入相關查詢條件，即可快速檢索到所需的抽樣單電子記錄。（三）追溯管理1.當產品出現質量問題需要追溯時，可依據抽樣單上的信息，追蹤樣品的來源、生產批次、生產過程、檢測情況等，確定問題產生的環節和原因。2.追溯過程中，相關部門和人員應積極配合，提供必要的信息和資料，確保追溯工作能夠順利進行。3.對于追溯過程中發現的問題，應及時采取措施進行處理，如召回產品、改進生產工藝、加強質量控制等，并將處理結果記錄在案，以便后續查詢和分析。八、抽樣單的變更與作廢（一）變更管理1.在抽樣單流轉過程中，如發現填寫錯誤或因其他原因需要變更抽樣單信息時，應按照以下程序進行操作：由原填寫人提出變更申請，說明變更原因和內容。經所在部門負責人審核同意后，在原錯誤處劃雙線，并在其上方或旁邊填寫正確內容，同時由變更人在更正處簽名確認。如變更涉及送樣信息、接收信息等其他相關內容，還需及時通知送樣部門、接收部門等相關方，確保信息的一致性。2.變更后的抽樣單應重新進行審核和審批，審核流程與原抽樣單相同，確保變更后的抽樣單信息準確、完整、合規。（二）作廢管理1.抽樣單如有以下情況之一，應予以作廢：抽樣任務取消或不再執行。抽樣單填寫錯誤且無法通過變更方式更正，嚴重影響抽樣信息的準確性。樣品在抽樣、送檢或留樣過程中出現丟失、損壞、變質等情況，導致抽樣單失去意義。2.作廢的抽樣單應在抽樣單上加蓋"作廢"章，并注明作廢原因和日期。3.作廢的抽樣單應與相關的樣品記錄、檢測報告等資料一起妥善保存，不得隨意丟棄，以便日后查閱和追溯相關情況。九、監督與考核（一）監督機制1.公司質量管理部門負責對抽樣單的管理情況進行定期監督檢查，確保抽樣單的填寫、流轉、存檔等環節符合本制度要求。2.監督檢查內容包括抽樣單的填寫規范性、審核審批流程的執行情況、流轉記錄的完整性、存檔資料的保管情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，質量管理部門應及時下達整改通知，要求責任部門或人員限期整改，并跟蹤整改結果。（二）考核辦法1.將抽樣單管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在抽樣單管理工作中表現優秀的部門和個人給予獎勵，對違反本制度規定的部門和個人進行相應的處罰。2.考核指標包括抽